Ce module complémentaire vous permet d'appliquer des règles de validation lors de la planification des cours en forfait afin d'avertir ou d'empêcher la planification d'un nombre de cours supérieur au solde du forfait d'un élève.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Validation du solde du forfait ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Paramètres
Une fois activée, cliquez sur « Paramètres » pour configurer l’extension. Sur la page « Paramètres de validation du solde du forfait », vous pouvez personnaliser les éléments suivants :
Paramètre du compte enseignant - Vous pouvez choisir « Empêcher » pour empêcher l'enseignant de programmer un cours si l'élève dispose d'un solde insuffisant, ou « Autoriser la dérogation », ce qui indiquera un solde insuffisant, mais autorisera tout de même la programmation.
Paramètres des comptes administrateur et personnel - Vous pouvez désactiver cette option (désactivation de la validation), empêcher la planification d'un cours si le solde du forfait de l'élève est insuffisant, ou autoriser la dérogation (solde du forfait insuffisant indiqué, mais planification autorisée).
Exigences
Pour utiliser le module complémentaire de validation de solde de forfait, vous devez vous assurer que les conditions suivantes sont remplies :
Le module complémentaire de validation des paquets est activé.
Vous avez activé la validation pour le type d'utilisateur (Enseignant, Administrateur/Personnel).
Le mode de facturation de l'étudiant doit être défini sur « forfait ».
Application
Le module complémentaire de validation du solde du forfait ne sera appliqué que dans l'un des cas suivants :
Lors de la planification ou de la mise à jour des cours sur le calendrier.
Lorsqu'un client s'inscrit à un cours en utilisant l' extension Open Classes dans son compte Teachworks.
Lorsque vous utilisez la fonction « ajuster l’heure de fin » pour modifier la durée d’une leçon (cette fonction n’est disponible que si l’option « Unités du forfait » dans les paramètres de votre compte est définie sur « Heure »).
Lors de l'acceptation ou de la modification d'une demande de cours à partir du module complémentaire Demandes de cours .
Outrepasser
Si vous avez configuré le paramètre « Autoriser la dérogation » du compte enseignant ou administrateur et personnel, chaque fois que vous tenterez de programmer un cours pour un élève dont le solde du forfait est insuffisant, un message d'erreur apparaîtra en haut de l'écran indiquant que l'élève dépassera le solde du forfait.
Si vous souhaitez continuer, faites défiler vers le bas jusqu'en bas du formulaire « Ajouter une leçon », cochez la case « Déroger à la limite du forfait », puis cliquez sur « Soumettre ».
REMARQUE : L’option de validation du solde du forfait ne sera pas appliquée dans certains cas, qui sont détaillés ci-dessous :
1. Lorsqu'un client demande des cours via l'extension Demandes de cours
2. Lors de la réservation ou de l'inscription à des cours via le plugin de réservation du site Web
3. Lors de l'ajout d'une leçon via l'API
4. À la fin d'une leçon (Remarque : si vous suivez les forfaits par heure, vous pouvez définir l'autorisation « Durée de la leçon » sur les profils des enseignants sur « Afficher » pour les empêcher de modifier la durée) .