Vous pouvez enregistrer les paiements reçus en dehors de Teachworks (espèces, chèque, Zelle) afin de maintenir des soldes clients précis et de régler les factures impayées.
Il existe plusieurs méthodes pour enregistrer un paiement, décrites en détail ci-dessous :
Méthode 1 - Enregistrement du paiement d'une facture
Pour enregistrer un paiement directement sur une facture, suivez ces étapes :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures ».
Cliquez sur la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un paiement en cliquant sur l'icône « Afficher ».
Faites défiler jusqu'à la section « Enregistrer le paiement » en bas de la facture.
Veuillez saisir les informations de paiement. Si le montant payé est supérieur à celui de la facture, un trop-perçu sera créé pour le montant excédentaire et pourra être utilisé pour régler d'autres factures.
Si vous souhaitez envoyer un e-mail pour informer le client qu'un paiement a été reçu, activez l'option « Envoyer le reçu ».
Soumettez le formulaire.
REMARQUE : Si cette section n'apparaît pas, vérifiez le statut de la facture ; celle-ci doit avoir le statut « Approuvée » pour qu'un paiement puisse être enregistré.
REMARQUE : Si vous traitez des paiements pour plusieurs factures, cliquez sur l’icône flèche à droite du bouton « Enregistrer le paiement », puis sur « Facturer et afficher la prochaine facture impayée ». Vous accéderez ainsi à la facture impayée suivante une fois le paiement effectué.
Méthode 2 - Enregistrement d'un paiement avant facturation
Si vous devez enregistrer un paiement avant d'avoir facturé le client, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Paiements ».
Cliquez sur le bouton « Nouveau » en haut du tableau.
Saisissez les informations de paiement.
Pour enregistrer des paiements supplémentaires, cliquez sur le bouton « Enregistrer et ajouter ». Sinon, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Une fois le paiement créé, lors de votre prochaine création d'une facture pour ce client, vous pourrez affecter ce paiement à la facture .
Envoi/Réenvoi d'un accusé de réception de paiement
Lors de l'enregistrement d'un paiement dans Teachworks, vous avez la possibilité d'envoyer un reçu de paiement au client. Toutefois, si vous n'avez pas coché la case « Envoyer le reçu » initialement, ou si vous souhaitez renvoyer le reçu, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Paiements ».
Trouvez le paiement pour lequel vous souhaitez envoyer un reçu et cliquez sur l'icône « Afficher » pour consulter le paiement.
Cliquez sur le bouton « Envoyer le reçu » en haut du tableau.
Intégration Stripe
Si vous utilisez notre intégration Stripe pour traiter les paiements par carte bancaire, ces derniers seront enregistrés automatiquement. Vous trouverez plus d'informations sur notre intégration Stripe ici : Intégration Stripe .
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