Si vous vous trouvez dans une région où les enseignants sont des travailleurs indépendants et sont tenus de facturer votre entreprise, vous pouvez activer le module complémentaire Factures des enseignants.
Activation des factures des enseignants
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut de la page et saisissez « Factures des enseignants ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Paramètres
Vous pouvez ajuster plusieurs paramètres de facturation des enseignants en fonction des besoins de votre entreprise. Ces paramètres incluent notamment :
Intitulé de la facture - Le contenu de ce champ s'affichera en haut de la facture de l'enseignant.
Coordonnées de l'enseignant - Ce champ, utilisant des balises de fusion, contrôle la manière dont les coordonnées de l'enseignant apparaissent sur la facture.
Coordonnées de l'entreprise - Ce champ, utilisant des balises de fusion, contrôle la manière dont les coordonnées de votre entreprise apparaissent sur la facture.
Instructions par défaut : ces instructions seront affichées par défaut sur le formulaire de facture enseignant. Vous pouvez les modifier pour chaque facture.
Statuts des leçons - Indiquez les statuts des leçons à inclure sur les factures des enseignants. Si vous laissez ce champ vide, les leçons, quel que soit leur statut, seront incluses.
Description de la leçon - Utilisez les balises de fusion pour définir la description affichée pour les éléments de la leçon.
Événements non pédagogiques : utilisez les balises de fusion pour définir la description affichée pour les éléments non pédagogiques. Remarque : la date est incluse par défaut pour chaque élément.
Activer la taxe de vente - Lorsque cette option est activée, vous pouvez définir un taux de taxe de vente par défaut qui sera calculé et ajouté au sous-total de la facture.
Taux de taxe de vente par défaut : définit le taux de taxe par défaut indiqué sur le formulaire « Créer une facture pour enseignant ». Ce taux peut être modifié lors de la création d’une facture pour enseignant.
Libellé par défaut de la taxe de vente : libellé de la ligne de taxe de vente si le taux de taxe de vente est spécifié. Ce libellé peut être modifié sur le formulaire pour chaque facture.
Notification de nouvelle facture à l'entreprise - Lorsque cette option est activée, un courriel sera envoyé à l'adresse courriel de votre entreprise lorsqu'un enseignant crée une nouvelle facture.
Exclure les enregistrements payés - Lorsque cette option est activée, les leçons pour lesquelles un paiement a déjà été attribué ne seront pas ajoutées à la facture.
Autoriser les enseignants à créer des factures : activez cette option pour permettre aux enseignants de créer eux-mêmes leurs factures. Par défaut, seuls les administrateurs peuvent créer des factures pour le compte des enseignants.
REMARQUE : La date est incluse par défaut pour chaque ligne de poste.
Création d'une facture pour enseignant
Cliquez sur « Employés », puis sur « Factures des enseignants ».
Cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Sélectionnez l'enseignant dont vous allez créer la facture et cliquez sur « Suivant ».
Indiquez la date de la facture de l'enseignant.
Veuillez indiquer un numéro de facture.
Sélectionnez la date de début et la date de fin de la période (cela permettra d'inclure toutes les leçons et les heures de « travail supplémentaire » dans la facture pour la période que vous avez sélectionnée).
Veuillez saisir les détails ou instructions pertinents dans le champ « Détails/Instructions ».
Définissez une étiquette de taxe de vente et indiquez le taux de taxe de vente (si vous avez activé la taxe de vente dans les paramètres).
Cliquez sur « Aperçu de la facture » pour voir à quoi ressemblera la facture.
Cliquez sur « Créer une facture » lorsque vous serez prêt à approuver la facture.
Création d'une facture enseignant dans un compte enseignant
Cliquez sur l'onglet « Factures ».
Cliquez sur « Créer une facture » dans le menu de droite.
Veuillez vérifier que vos coordonnées sont correctes dans le champ « Adresse de l'enseignant ».
Indiquez la date de la facture de l'enseignant.
Veuillez indiquer un numéro de facture.
Sélectionnez la date de début et la date de fin de la période (cela permettra d'inclure toutes les leçons et les heures de « travail supplémentaire » dans la facture pour la période que vous avez sélectionnée).
Veuillez saisir les détails ou instructions pertinents dans le champ « Détails/Instructions ».
Définissez une étiquette de taxe de vente et indiquez le taux de taxe de vente (si la taxe de vente a été activée dans les paramètres).
Cliquez sur « Aperçu de la facture » pour voir à quoi ressemblera la facture.
Cliquez sur « Créer une facture » lorsque vous serez prêt à approuver la facture.
REMARQUE : Les dates de début et de fin sont toujours exprimées dans le fuseau horaire de l'entreprise, même si le professeur se trouve dans un fuseau horaire différent, car l'entreprise est le client et la vérification des leçons sur la facture nécessite que toutes les informations soient dans le fuseau horaire de l'entreprise.
Enregistrement d'un paiement de facture
Lorsqu'une facture présente un montant supérieur à zéro, un formulaire de paiement apparaît en bas de celle-ci pour un montant égal au total de la facture. Vous pouvez modifier la date, saisir une description et choisir d'envoyer un justificatif de paiement par courriel à l'enseignant. Pour enregistrer le paiement, soumettez le formulaire de paiement.
L'utilisation de ce formulaire pour enregistrer un paiement permettra également de marquer les leçons et autres transactions figurant sur la facture de l'enseignant comme « Payées » sur la page Heures et gains de l'enseignant.