Ce module complémentaire vous permet d'enregistrer et de gérer plusieurs modèles d'e-mails de facturation à utiliser lors de l'envoi de factures à vos clients par e-mail.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Courriels de facturation personnalisés ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Création d'un modèle d'e-mail de facture
Une fois l'extension « Facturation personnalisée par e-mail » activée, vous pouvez créer des modèles d'e-mails de facturation personnalisés. Suivez les étapes ci-dessous pour créer un modèle d'e-mail de facturation personnalisé :
Cliquez sur « Nouveau » dans la section « E-mails de facturation personnalisés ».
Ajoutez un titre à votre modèle dans le champ « Titre du modèle ».
Veuillez saisir un objet pour les courriels dans le champ « Objet ».
Dans le champ « Message », personnalisez le message et incluez les informations importantes en utilisant l'une des balises de fusion de la liste « Balises de fusion » située à droite du modèle.
Soumettez le formulaire pour créer le modèle d'e-mail de facture personnalisé.
Usage
Lors de la création, de l'approbation ou du renvoi de factures, Teachworks vous permet de sélectionner un modèle d'e-mail personnalisé afin d'adapter votre communication à chaque client. Cette option est disponible pour chaque facture individuellement ou en masse.
Factures individuelles (Création et approbation)
Vous pouvez sélectionner manuellement un modèle d'e-mail personnalisé lors de la création d'une nouvelle facture ou lors de l'approbation d'une facture en attente. Le menu déroulant de sélection du modèle sera accessible directement sur l'écran de création/révision de la facture.
Approbation et envoi en masse
Pour appliquer un modèle spécifique à plusieurs factures simultanément :
Accédez au tableau Factures.
Sélectionnez les factures que vous souhaitez envoyer par courriel en cochant les cases situées à l'extrême gauche des lignes.
Repérez le menu « Définir le type d'e-mail » qui apparaît dynamiquement en haut du tableau.
Sélectionnez le modèle personnalisé souhaité dans la liste déroulante pour l'appliquer à tous les enregistrements mis en surbrillance.
Cliquez sur « Soumettre » pour approuver et envoyer les courriels.
Renvoi ou envoi des factures enregistrées
Si vous devez envoyer par courriel une facture précédemment enregistrée ou une version mise à jour d'une facture modifiée :
Ouvrez la page de détails de la facture spécifique.
Regardez dans le coin supérieur droit du document.
Cliquez sur le bouton « E-mail » pour choisir votre modèle et envoyer.