Une fois connecté à QuickBooks, vous devrez effectuer quelques sélections afin de déterminer les comptes utilisés pour enregistrer les différents types de transactions. Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour effectuer ces sélections :
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Cliquez sur « Paramètres » sous Intégration QuickBooks.
Dans le champ « Compte de vente », sélectionnez le compte de vente sur lequel vous souhaitez enregistrer les ventes facturées. Vous pouvez par exemple choisir « Ventes » ou « Services ».
Activez l'option « Ignorer la mise à jour du compte de vente pour les services » si vous avez spécifié un compte de vente différent pour vos services dans QuickBooks. Ainsi, ces enregistrements resteront inchangés lors de la mise à jour des services dans Teachworks.
Dans le champ « Compte de remise », sélectionnez le compte sur lequel vous souhaitez enregistrer les remises. Si un compte nommé « Remises » n'existe pas déjà dans votre compte QuickBooks, vous pouvez en créer un. À défaut, les remises seront enregistrées sur le compte sélectionné dans le champ « Compte de ventes ».
Sélectionnez le code de taxe qui sera utilisé pour la taxe de vente sur vos factures. Vous devrez configurer au moins un compte de taxe de vente avant d'effectuer cette sélection.
Dans le champ « Compte de dépôt », sélectionnez le compte sur lequel les paiements doivent être déposés. Si ce champ est laissé vide, les dépôts seront enregistrés dans le compte « Fonds non déposés » de QuickBooks.
Le champ « Date de début » vous permet de synchroniser uniquement les factures, les avoirs et les paiements à compter de la date saisie. Ceci est utile si des factures présentes dans votre compte Teachworks ont déjà été saisies manuellement dans QuickBooks. Lors de la définition d'une date de début, le logiciel ne synchronisera les clients inactifs avec QuickBooks que si ces clients ont des factures ou des paiements postérieurs à cette date.
Par défaut, les clients ayant des factures ou des paiements seront synchronisés avec QuickBooks. Toutefois, vous pouvez activer l'option « Synchroniser tous les clients actifs » si vous souhaitez synchroniser les clients actifs même s'ils n'ont aucune facture ni aucun paiement dans Teachworks.
Options de paiement des factures : Sélectionnez cette option si vous envoyez des factures à vos clients directement depuis QuickBooks et que vous encaissez les paiements en ligne via la fonctionnalité de paiement en ligne de QuickBooks. Pour plus d’informations sur les paiements en ligne QuickBooks, consultez la page Paiements QuickBooks .
Si vous ne souhaitez pas synchroniser les paiements, activez l'option « Exclure les paiements ».
Si vous souhaitez également synchroniser la description incluse dans vos factures Teachworks, activez l'option « Instructions de facturation ».
Si vous souhaitez synchroniser vos factures en dernier, cochez la case « Activer » dans la section « Synchroniser les factures en dernier ». Ce paramètre est utile si vous avez activé l'option « Appliquer automatiquement les avoirs » dans QuickBooks, car elle exige que les factures soient synchronisées après les paiements et les avoirs.
REMARQUE : Teachworks recherchera également un élément « Remise » dans votre compte et l’utilisera pour les remises sur les factures. Sinon, un élément portant ce nom sera créé et associé au « Compte de remise » mentionné ci-dessus. Si vous possédez un compte de catégorie nommé « Remise », un élément nommé « Remise* » sera créé afin d’éviter tout conflit avec la catégorie. Vous pourrez le renommer après la synchronisation.
REMARQUE : Si vous ne sélectionnez pas de compte de taxe à l'étape 6, les factures avec taxe de vente seront synchronisées sans la taxe de vente.
Utilisateurs internationaux : Si vous utilisez la version internationale de QuickBooks (c’est-à-dire tous les utilisateurs non américains), vous devez ajouter un taux de taxe de vente dans QuickBooks, puis le sélectionner dans le champ « Code de taxe » de Teachworks afin de synchroniser les factures avec la taxe de vente.
REMARQUE : Lorsque l’option « Synchroniser les factures en dernier » est activée, il est impératif de synchroniser QuickBooks Online uniquement après le traitement des paiements. Si vous créez des factures, synchronisez vos enregistrements, puis synchronisez vos paiements ultérieurement, les factures existeront déjà et l’affectation automatique ne s’appliquera pas.
Une fois les étapes ci-dessus terminées, vous serez prêt à synchroniser votre compte Teachworks avec QuickBooks.