Pour accepter les paiements en ligne de vos clients, vous pouvez lier un compte Stripe (nouveau ou existant) directement à votre compte Teachworks. Cette intégration permet d'encaisser les paiements en toute sécurité par carte bancaire et virement ACH (disponible uniquement pour les entreprises basées aux États-Unis).
Principaux avantages de l'utilisation de Stripe
Stripe agit comme votre processeur de paiement, offrant plusieurs avantages distincts par rapport aux fournisseurs de services marchands traditionnels :
Aucuns frais d'installation ni frais mensuels : vous ne payez qu'un petit pourcentage par transaction traitée.
Aucuns frais pour les transactions refusées : vous n’êtes pas pénalisé financièrement si le paiement d’un client échoue.
Aucun compte marchand requis : évitez le processus d’approbation bancaire traditionnel et long.
Activation immédiate : Commencez à accepter les paiements de vos clients dès que vous remplissez le formulaire d’inscription.
Activation de Stripe
Si vous n'avez pas encore de compte Stripe, vous pouvez en créer un sur www.stripe.com ou lors de la connexion de votre compte Teachworks à Stripe en suivant la procédure ci-dessous :
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Dans la section Stripe, cliquez sur le lien « Paramètres ».
Cliquez sur le bouton « Se connecter à Stripe ».
Autorisez Teachworks à se connecter à votre compte Stripe.
Si vous possédez déjà un compte Stripe, il vous suffit de vous connecter ; sinon, vous pouvez remplir le formulaire d'inscription Stripe.
Une fois l'opération terminée, vous serez redirigé vers votre compte Teachworks et vous devriez voir les options d'intégration Stripe.
Désormais, lorsqu'ils consultent leurs factures, les clients voient apparaître un bouton « Payer en ligne » leur permettant de régler par carte bancaire. Les paiements sont ensuite automatiquement associés à la facture correspondante dans Teachworks, pour une gestion simplifiée des dossiers.
Déconnexion de Stripe
Si vous souhaitez un jour cesser d'accepter les paiements en ligne de vos clients, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Cliquez sur « Paramètres » sous Intégration Stripe.
Cliquez sur le lien « Se déconnecter de Stripe » en bas à droite du formulaire.
Cliquez sur le bouton « Se déconnecter de Stripe » pour confirmer la déconnexion.
Gestion des cartes et facturation des cartes pour le compte des clients
Par défaut, les clients peuvent gérer et régler leurs factures par carte bancaire eux-mêmes. Si vous souhaitez gérer et débiter les cartes bancaires pour le compte de vos clients depuis un compte administrateur ou un compte employé, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Cliquez sur « Paramètres » sous Intégration Stripe.
Activez l'option « Gérer et débiter les cartes au nom des clients ».
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Ajout de cartes de crédit aux profils clients
Une fois activée, une section « Cartes de crédit » apparaît dans les profils clients, sous la rubrique « Détails de paiement ». Un lien « Afficher et gérer » permet d’ajouter, de modifier ou de supprimer les cartes de crédit du client en suivant ces étapes :
Cliquez sur « Étudiants », puis sur « Étudiants » (pour les étudiants indépendants) ou « Familles ».
Cliquez sur les colonnes « Prénom » ou « Nom » pour afficher le profil du client.
Cliquez sur l'onglet « Facturation ».
Cliquez sur le lien « Afficher et gérer » dans la section « Détails de paiement ».
Cliquez sur le lien « Ajouter une carte » pour ajouter une carte de crédit.
Remplissez le formulaire avec les informations de leur carte de crédit.
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Facturation des clients
Lorsque vous consultez la facture d'un client depuis votre compte d'administrateur ou de personnel et que le client a une carte de crédit enregistrée, le formulaire de paiement affiché au bas d'une facture impayée proposera une option permettant de débiter le solde de la facture sur l'une des cartes de crédit enregistrées du client.
REMARQUE : Pour que les employés puissent gérer et débiter les cartes de crédit, ils doivent avoir les paramètres d'autorisation « Étudiants et familles » et « Comptabilité » définis sur « Gérer » dans leur profil.
REMARQUE : Si vous activez simultanément les options « Masquer le bouton de paiement en ligne aux clients » et « Afficher l’option d’enregistrement de la carte sur les factures externes », l’option « Masquer le bouton de paiement en ligne aux clients » est prioritaire sur l’option « Afficher l’option d’enregistrement de la carte sur les factures externes ». Vos clients ne pourront donc pas enregistrer leurs coordonnées bancaires lors du paiement.
Comptes utilisateurs clients
Les clients ayant activé leur compte utilisateur peuvent se connecter et suivre les étapes ci-dessous pour ajouter, modifier, supprimer ou définir la carte de crédit par défaut dans leur compte Teachworks :
Cliquez sur « Facturation ».
Cliquez sur « Modes de paiement ».
REMARQUE : Si l’option « Gérer et débiter les cartes pour le compte des clients » est activée, les clients ne pourront pas supprimer la carte de crédit par défaut de leur compte. Seul l’administrateur pourra le faire.
Consentement à la facturation
Si vous gérez et débitez les cartes de crédit pour le compte de vos clients, vous pouvez renseigner le champ « Consentement de débit » afin d'afficher les types de transactions pour lesquels vos clients vous autorisent à débiter leur carte. Cette information apparaîtra aux endroits où vos clients enregistrent leurs coordonnées bancaires pour leurs transactions futures.
Émettre un remboursement
Enregistrer un remboursement dans Teachworks crée une trace de ce remboursement, mais ne recrédite pas la carte bancaire de votre client. Pour rembourser un paiement par carte bancaire, vous devez vous connecter à Stripe et cliquer sur l'option « Remboursement ».
Votre client devrait voir le remboursement apparaître sous forme de crédit environ 5 à 10 jours ouvrables plus tard, selon sa banque.
Devises et assistance mondiale
Stripe prend en charge plus de 135 devises . Vos paiements sont traités en fonction de la devise que vous avez configurée dans votre compte Teachworks.
Caractéristiques internationales :
Méthodes de paiement internationales : outre les cartes de crédit, vous pouvez accepter les paiements régionaux tels que les virements ACH (États-Unis) et les transactions conformes à la norme SCA pour les clients européens.
Alignement automatique des fuseaux horaires : les dates de facturation et les horodatages de paiement sont affichés en fonction des paramètres de localisation de votre compte afin d’assurer la clarté pour les clients internationaux.
Paramètres fiscaux localisés : Vous pouvez personnaliser vos libellés fiscaux (TVA, TPS, IVA, etc.) dans les paramètres de vos factures afin de rester conforme à la réglementation locale.
REMARQUE : Pour garantir le traitement des paiements, vérifiez que la devise de votre compte Teachworks correspond à l'une des devises prises en charge par Stripe .
Stripe ACH
Les paiements ACH sont pris en charge pour les entreprises basées aux États-Unis. Les paiements ACH (Automated Clearing House) sont des paiements effectués directement sur un compte bancaire. Pour plus d'informations, veuillez consulter cet article : Paiements ACH Stripe.
Notification de paiement reçu
Vous pouvez informer automatiquement vos clients à chaque fois qu'un paiement est traité avec succès en activant l'envoi automatique d'e-mails de confirmation.
Comment activer les e-mails de confirmation de réception
Cliquez sur « Compte », puis sur « Paramètres du compte ».
Cliquez sur l'onglet « Finance et opérations ».
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Automatisation du système et courriels ».
Activez l'option « Courriel de notification de paiement reçu ».
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Frais Stripe
Pour consulter le total de vos frais Stripe, vous devez accéder à votre compte Stripe. Vous trouverez plus d'informations sur les frais Stripe et comment accéder à un rapport ici : Rapports comptables Stripe
.
Authentification forte du client (SCA)
Si vous êtes une entreprise européenne avec des clients européens, ces derniers devront utiliser l'authentification forte (SCA) pour confirmer les paiements ou enregistrer leurs cartes bancaires. L'intégration Stripe invitera automatiquement vos clients à effectuer cette étape lors du processus de paiement si leur banque l'exige.
Si vous débitez les cartes de crédit de vos clients pour leur compte, il se peut que les banques exigent une nouvelle authentification du paiement à l'aide de la carte enregistrée. Dans ce cas, vous pouvez inviter le client à se connecter à votre compte pour finaliser et authentifier le paiement. Vous pouvez lui envoyer la facture par courriel ; il lui suffira ensuite d'utiliser le bouton « Payer en ligne » pour s'authentifier et finaliser la transaction.
REMARQUE : Assurez-vous de ne pas avoir coché l’option « Masquer le bouton “Payer en ligne” aux clients » dans vos paramètres d’intégration Stripe sur Teachworks afin que le bouton de paiement soit visible pour le client.