Teachworks vous permet d'envoyer un e-mail à vos clients lorsqu'une facture arrive à échéance. Ces rappels sont envoyés le jour même de la date d'échéance.
REMARQUE : Les rappels de factures impayées sont envoyés dans les 6 premières heures de la journée.
Exigences
Pour que les rappels de factures impayées soient envoyés automatiquement, les conditions suivantes doivent être remplies :
Le client possède une adresse e-mail sur son profil.
Le statut de la facture est « Approuvée/En attente de paiement ».
Aucun courriel de rappel de facture n'a encore été envoyé.
La date de la facture n'est pas la même que la « date d'échéance ».
Le montant total de la facture est supérieur à zéro.
Activation des rappels de factures impayées
Cliquez sur « Compte », puis sur « Paramètres du compte ».
Cliquez sur l'onglet « Finance et opérations ».
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Automatisation du système et courriels ».
Activez le bouton « Rappel de facture à payer ».
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Paramètres
Le rappel de facture impayée peut être personnalisé en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Compte », puis sur « Modèles de notification ».
Cliquez sur « Modifier » à côté de l'option « Rappel de facture » dans la section « Notifications de facturation ».
Personnalisez le modèle.
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Vous trouverez ici un guide détaillé pour personnaliser les modèles de notification : Personnalisation des modèles de notification.
REMARQUE : Aucun rappel de facture impayée ne sera envoyé si la date de la facture et la date d'échéance sont identiques.
Envoi manuel de rappels de factures impayées
Vous pouvez renvoyer manuellement les rappels de factures impayées à vos clients. Voici la marche à suivre :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures ».
À l'aide des cases à cocher situées à gauche, sélectionnez les factures pour lesquelles vous souhaitez envoyer des rappels de paiement.
Dans le menu qui apparaît en haut du tableau « Factures », sélectionnez l'option « Envoyer un rappel de facture ».
Cliquez sur « Soumettre » pour envoyer les rappels de factures impayées.