Pour les élèves qui suivent un emploi du temps régulier et récurrent, il est possible de réserver plusieurs cours simultanément au lieu de les programmer individuellement.
Comment créer une série répétitive
Étape 1 : Ouvrir le formulaire d’ajout de leçon
Ouvrez le formulaire « Ajouter une leçon » en utilisant la méthode de votre choix :
Dans le menu de navigation : cliquez sur Calendrier, puis sur Ajouter une leçon.
Depuis le calendrier : cliquez directement sur n’importe quelle date ou plage horaire dans n’importe quelle vue du calendrier.
Étape 2 : Configurer les paramètres de répétition
Renseignez les informations standard telles que l'élève, l'enseignant, le lieu et le service. (Si vous n'êtes pas familiarisé avec ces champs, consultez notre article « Ajouter des leçons »).
Activez l'option « Répéter » en bas du formulaire.
Cela ouvrira instantanément la fenêtre Paramètres de répétition.
Choisissez votre fréquence de répétition (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle) et saisissez une date de fin.
Cliquez sur Soumettre pour enregistrer les paramètres de répétition.
Soumettez le formulaire pour programmer l'intégralité de la série dans votre calendrier.
Options de fréquence de répétition
Teachworks vous permet de personnaliser votre modèle de récurrence à l'aide de trois intervalles principaux. Vous pouvez voir à quoi ressemble chaque option dans l'interface ci-dessous :
Tous les jours
Utilisez cette option pour les cours de courte durée, les stages intensifs quotidiens consécutifs ou les ateliers de vacances consécutifs.
Hebdomadaire
Il s'agit du paramètre le plus couramment utilisé. Utilisez-le pour les cours réguliers qui ont lieu le même jour ou plusieurs jours par semaine (par exemple, tous les mardis et jeudis). Vous pouvez également le paramétrer pour sauter des semaines (par exemple, toutes les 2 semaines pour des cours bimensuels).
Mensuel
Utilisez ceci pour les ateliers mensuels récurrents, les bilans mensuels généraux ou les étapes importantes en matière de frais de scolarité qui surviennent à une date ou un jour précis du mois (par exemple, le premier lundi de chaque mois).
Mise à jour d'une série répétitive complète
Si vous devez apporter une modification structurelle à l'ensemble d'un programme récurrent, comme changer les heures de début/fin, déplacer le cours vers un nouveau lieu ou affecter un autre enseignant, vous pouvez mettre à jour toute la série en une seule fois en suivant les étapes ci-dessous :
Repérez la série dans votre calendrier.
Cliquez sur la première leçon de la série, puis sur l'option « Modifier » dans la fenêtre contextuelle.
Apportez les modifications nécessaires (par exemple, sélectionnez un nouvel enseignant, mettez à jour l'emplacement de la salle ou ajustez les horaires).
Faites défiler jusqu'en bas du formulaire pour trouver la section « Postuler à ».
Sélectionnez l'option « Leçons actuelles et futures ».
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
REMARQUE : Si vous sélectionnez une leçon au milieu d’une série et choisissez « Leçons actuelles et futures », les leçons antérieures à cette date resteront inchangées dans votre calendrier. Pour mettre à jour l’intégralité de la série, commencez toujours par modifier la toute première leçon.
Prolonger une série de leçons répétitives
Lorsqu'une planification récurrente arrive à son terme, vous pouvez la prolonger dans le futur en utilisant l'une des trois méthodes suivantes. Choisissez l'approche qui convient le mieux à votre flux de travail :
Méthode 1 : Modifier la dernière leçon
Utilisez cette méthode pour repousser en toute transparence la date de fin de votre série actuelle :
Accédez à votre calendrier et trouvez la toute dernière leçon actuellement programmée dans cette série.
Cliquez dessus et sélectionnez l'option « Modifier » dans la fenêtre contextuelle.
Ouvrez la fenêtre Paramètres de répétition en cliquant sur le bouton « Modifier ».
Étendez le champ « Date de fin » autant que nécessaire.
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos nouveaux paramètres de répétition.
Dans la section « S'appliquer à » au bas du formulaire, choisissez « Cours actuels et futurs ».
Cliquez sur « Soumettre » pour enregistrer vos modifications et prolonger la série.
Méthode 2 : Utiliser la fonction Copier
Utilisez cette méthode si vous souhaitez laisser la série existante exactement telle quelle et démarrer une toute nouvelle série de leçons récurrentes.
Cliquez sur la dernière leçon de votre série actuelle.
Cliquez sur le bouton Copier dans la fenêtre contextuelle.
Activez le bouton Répétition pour ouvrir les paramètres de répétition.
Définissez votre nouvelle date de début, votre périodicité et votre nouvelle date de fin.
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos paramètres de répétition.
Soumettez à nouveau le formulaire pour créer la nouvelle série.
Méthode 3 : Configurer la série pour qu’elle se répète indéfiniment
Si vous ne souhaitez plus jamais prolonger manuellement cette programmation, vous pouvez configurer la série pour qu'elle soit continue.
Accédez à votre calendrier et trouvez la toute dernière leçon actuellement programmée dans cette série.
Cliquez dessus et sélectionnez l'option « Modifier » dans la fenêtre contextuelle.
Ouvrez la fenêtre Paramètres de répétition en cliquant sur le bouton « Modifier ».
Définissez le champ « Répéter les extrémités » sur « Jamais ».
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos nouveaux paramètres de répétition.
Dans la section « S'appliquer à » au bas du formulaire, choisissez « Cours actuels et futurs ».
Cliquez sur « Soumettre » pour enregistrer vos modifications et prolonger la série.
REMARQUE : Le système gérera désormais automatiquement ce calendrier en utilisant une période glissante de 13 mois, en l'étendant d'un mois chaque mois.
Quand séparer les leçons
Si vous devez faire une exception ou apporter une modification ponctuelle à une leçon au sein d'une série répétitive, par exemple en désignant un professeur remplaçant pour une journée ou en ajustant l'horaire pour une seule semaine, vous devez isoler cette leçon.
La segmentation consiste à extraire la leçon de la séquence récurrente, la transformant ainsi en un événement indépendant. Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour segmenter une leçon :
Cliquez sur la leçon que vous souhaitez modifier dans votre calendrier.
Cliquez sur le bouton « Modifier » dans la fenêtre contextuelle.
Apportez les modifications nécessaires (par exemple, changez le professeur, la salle ou l'horaire).
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Postuler à » en bas du formulaire.
Sélectionnez l'option : « Isoler cette leçon pour empêcher que les modifications ultérieures apportées à la série ne soient appliquées à cette leçon. »
Cliquez sur Soumettre pour enregistrer.
Vous trouverez plus d'informations sur la séparation des leçons dans cet article détaillé : Séparation des leçons .
Besoin d'aide supplémentaire ? Regardez une vidéo ici .