L'extension « Pièces jointes au profil » vous permet, ainsi qu'à vos employés, de joindre des documents aux profils des employés, des familles et des étudiants, et permet également aux clients de joindre des documents à leurs propres profils.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Pièces jointes du profil ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Une fois activée, une section « Pièces jointes » s’affichera sur les profils des employés, des familles et des étudiants.
Paramètres
Autorisations client - Lorsque ce paramètre est activé, vos clients pourront joindre de nouveaux fichiers à leurs propres profils.
Autorisations des employés - Vous pouvez définir les autorisations des enseignants et du personnel dans la section « Accès et autorisations des utilisateurs » à l'aide du champ « Téléverser des fichiers » sur les profils individuels des employés.
REMARQUE : L'autorisation pour le client de modifier les fichiers joints à son profil par d'autres utilisateurs est définie pour chaque fichier individuellement au moment où ceux-ci sont joints.
REMARQUE : Si vous activez l’autorisation « Gérer les fichiers » sur le profil d’un membre du personnel, celui-ci pourra consulter les fichiers du profil étudiant dont le statut est « Masqué » pour les employés. Si cette autorisation est désactivée, il ne pourra pas consulter les fichiers « Masqués ».
Joindre des fichiers aux profils
Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour joindre un fichier au profil d'un élève, d'un membre de sa famille ou d'un employé :
Profil famille/élève
Cliquez sur « Étudiants », puis sur « Étudiants » ou « Familles ».
Cliquez sur le prénom ou le nom de famille de l'élève ou de la famille à qui vous souhaitez joindre le fichier.
Cliquez sur l'onglet « Communication ».
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Fichiers ».
Cliquez sur le lien « Ajouter » à côté de l’en-tête « Fichiers ».
Remplissez le formulaire pour ajouter le fichier.
Profil de l'employé
Cliquez sur « Employés », puis sur « Liste des employés ».
Cliquez sur le prénom ou le nom de l'employé auquel vous souhaitez joindre le fichier.
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Fichiers ».
Cliquez sur le lien « Ajouter ».
Remplissez le formulaire pour ajouter le fichier.
Accès au niveau des fichiers
Lorsque vous associez des fichiers à un profil, vous pouvez définir les droits d'accès des employés, des clients (familles et étudiants indépendants) et/ou des étudiants concernés. Les fichiers peuvent être masqués, visibles ou modifiables.
REMARQUE : Les documents ou fichiers téléchargés sur les profils ne sont pas tenus d'être remplis.
Affichage des pièces jointes du profil
Une fois la pièce jointe ajoutée à un profil, le fichier apparaîtra dans la section « Fichiers ». Vous pourrez ensuite cliquer sur le lien du fichier pour le consulter.
Liens sécurisés
Les fichiers sont stockés sur Amazon S3 et leurs liens sécurisés expirent après 10 minutes. Si un lien a expiré, un message vous en informera dans la section « Fichiers ». Pour générer de nouveaux liens sécurisés, actualisez votre page de profil.