Vous facturez les cartes de crédit de vos clients ? Vous pouvez désormais simplifier ce processus grâce à la fonctionnalité de paiements de factures groupés.
Activation du module complémentaire
Vous pouvez activer la fonctionnalité de paiement groupé des factures dans l'intégration Stripe.
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Stripe ».
Cliquez sur le lien « Paramètres » situé sous l’intégration Stripe.
Assurez-vous que l'option « Gérer et débiter les cartes au nom des clients » est activée.
Activez l'option « Paiements groupés de factures ».
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
REMARQUE : Le paramètre de paiement groupé des factures n’est disponible que si l’extension de paiement automatique des factures est désactivée.
Usage
Une fois cette fonctionnalité activée, vous pourrez traiter les paiements des factures de vos clients en masse. Pour sélectionner les factures à payer, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures ».
Cliquez sur le bouton « Plus » en haut à droite.
Cliquez sur « Paiements groupés de factures ».
Le tableau « Paiement des factures groupées » affichera les factures qui répondent aux conditions suivantes :
Le statut de la facture est « Approuvée ».
Le client auquel la facture appartient possède un identifiant Stripe associé à son profil.
Le montant total de la facture est supérieur à 0,50 $.
REMARQUE : La fonctionnalité de paiement groupé des factures fonctionne pour tous les modes de paiement dans Teachworks.
Filtres
Vous pouvez définir une plage de dates à l'aide des champs de filtre « Date » situés en haut du tableau. Lorsque vous ouvrez le tableau « Paiements groupés de factures », ces filtres sont par défaut configurés sur le début et la fin du mois en cours.
Le champ « Recherche » situé dans la barre latérale de droite vous permettra de rechercher un client ou une facture dans la plage de dates sélectionnée.
Sélection des factures à payer
Vous pouvez sélectionner les factures pour lesquelles vous souhaitez effectuer des paiements en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures ».
Cliquez sur le bouton « Plus » en haut à droite.
Cliquez sur « Paiements groupés de factures ».
À l'aide des cases à cocher situées à gauche du tableau, sélectionnez les factures à traiter pour paiement.
Le bouton « Flèche » en haut à gauche du tableau ouvre un menu déroulant qui vous permet de choisir parmi les options suivantes :
Sélectionner Visible - Cela sélectionnera toutes les factures de la page actuelle.
Tout sélectionner - Cette option sélectionnera toutes les factures sur toutes les pages correspondant à votre date et à votre filtre de recherche.
Effacer la sélection - Cette action supprimera la sélection pour toutes les factures actuellement sélectionnées.
Soumission des factures pour paiement
Après avoir effectué votre sélection, un bouton vert « Payer les factures sélectionnées » apparaîtra au-dessus de la colonne des cases à cocher. Cliquez sur ce bouton pour soumettre les factures au paiement.
Traitement des paiements de factures
Les factures sont traitées par ordre numérique croissant. Ainsi, si un client a plusieurs factures, celle dont le numéro est le plus bas sera traitée et payée avant celle dont le numéro est le plus élevé.
Juste avant de procéder au paiement, Teachworks confirmera que le statut de la facture est approuvé et que le solde est supérieur à 0,50 $.
Teachworks se connecte ensuite à Stripe à l'aide de l'identifiant Stripe du client et récupère ses informations de carte bancaire. La carte par défaut du client est débitée. Si ce paiement est refusé et que le client a enregistré d'autres cartes bancaires, le débit sera tenté sur ces dernières jusqu'à ce qu'un paiement soit validé ou que le client n'ait plus de cartes enregistrées.
Lorsqu'un paiement est effectué avec succès, les actions suivantes se produisent automatiquement :
Le paiement est enregistré dans le compte Teachworks du client.
Le paiement est affecté à la facture qui a été réglée.
La facture est marquée comme « Payée ».
Affichage des résultats de la tentative de paiement
Vous pouvez consulter toutes les tentatives de paiement dans le tableau « Tentatives de paiement », y compris les paiements réussis et les paiements échoués, ainsi que la raison de ces échecs. Vous pouvez accéder à ce tableau en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures ».
Cliquez sur le bouton « Plus » en haut à droite.
Cliquez sur « Paiements groupés de factures ».
Cliquez sur le bouton « Tentatives » situé à droite.
REMARQUE : Les résultats des tentatives de paiement sont conservés pour les 12 derniers mois, mais vous pouvez consulter les tentatives de paiement plus anciennes dans votre compte Stripe.
Notifications de paiements échoués
Aucune notification n'est envoyée au client en cas d'échec de paiement. Il en va de même pour le débit d'une seule carte pour le compte d'un client. Si un client règle une facture et que son paiement est refusé, cela sera indiqué sur la facture.