Si vous vendez des forfaits de cours ou d'heures, Teachworks suit automatiquement leur utilisation grâce au tableau « Soldes des forfaits ». Cela vous permet de savoir quand un client doit recharger son forfait ou quand il a dépassé son quota de crédits disponibles.
Comment consulter le solde de votre forfait
Pour consulter un récapitulatif de tous les forfaits clients, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
Cliquez sur Facturation, puis sur Soldes des forfaits.
Ce tableau présente les données suivantes pour chaque client :
Achats : Nombre total de leçons/heures achetées.
Programmé : Nombre total de cours/heures actuellement inscrits au calendrier (passés et à venir).
Non programmé : Nombre total des leçons/heures restantes qui n'ont pas encore été inscrites au calendrier.
Utilisé : Nombre total de leçons marquées comme « suivies » ou « manquées ».
Non utilisé : Nombre de leçons/heures restantes disponibles.
Surcharge de cours : Cours/heures programmés au-delà de ce qui a été acheté (surligné en rouge ).
REMARQUE : Vous trouverez des instructions détaillées pour créer un package dans cet article : Créer un package
Comment les frais de livraison sont déduits
Pour assurer un suivi précis des soldes, le service indiqué sur la facture du forfait client doit correspondre au service de ses cours.
Soldes automatiques : lorsqu’une facture de colis est « approuvée » (ou « payée », selon vos paramètres), les unités sont ajoutées au solde.
Réduction : À mesure que des leçons avec le service de mise en relation sont ajoutées et terminées dans le calendrier, les soldes « Non planifiés » et « Non utilisés » sont automatiquement mis à jour.
Archivage : Si un nouveau module est réduit par des leçons très anciennes, vous pouvez utiliser la fonction « Archiver le module » pour définir une date limite.
Paramètres du package (administrateur uniquement)
Vous pouvez personnaliser un certain nombre de paramètres relatifs aux forfaits, tels que le mode de calcul des soldes ou leur disponibilité, en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur Compte, puis sur Paramètres du compte.
Cliquez sur l'onglet « Finance et opérations ».
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Paramètres du paquet ».
Paramètre | Options | Résultat |
Unités d'emballage | Leçons ou heures | Définit si une leçon de 2 heures compte comme « 1 leçon » ou « 2 heures ». |
Suivi des colis par | Famille ou étudiant | Définit si les frères et sœurs partagent un même compte horaire ou s'ils ont le leur. |
Les cours manqués sont comptabilisés comme « utilisés ». | Activé/Désactivé | Indique si les leçons « manquées » doivent être déduites du solde. |
Forfaits disponibles lorsque la facture est | Approuvé ou payé | Définit si le client obtient ses heures immédiatement ou seulement après paiement. |
Gain de temps et automatisation
Module complémentaire d'alertes de solde : Envoie automatiquement un e-mail à l'administrateur ou au client lorsque son solde passe en dessous d'un certain seuil.
Module complémentaire d'achat de forfaits : Permet à vos clients d'acheter eux-mêmes des forfaits à partir d'un lien pouvant être inclus dans l'e-mail d'alerte de solde de forfait faible.
Module complémentaire de validation des forfaits : empêche les enseignants de programmer des cours si le solde de l’élève est nul.