Lorsque vous facturez vos clients à l'avance, toute modification supplémentaire du calendrier, comme le changement de la durée ou du coût d'une leçon, ou sa suppression, crée un décalage entre votre planning et les factures déjà émises. Pour vous signaler cette anomalie, Teachworks affiche automatiquement une icône de drapeau rouge à côté du numéro de facture dans votre tableau Factures.
Affichage des modifications
Lorsque vous consultez une facture signalée, vous verrez des étiquettes indiquant les leçons modifiées ou supprimées. Une étiquette apparaîtra également au-dessus du champ « Total » de la facture, précisant la modification du total et la manière de la comptabiliser.
Comptabilisation des changements
Deux types de modifications peuvent être apportées selon le statut de la facture :
Facture non réglée : Si la facture n’a pas encore été réglée et qu’elle est « Approuvée », vous serez invité(e) à la mettre à jour avec les informations et les coûts actuels des cours. Cliquez sur le lien fourni dans l’étiquette pour ouvrir le formulaire « Modifier la facture » et actualiser les cours.
Facture déjà payée : Si le statut de la facture est « Payée » et que son montant total a diminué , vous serez invité à émettre un avoir. En cliquant sur le lien figurant sur l’étiquette, vous ouvrirez le formulaire de création d’un avoir et une ligne sera automatiquement ajoutée à celui-ci pour le montant exact.
Si le montant total de la facture a augmenté , vous serez invité à créer une nouvelle facture pour le supplément. Le lien fourni ouvrira le formulaire « Créer une facture » avec une ligne supplémentaire pour l'ajustement nécessaire.
REMARQUE : Il est préférable de traiter les factures signalées une seule fois, à la fin de la période de facturation, afin de pouvoir gérer toutes les modifications simultanément avant de masquer les signalements. Si vous modifiez une facture signalée et masquez les signalements avant la fin de la période de facturation, puis que d’autres leçons de cette facture sont modifiées ultérieurement dans le calendrier, la facture ne sera pas signalée pour ces modifications, car vous avez déjà masqué les signalements pour cette facture.
Cacher les drapeaux
Les indicateurs peuvent être masqués soit en suivant les instructions relatives aux factures « payées », soit manuellement. Les deux méthodes pour masquer les indicateurs sont les suivantes :
Si une facture « Payée » a été signalée et que vous cliquez sur le lien dans l'invite pour « Émettre un avoir et masquer les signalements » ou « Créer une facture et masquer les signalements » (voir image ci-dessous), alors les signalements seront masqués sur la facture à l'avenir.
Si une facture a été signalée, utilisez le menu « Options de la facture » pour appliquer manuellement l’option « Masquer le signalement » (voir image ci-dessous) ; les signalements seront alors masqués sur la facture à l’avenir.
Affichage des drapeaux cachés
Lors de la consultation du tableau des factures, les factures comportant des indicateurs de facturation masqués sont visibles grâce à une icône de drapeau grise affichée à côté du numéro de facture :
Si vous souhaitez afficher des drapeaux qui ont été « masqués », vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures ».
Cliquez sur l'icône « Afficher » à côté de la facture sur laquelle vous souhaitez afficher les drapeaux.
Cliquez sur le menu « Options de facturation » puis sur « Afficher les indicateurs ».
