Le module complémentaire de messagerie vous permet d'envoyer des courriels d'information aux employés actifs, à leurs familles et aux étudiants.
REMARQUE : L’extension Courriel exige que les entreprises vérifient leur adresse courriel sur Postmark pour pouvoir envoyer des courriels en masse. Vous trouverez les instructions pour vérifier une adresse courriel ici : Vérification des adresses courriel pour l’envoi .
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Emails ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Paramètres
Une fois l'extension activée, vous pouvez cliquer sur le lien « Paramètres » pour activer le paramètre suivant :
Envoyer un e-mail à une classe - Lorsque ce paramètre est activé, vous pourrez envoyer un e-mail à toute une classe en une seule fois en utilisant l'option « E-mail » de la fenêtre contextuelle après avoir cliqué sur une leçon dans le calendrier.
Usage
Vous pouvez envoyer des courriels d'information à vos employés actifs, à leurs familles et à vos étudiants en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « E-mail », puis sur « Envoyer un e-mail ».
Choisissez parmi les catégories suivantes : Employés, Étudiants, Familles ou Contacts familiaux.
Courriel individuel - Sélectionnez un destinataire parmi un ou plusieurs types de comptes.
Envoi groupé - Sélectionnez plusieurs destinataires ou cliquez sur « Tout sélectionner » pour envoyer un message à tous les utilisateurs d'un type de compte spécifique.
Filtrer - Cliquez sur le lien Filtrer pour sélectionner les utilisateurs en fonction de critères spécifiques (reportez-vous au tableau des filtres ci-dessous pour plus de détails).
Supprimer - Cliquez sur le « X » à côté d'un nom ou utilisez Désélectionner tout.
Saisissez un « Sujet » et un message dans le champ « Message » pour composer votre courriel.
Pour gagner du temps, sélectionnez une option prédéfinie dans le menu déroulant Modèle.
Pour enregistrer votre message actuel en vue d'une utilisation ultérieure, cochez la case « Enregistrer le modèle ».
Cochez la case pour confirmer que le courriel est de nature non commerciale et conforme à la réglementation anti-pourriel.
Soumettez le formulaire pour envoyer l'e-mail aux destinataires sélectionnés.
Vous pouvez consulter les résultats de vos e-mails dans le « Journal des notifications » en cliquant sur le bouton « Journaux des e-mails ».
Filtres
Vous pouvez consulter la liste des filtres disponibles pour chaque utilisateur en cliquant sur le lien « Filtre » situé sous le champ « Type de destinataire ».
Type d'utilisateur | Filtres |
Professeur | Cours à cette date - Sélectionnez tous les professeurs qui donnent un cours à la date sélectionnée. Type - Choisissez entre « Enseignants » ou « Personnel administratif ». |
Étudiants | Cours à la date sélectionnée - Sélectionnez tous les élèves qui ont un cours à la date sélectionnée. Type - Choisissez entre l'envoi d'un courriel aux élèves « Enfants » ou « Indépendants ». Niveau scolaire - Sélectionnez les élèves qui sont dans le niveau scolaire spécifié. École - Sélectionnez les élèves de l'école spécifiée. Groupe d'étudiants - Sélectionnez les étudiants du groupe d'étudiants sélectionné créé via l' extension Groupes d'étudiants . |
Familles | Cours à cette date - Sélectionnez toutes les familles dont les enfants ont un cours à la date sélectionnée. Niveau scolaire - Sélectionnez les familles dont les enfants sont scolarisés dans le niveau spécifié. École - Sélectionnez les familles dont les enfants fréquentent l'école spécifiée. Groupe d'élèves - Sélectionnez les familles dont les enfants font partie du groupe d'élèves sélectionné. |
Contacts familiaux | Cours à cette date - Sélectionnez tous les contacts familiaux dont les enfants ont un cours à la date sélectionnée. Niveau scolaire - Sélectionnez les membres de la famille dont les enfants sont scolarisés dans le niveau spécifié. École - Sélectionnez les contacts familiaux dont les enfants fréquentent l'école spécifiée. Groupe d'étudiants - Sélectionnez les contacts familiaux qui ont des enfants appartenant au groupe d'étudiants sélectionné. |
REMARQUE : Le filtre « Cours à cette date » inclut tous les statuts de cours sauf « Annulé ». Les élèves inscrits à des cours annulés seront exclus.
Gestion des modèles
Vous pouvez consulter, modifier ou supprimer les modèles enregistrés en cliquant sur le bouton « Gérer les modèles » dans la barre latérale de la page E-mail. Par exemple, vous pouvez créer un modèle si vous proposez du contenu promotionnel, comme des cours gratuits.
Envoyer un courriel à une classe
Vous pouvez envoyer un courriel aux participants d'une leçon ou d'un cours en cliquant sur la leçon correspondante dans le calendrier. Une fenêtre contextuelle s'affichera alors, proposant l'option « Courriel ». Vous serez redirigé vers la page de courriel où les informations relatives à l'élève, à sa famille et au tuteur seront préremplies dans les champs des destinataires.
Envoi par courriel selon la date de la leçon
Vous pouvez générer un courriel à l'intention des enseignants et des élèves (ainsi que des familles et/ou des personnes-ressources familiales) qui ont cours à une date précise en utilisant le filtre « Cours à cette date ». Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour utiliser ce filtre :
Cliquez sur le lien « Filtrer » sous un ou plusieurs champs pour chaque type de compte.
Sélectionnez l'option « Cours à cette date ».
Sélectionnez une date dans le deuxième champ, puis cliquez sur « Go ».
Tous les destinataires ayant des cours à la date sélectionnée seront automatiquement ajoutés aux champs Destinataires.
REMARQUE : Si vous souhaitez envoyer un e-mail aux clients ayant des cours dans une plage de dates spécifique, vous pouvez utiliser le module complémentaire de confirmation d'horaire .