L'extension « Demandes de cours » permet aux clients de demander des cours via leurs comptes Teachworks.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Demandes de cours ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Paramètres
Une fois l'extension activée, cliquez sur le lien « Paramètres » pour personnaliser les paramètres suivants :
Réponse de l'enseignant : Activez cette option si vous souhaitez envoyer des demandes de cours aux enseignants et leur permettre d'accepter, de modifier et de refuser ces demandes.
Demandes des élèves mineurs : Si vous souhaitez autoriser les élèves mineurs à demander des cours, activez cette option.
Menu Enseignant : Choisissez « Attribués » ou « Tous ». Si vous choisissez l’option « Attribués », les élèves ne pourront demander des cours qu’à leurs enseignants attitrés.
Afficher le créneau horaire demandé comme indisponible : vous pouvez ici choisir d’afficher le créneau horaire d’un cours demandé comme indisponible aux autres clients, soit immédiatement après la soumission de la demande par le client, soit après son acceptation.
Instructions : Vous pouvez ajouter ici toutes les instructions importantes ; celles-ci s’affichent sur le formulaire « Demande de cours » dans les comptes clients.
REMARQUE : Lorsque l’option « Réponse de l’enseignant » est activée, les enseignants pourront accepter, modifier ou refuser la demande même si leur autorisation « Calendrier et événements » n’est pas définie sur « Gérer ». Pour plus d’informations sur les autorisations du compte, veuillez consulter cet article : Autorisations du compte .
Usage
Comptes clients
Une fois les demandes de cours activées, le menu de navigation des comptes clients inclura les options « Demander un cours » et « Demandes en attente » sous l'onglet Calendrier.
Le calendrier affichera également un filtre « Disponibilité des enseignants » dans les comptes clients, sur la droite, leur permettant de sélectionner n'importe lequel des enseignants qui leur ont été attribués afin de consulter la disponibilité de cet enseignant.
Lorsqu'ils consultent Teachworks sur un appareil mobile, les clients pourront cliquer sur le bouton « Hamburger » et l'option « Demander une leçon » apparaîtra en haut du menu.
Le formulaire de demande de cours affichera les instructions que vous avez saisies dans les paramètres de l'extension et comprendra des champs de base. Il inclut également un champ « Commentaires » où le client peut ajouter des précisions sur sa demande, comme la régularité des cours.
Les clients pourront demander un cours avec n'importe quel professeur disponible dans le champ « Professeurs » du profil de l'élève.
Notifications
Lorsqu'un client demande un cours, un courriel sera envoyé à l'adresse courriel de votre entreprise pour vous informer de la demande et vous fournir quelques détails à son sujet.
Si vous avez activé l'option « Réponses de l'enseignant », l'enseignant de la leçon demandée recevra également une notification par e-mail.
Répondre à une demande
Pour répondre aux demandes de cours, vous devez vous connecter à un compte autorisé à répondre aux demandes. Les comptes suivants peuvent répondre aux demandes :
Administrateur de société
Comptes du personnel dont l'autorisation « Événements du calendrier » est définie sur « Gérer »
Les enseignants dont l'autorisation « Événements du calendrier » est définie sur « Gérer » pour les leçons (et le paramètre « Réponses de l'enseignant » est activé).
Une fois que vous avez reçu une demande de cours, vous pouvez y répondre en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Calendrier », puis sur « Demandes de cours ».
Cliquez sur le bouton « Répondre » dans la ligne de la demande de cours.
Le formulaire sera identique au formulaire « Modifier la leçon », à quelques détails près. Vérifiez les paramètres de la leçon et apportez les modifications nécessaires.
Si vous souhaitez inclure des commentaires dans la réponse envoyée au client, saisissez-les dans le champ « Commentaires ».
Si vous ne souhaitez pas envoyer de réponse, activez l'option « Ne pas envoyer de réponse ».
Pour accepter la demande, cliquez sur le bouton « Accepter ». Pour la refuser, cliquez sur le bouton « Refuser ».
Si elle est acceptée, la leçon sera enregistrée avec toutes les modifications et apparaîtra dans le calendrier comme une leçon normale. Si elle est refusée, la demande de leçon sera supprimée.
Modèles de réponse
Vous pouvez personnaliser les modèles de notification utilisés pour les réponses aux demandes de cours. Ces modèles incluent les réponses « accepté », « modifié » et « refusé ».
Vous pouvez les personnaliser en suivant les instructions de personnalisation des modèles de notification dans cet article : Personnalisation des modèles de notification.