L'extension de confirmation de planning vous permet d'envoyer à vos clients un e-mail personnalisé contenant un aperçu de tous leurs cours programmés pour une période donnée.
Les courriels ne sont envoyés qu'aux destinataires ayant des enregistrements dans les plages de dates spécifiées. Autrement dit, les destinataires n'ayant suivi aucune leçon pendant la période sélectionnée seront automatiquement exclus.
REMARQUE : Pour qu'une confirmation d'horaire soit envoyée, le profil de l'élève doit être « Actif » et le statut du cours doit être défini sur « Planifié » ou « Présence assurée ».
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Confirmation de rendez-vous ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Paramètres
Une fois l'extension activée, vous pouvez cliquer sur « Paramètres » pour personnaliser les paramètres suivants :
Période de confirmation par défaut : ce paramètre vous permet de sélectionner la période par défaut de votre modèle d’e-mail. Vous pouvez modifier cette période lors de la création de l’e-mail de confirmation de planification.
Détails de la leçon : Dans cette section, vous pouvez sélectionner les détails de chaque leçon à afficher dans la confirmation de l’horaire.
Usage
Pour envoyer à vos clients un e-mail de confirmation de rendez-vous, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Courriel », puis sur « Confirmation de planification ».
Sélectionnez les destinataires auxquels vous souhaitez envoyer les confirmations de planification. Vous pouvez sélectionner tous les destinataires d'un même type de compte en cliquant sur le lien « Tout sélectionner ». Vous pouvez également sélectionner des destinataires individuellement en cliquant sur le champ correspondant. Les types de destinataires suivants sont disponibles :
Familles
Contacts familiaux
Étudiants indépendants
Élèves enfants
Saisissez un objet et un message dans le champ « Message ». Si vous avez déjà enregistré des modèles, vous pouvez en sélectionner un dans le champ « Modèle ». Le modèle sélectionné remplira automatiquement les champs « Objet » et « Message » avec son contenu.
Après avoir saisi l'objet et le message, si vous souhaitez enregistrer le contenu du message pour une utilisation ultérieure, cochez la case « Enregistrer le modèle ».
Cochez la case pour confirmer que le courriel est de nature non commerciale et conforme à la réglementation anti-pourriel.
Soumettez le formulaire pour envoyer l'e-mail aux destinataires sélectionnés.
Journal des confirmations et notifications
Lorsque vous vous trouvez sur la page « Envoyer la confirmation », vous trouverez les options suivantes dans le menu situé à droite :
Gérer les modèles - Cette option vous permet de consulter tous vos modèles enregistrés, puis de les modifier ou de les supprimer.
Confirmations - Cette option affiche la liste de toutes les confirmations créées.
Journal des notifications - Cette option affiche des informations détaillées concernant la notification planifiée envoyée, y compris le statut de l'e-mail (Distribué, rejeté, échec).