Teachworks propose plusieurs modes de facturation . Cet article détaille notre mode de facturation par forfait.
Quand utiliser la facturation forfaitaire
Vous utiliserez généralement cette méthode de facturation si vous souhaitez facturer vos clients à l'avance pour un forfait de cours ou d'heures qu'ils peuvent utiliser sur une période indéterminée.
Comment fonctionne la facturation forfaitaire ?
Avec la facturation par forfait, les clients paient d'avance un nombre précis de leçons ou d'heures pour un service donné. Au fur et à mesure que les leçons sont planifiées et effectuées, le système suit et réduit automatiquement ce solde prépayé.
Le cycle de vie d'un équilibreur de colis
Achat : Le client est facturé pour un forfait spécifique (par exemple, 10 heures de tutorat en mathématiques ). Une fois la facture générée, ces heures sont ajoutées au tableau des soldes des forfaits.
Planification : Les cours sont programmés dans le calendrier, sous le service correspondant.
Déduction : Le solde du forfait d’un client correspond au nombre total de leçons ou d’heures achetées pour un type de service donné, moins les leçons « Planifiées » ou « Suivies » pour ce même type de service. Lorsqu’une leçon est marquée comme « Suivie », le solde du forfait du client est automatiquement réduit.
Pourquoi les cours en forfait apparaissent-ils à 0,00 $ sur le calendrier ?
Une source fréquente de confusion est la raison pour laquelle les cours en forfait affichent un coût de 0,00 $ sur le calendrier.
Évite la double facturation : comme le client a déjà payé les heures lors de l’achat du forfait, Teachworks annule le coût de chaque leçon. Si la leçon était encore facturée, vous factureriez le client une seconde fois.
REMARQUE : Les forfaits dépendent entièrement des services mis en relation. Par exemple, si un client dispose d’un solde pour un forfait de soutien en mathématiques, mais que vous planifiez une leçon de soutien en sciences, le système ne déduira rien de son solde.
Modalités de facturation des clients
Vos clients sont facturés pour un forfait lorsque vous générez une facture de forfait à l'aide de l'option « Ajouter un forfait ». Cela ajoutera un forfait à la facture.
Il est important de porter une attention particulière au service que vous sélectionnez sur la facture, car ce service doit être cohérent avec celui que vous avez choisi lors de la planification des cours pour l'élève.
REMARQUE : Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la génération de factures de colis, vous pouvez consulter le tutoriel suivant : Création de colis .
Lorsque vous utilisez la méthode de facturation par forfait, il est généralement recommandé de définir la « Méthode de facturation » sur les profils de vos étudiants inscrits au forfait sur « Forfait ».
Le coût de leurs cours sera ainsi automatiquement ramené à zéro (puisque vous leur avez déjà facturé le forfait de cours/heures). En fixant le coût à zéro, vous évitez toute double facturation accidentelle.
Paramètres du paquet
Vous pouvez personnaliser plusieurs paramètres pour les packages dans Teachworks. Vous pouvez notamment ajuster les paramètres suivants :
Unités de forfait - Suivi des forfaits par leçon ou par heure.
Compter les leçons « manquées » comme utilisées - Choisissez de compter les leçons marquées comme « manquées » comme des leçons du forfait utilisées.
Suivi des colis par - Les colis peuvent être suivis par élève ou par famille.
Offres groupées disponibles dès réception de la facture - Vous pouvez choisir de rendre les offres groupées disponibles lorsqu'une facture contenant une offre groupée est approuvée ou payée.
Vous pouvez personnaliser les paramètres ci-dessus en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Compte », puis sur « Paramètres du compte ».
Cliquez sur l'onglet « Finance et opérations ».
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Paramètres du paquet ».
Création de services pour les forfaits
Si votre liste de services comprend des services utilisés à la fois pour des forfaits et des leçons individuelles, il est généralement préférable de créer un service distinct à utiliser spécifiquement pour les forfaits.
Par exemple, si vous proposez un service appelé « Cours particuliers d’anglais » utilisé à la fois pour des forfaits et des cours individuels, vous devriez créer un service distinct appelé « Cours particuliers d’anglais – Forfait » à utiliser spécifiquement pour les forfaits.
Flux de travail de facturation par forfait
Si vous souhaitez utiliser la méthode de facturation par forfait, vous pouvez utiliser la procédure ci-dessous pour la configurer :
Commencez par personnaliser la section « Paramètres du forfait » de la page « Paramètres du compte » en fonction de vos besoins.
Ensuite, définissez le champ « Méthode de facturation » du profil de l'étudiant sur « Forfait ».
Créez une facture pour le client et utilisez l'option « Ajouter un forfait » dans la section des lignes de la facture, puis cliquez sur le bouton « Valider ».
Sélectionnez les détails du forfait, notamment le service, la quantité et le prix unitaire.
Approuvez la facture. Selon vos paramètres, le paiement peut être requis avant la mise à disposition du colis au client.
Planifiez les cours pour l'élève. Lorsque vous sélectionnez le nom de l'élève dans le champ « Élève » du formulaire « Ajouter un cours », la liste des services s'actualise et affiche les forfaits disponibles. Sélectionnez le service correspondant au forfait et planifiez le cours.
REMARQUE : Si vous utilisiez la facturation forfaitaire avec un autre logiciel, vous pouvez configurer les soldes de forfait initiaux pour vos clients en suivant ces étapes : Configuration des soldes de forfait initiaux.
Consulter le solde de votre forfait
Vous pouvez consulter le solde des forfaits de vos clients en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation ».
Cliquez sur « Soldes des colis ».
Facturation des forfaits et des cours individuels aux clients
Si vous avez des élèves facturés principalement selon la méthode de facturation par forfait, mais qui peuvent également avoir des leçons ne faisant pas partie d'un forfait, vous devez tout de même définir la méthode de facturation de l'élève sur « Forfait ».
Lorsque vous planifiez des cours individuels qui ne font pas partie d'un forfait pour l'élève, vous pouvez utiliser la fonction de modification du coût . Celle-ci vous permettra d'attribuer un coût à la ou aux leçons chaque fois que vous devrez facturer le client pour un cours individuel.
Afin de suivre avec précision les soldes des forfaits et de garantir que les leçons facturées individuellement ne soient pas déduites des forfaits des clients, vous devrez utiliser des services distincts, comme décrit ci-dessus.
Par exemple, vous pouvez créer des services intitulés « Cours particuliers d'anglais » et « Forfait cours particuliers d'anglais ». Pour programmer un cours facturé individuellement, sélectionnez simplement le service « Cours particuliers d'anglais », cliquez sur l'option « Modifier le mode de facturation », puis choisissez le mode de facturation approprié.
Archivage des paquets
L'archivage définit une date limite de calcul pour le forfait d'un client. Il isole l'utilisation active du forfait de l'historique des leçons passées pour le même type de service.
Pourquoi utiliser l'archivage ?
Contrôle du calcul : cette option exclut du calcul du solde du forfait les leçons planifiées avant ou à la date d’archivage choisie. Ceci est essentiel lors du passage d’une facturation horaire à une facturation forfaitaire, afin d’éviter que les leçons passées ne soient déduites rétroactivement du nouveau solde prépayé.
Nettoyage du tableau de bord : supprime les activités antérieures au package actif.
NOTES
L'archivage ne supprime pas les leçons
Cela ne supprime pas les données historiques
Cela n'affecte que ce qui est inclus dans les calculs du solde du colis.
Il peut servir à améliorer la clarté, mais sa fonction principale est de contrôler les limites de calcul.
Pour obtenir des instructions étape par étape sur la façon d'appliquer une date limite au profil d'un client, consultez notre guide : Forfaits d'archivage .
Pour en savoir plus
Vous trouverez ci-dessous des articles supplémentaires contenant des informations relatives aux colis qui pourraient vous être utiles :
Besoin d'aide supplémentaire ? Regardez cette vidéo qui explique comment créer des offres pour vos clients.
Vous hésitez encore sur la méthode de facturation à choisir pour votre activité d'enseignement ? Consultez notre aide-mémoire : Méthodes de facturation Teachworks et aide-mémoire