Ce module complémentaire vous permet d'importer des paiements en masse à l'aide d'un modèle Excel.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Paiements d'importation ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Une fois l'extension activée, une option « Importer les paiements » s'affichera à droite du tableau des paiements.
Usage
Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour importer les enregistrements de paiement :
Téléchargez le modèle d'importation des paiements en cliquant sur « Plus », puis sur l'option « Importer les paiements » dans le tableau Paiements.
La première ligne contient les en-têtes permettant d'identifier chaque colonne. Ne modifiez pas cette ligne, sinon le chargement ne fonctionnera pas.
Une fois le modèle rempli, sélectionnez le fichier modèle sur la page « Télécharger les paiements » et soumettez le formulaire.
Colonne | Type de données |
Prénom | Veuillez saisir le prénom du client. |
Nom de famille | Veuillez saisir le nom de famille du client. |
Date | Veuillez saisir la date de réception du paiement (au format AAAA-MM-JJ). |
Montant | Saisissez le montant du paiement. |
Méthode | Veuillez saisir le mode de paiement utilisé (espèces, chèque, carte de crédit, carte de débit, prélèvement automatique, ACH, virement bancaire, virement électronique, PayPal, Venmo, Square, autre). |
Description | (Facultatif) Saisissez une description du paiement. |
Validation des paiements téléchargés
Une fois le fichier modèle soumis, vous devrez vérifier et valider chacun des paiements téléchargés dans le tableau « Valider et importer les enregistrements » en suivant les étapes ci-dessous :
Veuillez vérifier les informations relatives à chaque enregistrement de paiement, comme indiqué dans l'image ci-dessous :
Cliquez sur le bouton « Importer les paiements » pour importer l'enregistrement du paiement.
Répétez cette procédure pour tous les enregistrements de paiement téléchargés.
REMARQUE : Si le nom du client ou le mode de paiement saisi est invalide, ces champs resteront vides. Vous devrez alors sélectionner le client et le mode de paiement à l’aide du menu déroulant correspondant. Seules les lignes complètes seront ajoutées. Par conséquent, si un champ est manquant, le paiement ne sera pas importé.
Vous pouvez supprimer les paiements non importés en cliquant sur le bouton « Supprimer les paiements non importés » situé à droite du tableau.
Affectation des paiements aux factures en masse
Vous pouvez affecter les paiements que vous venez d'importer à vos factures. Cette opération peut être effectuée automatiquement et en masse grâce à notre module complémentaire d'affectation automatique .
Lorsque vous utilisez le module complémentaire d'allocation automatique pour répartir les paiements importés, il est préférable de définir la « Méthode de déclenchement » sur « Manuelle », car cela permettra de répartir les paiements non répartis lorsque vous déclencherez manuellement le processus.
Ceci est utile si vous devez affecter des paiements ou des crédits à des factures déjà approuvées.