Plusieurs méthodes vous permettent d'envoyer une facture par e-mail à vos clients dans Teachworks. Chacune de ces méthodes est soumise à certaines règles :
Pour pouvoir envoyer une facture, son statut doit être « Approuvée » ou « Payée ». Les factures dont le statut est « Enregistrée » ne seront pas envoyées.
Le client dont le nom figure sur la facture doit avoir une adresse électronique valide enregistrée dans son profil.
Méthode 1 - Envoi d'une facture dès sa création
Si vous souhaitez envoyer une seule facture pendant que vous la créez, vous pouvez cocher la case « Envoyer l’e-mail de facture » puis cliquer sur le bouton « Approuver ».
Méthode 2 - Envoi d'une facture « enregistrée »
Si vous avez créé une facture avec le statut « Enregistrée » sans l'approuver, vous pouvez l'envoyer par courriel au client en utilisant l'une de ces options :
Modifiez la facture, cochez la case « Envoyer la facture par e-mail », puis cliquez sur le bouton « Approuver ».
Filtrez le tableau Factures pour afficher les factures « En attente d'approbation », puis cochez les cases situées à gauche du tableau pour sélectionner les factures à approuver et à envoyer par courriel. Dans le menu qui apparaît en haut du tableau, sélectionnez l'option « Approuver et envoyer », puis cliquez sur « Soumettre ».
Méthode 3 - Envoi d'une facture « approuvée »
Si vous avez déjà approuvé une facture et souhaitez l'envoyer ou la renvoyer à votre client, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures ».
Cliquez sur l'icône « Afficher » pour consulter la facture que vous souhaitez envoyer.
Cliquez sur le bouton « E-mail » en haut de la facture.
Une fenêtre s'ouvrira vous permettant de modifier le destinataire, l'objet et le message.
Cliquez sur le bouton « Envoyer » pour envoyer l’e-mail.
Méthode 4 - Envoi de plusieurs factures
Vous pouvez envoyer une ou plusieurs factures simultanément en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures ».
Utilisez les cases à cocher situées à gauche pour sélectionner les factures que vous souhaitez envoyer.
Un menu apparaîtra en haut du tableau Factures. Utilisez-le pour sélectionner le modèle d'e-mail que vous souhaitez utiliser.
Cliquez sur le bouton « Envoyer » pour envoyer les factures par e-mail aux clients sélectionnés.