L'extension « Cours ouverts » vous permet de rendre les cours accessibles aux étudiants qui souhaitent s'y inscrire eux-mêmes.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Cours ouverts ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Paramètres
Après avoir activé l'extension, cliquez sur le lien « Paramètres » pour personnaliser ses paramètres. Les paramètres personnalisables sont indiqués ci-dessous :
Activer les notifications - Lorsque cette option est activée, un e-mail de notification sera envoyé à l'entreprise chaque fois qu'un élève rejoindra un cours.
Rejoindre le cours - Activez cette option pour permettre aux étudiants de rejoindre un cours de leçons répétées (au lieu de ne suivre qu'une seule leçon).
Visibilité par défaut côté client : si cette option est activée, les cours disponibles s’afficheront par défaut dans les calendriers famille et élève. Si elle est désactivée, ces calendriers n’afficheront que les cours programmés des élèves, avec la possibilité d’y ajouter les cours disponibles.
Heure limite d'inscription - Ce paramètre vous permet de spécifier le nombre d'heures avant le début d'un cours ouvert après lequel les étudiants ne peuvent plus s'inscrire.
Autoriser le dépassement de l'heure limite - Lors de la planification des cours, cette option vous permet de remplacer l'« heure limite » par défaut et d'autoriser les élèves à s'inscrire jusqu'au début du cours.
REMARQUE : Le nombre d’heures spécifié dans ce paramètre sera utilisé pour l’option « Rejoindre les cours » du plugin de réservation du site Web lorsque ce paramètre sera activé.
Ouverture d'une leçon pour que les étudiants puissent se joindre
Lorsque vous planifiez ou modifiez une leçon existante, vous pouvez cocher la case « Autoriser les élèves à rejoindre la leçon » dans la section « Leçon ouverte » pour créer la leçon en tant que leçon ouverte.
REMARQUE : Si le logiciel ne vous permet pas d’ajouter un cours ouvert sans sélectionner d’élève, accédez à la page Paramètres du compte et cliquez sur l’onglet « Notifications et planification ». Vous pouvez ensuite faire défiler vers le bas jusqu’à « Paramètres du calendrier et des événements » et désactiver l’option « Exiger un élève ».
Consultation des leçons ouvertes
Les cours ouverts et fermés sont affichés par défaut dans les comptes administrateur, personnel et enseignant. Pour afficher uniquement les cours ouverts aux inscriptions, utilisez le filtre situé à droite. Vous pouvez également consulter les cours fermés grâce à ce filtre.
Dans les comptes élèves et familles, les cours ouverts sont masqués par défaut. Les utilisateurs peuvent activer l'option « Afficher les cours ouverts » à droite du calendrier. Une fois activée, cette option affichera tous les cours ouverts à partir de la date du jour. Si vous avez activé l'option « Visibilité par défaut pour les clients » dans les paramètres, tous les cours ouverts seront affichés par défaut dans les calendriers des familles et des élèves.
REMARQUE : Les cours ouverts qui sont complets et auxquels aucun étudiant du client n'est inscrit ne seront pas affichés lors de la consultation du calendrier dans le compte du client.
Rejoindre les leçons
Pour participer à un cours ouvert, vos clients peuvent suivre les étapes ci-dessous :
Cochez la case « Afficher les cours ouverts » située à droite du calendrier.
Cliquez sur la leçon dans le calendrier.
Cliquez sur l'option « Rejoindre » dans la fenêtre contextuelle.
Sélectionnez le ou les élèves qui participent au cours.
Soumettez le formulaire pour enregistrer les modifications.
Inscription aux cours
Vous trouverez ici un guide complet et détaillé sur la création de cours dans Teachworks et sur la manière de permettre à vos élèves de suivre un cours complet de leçons en une seule fois : Création de cours .
Annulation des cours
Si un élève annule son cours, vous devez le retirer du cours plutôt que de modifier son statut à « Annulé ». Cela permet à d'autres élèves de s'inscrire et de libérer la place. Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour retirer un élève d'un cours :
Cliquez sur la leçon dans le calendrier.
Cliquez sur le lien « Modifier » dans la fenêtre contextuelle.
Supprimez l'élève du champ « Élèves » en cliquant sur le « X » à côté de son nom.
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
REMARQUE : Si vous utilisez l’ extension « Annulations client » et qu’un client annule l’inscription d’un élève à un cours ouvert, seul le statut de l’élève sera mis à jour. Le statut du cours restera inchangé afin que d’autres élèves puissent s’y inscrire. Pour mettre à jour le statut de l’ensemble du cours, terminez la leçon comme d’habitude à l’aide du formulaire « Terminer la leçon ».