L'extension « Frais de facturation futurs » vous permet de créer des frais clients sans facture. Lors de la création ultérieure de factures, vous pourrez intégrer ces frais pour une période donnée.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur l'onglet « Compte » puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Frais de facturation futurs ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Usage
Enregistrement des frais de facturation futurs
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Ajouter les frais de facturation futurs ».
Ajoutez des utilisateurs par « Client » ou « Étudiant » (Si une famille a 3 enfants et que vous souhaitez ajouter des frais pour chaque étudiant séparément, vous pouvez choisir l'option « Étudiant » pour créer 3 frais - un pour chaque étudiant).
Veuillez saisir un titre, une date, un montant et une description (ces informations figureront ultérieurement sur les factures).
Cliquez sur « Enregistrer » ou sur « Enregistrer et ajouter un autre » pour ajouter plusieurs frais.
Ajout de frais aux factures
Le module complémentaire Future Invoice Charges peut être utilisé pour des factures uniques, des factures multiples ou des factures créées via le module complémentaire Invoice Autopilot.
Factures individuelles : Choisissez l'option « Frais par date » et sélectionnez la plage de dates correspondante pour inclure les frais dans la facture.
Factures multiples : Sélectionnez l'option « Frais par date » ou l'option « Frais et leçons par date » pour inclure les frais (et les leçons) sur les factures.
Module complémentaire Invoice Autopilot : Si vous utilisez le module complémentaire Invoice Autopilot, vous pouvez sélectionner l’option « Ajouter les frais non facturés aux factures » pour ajouter automatiquement les frais futurs aux factures.
Frais de modification ou de suppression
Si vous souhaitez modifier ou supprimer des frais, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Frais » (ou cliquez sur le lien « Frais de facturation » dans la barre latérale de la page Factures).
Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier une facturation ou sur l'icône « x » pour la supprimer.
Si l'option permettant de modifier ou de supprimer une opération n'apparaît pas, cela signifie qu'elle est déjà associée à une facture. Dans ce cas, la colonne « Numéro de facture » affichera la facture correspondante.
Les frais déjà facturés ne peuvent être modifiés ou supprimés que de la facture à laquelle ils se rapportent.
Si vous supprimez ou annulez une facture comportant des frais futurs, ces frais ne seront pas supprimés et pourront toujours être ajoutés à une nouvelle facture. Si vous souhaitez les supprimer, vous pouvez le faire directement depuis le tableau des frais en cliquant sur l'icône « Supprimer » après avoir supprimé ou annulé la facture.
Suppression d'une facturation future
Il est possible de supprimer des frais d'une facture lors de sa modification. Il est important de noter qu'il existe deux types de frais pouvant être ajoutés aux factures : les frais réguliers et les frais des factures futures.
Les frais réguliers peuvent être ajoutés un par un directement aux factures lors de leur création. Si vous supprimez ce type de frais d'une facture, celui-ci sera supprimé de la facture et de Teachworks.
Les frais de facturation futurs, quant à eux, sont détachés de la facture mais peuvent toujours être ajoutés à une autre facture.