Remboursement total ou partiel d'un paiement alloué
Pour assurer une traçabilité comptable adéquate, ne modifiez ni ne supprimez la facture ou le paiement d'origine lors du remboursement d'un paiement affecté. Conservez les documents originaux intacts et suivez la procédure en deux étapes suivante :
Émettre une note de crédit : Créez une note de crédit d’un montant égal au montant précis que vous souhaitez rembourser.
Remboursement de l'avoir : Enregistrez le remboursement en contrepartie de cet avoir afin d'équilibrer le compte du client.
Étape 1 - Création de l'avoir
La procédure d'établissement d'un avoir est identique pour les remboursements totaux et partiels.
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Émettre une note de crédit ».
Sélectionnez le client dans le champ « Client ».
Choisissez le type de ligne de remboursement en fonction du motif du remboursement :
Pour les cours ou les crédits généraux : utilisez l’option « Ajouter des frais », saisissez le montant du crédit et indiquez le motif du remboursement dans le champ de description.
Pour les forfaits : utilisez l’option « Ajouter des frais » pour réduire le montant dû sans modifier le nombre d’heures prépayées du forfait du client. Utilisez l’option « Ajouter un forfait » si vous souhaitez réduire le nombre d’heures restantes dans le solde du forfait du client, en plus du remboursement.
Étape 2 - Remboursement de l'avoir
Une fois l'avoir créé, vous devrez le rembourser. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures ».
Saisissez le numéro de l'avoir dans le champ « Recherche » et appuyez sur Entrée.
Cliquez sur le bouton « Afficher » pour consulter la note de crédit.
Faites défiler vers le bas jusqu'au formulaire « Émettre un remboursement » situé en bas de l'avoir.
Saisissez les détails du remboursement et cliquez sur le bouton « Enregistrer le remboursement ».
Annulation et remboursement d'un paiement
Dans le cas où une facture aurait été créée par erreur ou si vous remboursez un paiement affecté mais que la facture devra tout de même être payée ultérieurement, vous devrez annuler l'affectation du paiement, enregistrer un remboursement (et si la facture ne sera pas payée ultérieurement, annuler la facture).
Étape 1 - Désaffectation du paiement
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures ».
Consultez la facture que vous allez rembourser et annuler en cliquant sur l'icône « Afficher ».
Désaffectez la facture en cliquant sur l'icône « X » à côté du ou des paiements figurant sur la facture.
Étape 2 - Rembourser le paiement
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Paiements ».
Pour consulter le ou les paiements à rembourser, cliquez sur l'icône « Afficher ».
Cliquez sur « Plus » en haut à droite et sélectionnez l'option « Remboursement ».
REMARQUE : L’option « Remboursement » ne sera disponible qu’une fois le paiement décompilé de la facture.
Étape 3 - Annulation de la facture
Si vous n'aurez plus à payer cette facture, vous pouvez l'annuler en suivant ces étapes :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures ».
Pour consulter la facture à rembourser, cliquez sur l'icône « Afficher ».
Cliquez sur « Options de facturation » et sélectionnez « Annuler ».