Teachworks utilise un système de matières standardisé pour garantir la cohérence des données sur l'ensemble de votre plateforme. Selon la date de création de votre compte, votre système gérera les matières de deux manières différentes :
Comptes récents (créés après le 20 novembre 2016) : les matières sont enregistrées dans un format standardisé. Le champ « Matières » apparaît sur les profils des étudiants et des employés sous la forme d’un menu déroulant clair et uniforme.
Comptes hérités (créés avant le 20 novembre 2016) : les champs « Sujets » des profils des étudiants et des employés s’affichent sous forme de zones de texte ouvertes où les sujets doivent être saisis manuellement sous forme de liste séparée par des virgules.
Pourquoi passer aux matières standard ?
Si vous utilisez un compte ancien, la conversion de vos champs de texte au format standardisé moderne remplace les fautes de frappe et les espacements irréguliers par une liste principale unique et consultable. Le filtrage des calendriers, l'attribution des compétences des enseignants et la génération de rapports deviennent ainsi beaucoup plus précis.
Passage aux matières standard
Vous pouvez passer à la méthode actuelle des matières standardisées en suivant les étapes ci-dessous :
Téléchargez vos tables Employés et Étudiants dans Excel et consultez la colonne « Matières ». Vérifiez attentivement que chaque enregistrement contient bien des matières séparées par des virgules. Si vous devez modifier un enregistrement, accédez au profil de l'employé ou de l'étudiant et mettez à jour le champ « Matières ».
Accédez au tableau « Employés » ou « Étudiants » et cliquez sur l’option « Matières standard » sous le bouton « Plus ».
Dans le tableau, cliquez sur le lien « Convertir en matières standardisées ». Le logiciel analysera alors tous les dossiers de vos étudiants et employés et créera une matière standardisée à partir de chaque matière, séparée par des virgules, dans le champ « Matières ». Les doublons seront regroupés en une seule matière.
Consultez le tableau « Liste des matières ». Si certaines matières n'ont pas été saisies au format CSV, cela apparaîtra dans la colonne « Matière ». Vous pourrez alors corriger le nom de la matière et mettre à jour le champ correspondant pour tous les profils d'employés ou d'étudiants qui utilisent cette matière.
Les champs « Sujets » des profils des employés et des étudiants afficheront désormais des menus déroulants avec les sujets sélectionnés de l’employé ou de l’étudiant.
Fusion des matières
Après être passé aux matières standardisées, vous remarquerez peut-être que certaines matières qui devraient être identiques portent des noms légèrement différents ; par exemple, vous pourriez avoir « Math » et « Mathématiques ». Vous pouvez fusionner ces matières en une seule à l’aide de l’option « Fusionner », qui est l’icône située juste à côté des options « Modifier » et « Supprimer ».
En suivant l'exemple ci-dessus, si vous souhaitez convertir la matière « Math » en « Mathématiques », cliquez sur le bouton Fusionner situé sous la matière « Math » et fusionnez-la avec « Mathématiques ». Les deux matières seront ainsi combinées en une seule, nommée « Mathématiques ».
Ajout de matières standard
Vous trouverez ici les instructions pour ajouter des matières standard : Matières standard .