L'extension Invoice AutoPay vous permet de mettre automatiquement en file d'attente les factures pour paiement via Stripe lorsqu'une facture est approuvée.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Paiement automatique des factures ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Paramètres
Une fois l'extension activée, vous pouvez cliquer sur l'option « Paramètres » pour personnaliser les paramètres suivants :
Tentatives de paiement - Ce paramètre vous permet de sélectionner le nombre de tentatives de paiement.
Intervalle entre les tentatives - Ce paramètre vous permet de sélectionner le nombre de jours entre chaque tentative de paiement.
Méthode d'activation - Ce paramètre vous permet de choisir comment activer le paiement automatique. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Activer pour tous les clients - Il s'agit de l'option par défaut pour le paramètre « Méthode d'activation » et elle appliquera le paiement automatique à tous vos clients qui ont une carte de crédit enregistrée dans leur profil.
Activer sur le profil client - Cette option ajoute une case à cocher « Activer » aux profils de vos clients et vous permet d'activer le paiement automatique pour certains clients.
Activation par défaut : ce paramètre s’affiche lorsque la « Méthode d’activation » est définie sur « Activer sur le profil client ». Lorsqu’il est activé, le paiement automatique est automatiquement activé pour tous les clients existants et nouveaux disposant d’un identifiant Stripe. S’il n’est pas coché, le paiement automatique est désactivé par défaut et doit être activé manuellement dans les profils clients.
REMARQUE : Un paramètre supplémentaire « Ordre de mode de paiement » apparaîtra si une entreprise basée aux États-Unis a activé la fonctionnalité de paiements ACH de Stripe .
Traitement des paiements automatiques
Les paiements automatiques seront déclenchés pour les factures dont le statut est défini sur « Approuvé » grâce aux fonctionnalités suivantes :
Approbation d'une seule facture
Mise à jour en masse du statut des factures
Exigences
Pour que vos factures soient mises en file d'attente pour un traitement de paiement automatique, les conditions suivantes doivent être remplies :
Le statut de la facture est défini sur « Approuvée ».
Le client possède un identifiant Stripe associé à son profil Teachworks.
Le montant total de la facture doit être supérieur à 0,50 $.
Usage
Si les conditions ci-dessus sont remplies, la facture sera mise en file d'attente pour paiement automatique. L'ordre de traitement des factures est déterminé par leur ordre d'approbation.
Teachworks se connecte ensuite à Stripe à l'aide de l'identifiant Stripe du client pour tenter de traiter le paiement via les cartes bancaires enregistrées dans son profil. La carte par défaut du client est débitée en premier. Si ce paiement est refusé et que le client dispose d'une autre carte bancaire enregistrée, la tentative est répétée jusqu'à ce que le paiement soit validé ou que le client n'ait plus de carte bancaire enregistrée.
Si le paiement est effectué avec succès, la facture sera marquée comme « Payée ». En cas d'échec du paiement et si le nombre de tentatives de paiement est supérieur à 1 dans les paramètres de l'extension, une nouvelle tentative sera programmée.
Vous pouvez consulter les factures pour lesquelles un paiement automatique est en attente dans le tableau « Factures ». Une icône d'horloge s'affiche à côté du numéro de facture ; en survolant cette icône avec votre souris, vous verrez la date du prochain prélèvement.
Affichage des résultats de la tentative de paiement
Vous pouvez consulter toutes les tentatives de paiement dans le tableau « Tentatives de paiement », y compris les paiements réussis et échoués, ainsi que la raison de l’échec. Vous pouvez accéder à ce tableau en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures ».
Cliquez sur « Plus » à droite.
Cliquez sur « Tentatives de paiement ».
Widget du tableau de bord des tentatives de paiement automatique refusées
Vous pouvez également activer le widget « Tentatives de paiement automatique refusées » pour votre tableau de bord, qui affichera les tentatives de paiement refusées, en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Tableau de bord », puis sur « Paramètres du tableau de bord ».
Activez l'option « Tentatives de paiement automatique refusées » pour activer le widget.
Désactivation des paiements automatiques des factures
Sur une facture
Si vous souhaitez empêcher le traitement automatique d'un paiement pour une facture en particulier, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :
Cliquez sur Facturation, puis sur « Factures ».
Cliquez sur l'icône « Afficher » à côté de la facture approuvée pour laquelle vous souhaitez désactiver les paiements automatiques.
Cliquez sur le menu « Options de facturation » en haut de la facture.
Cliquez sur l'option « Annuler le paiement automatique ».
Désactivation du module complémentaire de paiement automatique des factures
Si vous désactivez l'option de paiement automatique des factures, tous les paiements en attente seront annulés.