Dans Teachworks, les numéros de facture et d'avoir sont composés de deux parties différentes :
Un préfixe
Un numéro de facture
Partie 1 - Le préfixe
Un préfixe de facture est une courte séquence de lettres ou de chiffres ajoutée au début de vos numéros de facture.
Par exemple, l'utilisation du préfixe par défaut « INV- » donnera des numéros de facture comme INV-1001. De même, le préfixe par défaut des avoirs est « CN- ». Pour personnaliser ces préfixes, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Compte », puis sur « Paramètres du compte ».
Passez à l'onglet « Finance et opérations ».
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Numérotation et identification des factures ».
Indiquez le préfixe que vous souhaitez utiliser dans les champs « Préfixe de facture » et « Préfixe d’avoir ».
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Si vous ne souhaitez pas ajouter de préfixe à vos factures, vous pouvez simplement utiliser des chiffres en laissant le champ « Préfixe de facture » vide. Cependant, nous recommandons généralement d'utiliser un préfixe pour vos avoirs, afin de faciliter la distinction entre les factures et les avoirs dans le tableau « Factures ».
Le préfixe s'affiche à l'écran lors de la consultation d'une facture ; il n'est pas enregistré avec celle-ci. Ainsi, si vous générez des factures avec le préfixe « INV- » et que vous le modifiez ultérieurement en « INVOICE », le préfixe « INVOICE » sera ajouté au début du numéro de toutes les factures, y compris celles créées avant la modification, lors de leur prochaine consultation.
REMARQUE : Les entreprises dont les préfixes de facture ou d’avoir sont longs (8 caractères ou plus) masqueront par défaut ce préfixe sur les formulaires de facture afin de laisser apparaître le numéro de facture. Vous pouvez survoler la zone du préfixe pour l’afficher.
Partie 2 - Numéro de facture
Les numéros de facture sont une valeur numérique unique attribuée à chaque facture ou avoir que vous créez.
Lors de la création de factures ou d'avoirs, les numéros de facture s'incrémentent automatiquement. Vous pouvez toutefois les numéroter manuellement à une valeur supérieure lors de la création d'une facture, en utilisant le champ « Numéro » du formulaire « Créer une facture ».
Les numéros de facture sont alignés à droite sur 4 chiffres. Ainsi, une facture portant le numéro « 1 » s’affichera comme « 0001 », et une facture portant le numéro « 25 » comme « 0025 ». Si le numéro de facture comporte 4 chiffres ou plus, aucun zéro non significatif ne sera ajouté.