Le module complémentaire Invoice Autopilot vous permet de configurer un calendrier qui générera automatiquement les factures.
Activation du module complémentaire de facturation automatique
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Dans le champ « Recherche » situé en haut, saisissez « Invoice Autopilot ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Création d'un calendrier de facturation automatisé
Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour créer une planification de facturation automatique :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Ajouter un échéancier de facturation ».
Complétez les étapes « Paramètres de planification » et « Paramètres de facturation » en utilisant les informations ci-dessous.
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Comme indiqué à l'étape 2 ci-dessus, la configuration d'un nouveau
Planification automatique des factures :
Étape 1 : Paramètres de planification
Cette étape vous permet de personnaliser la fréquence et le moment de génération des factures. Vous pouvez personnaliser les paramètres suivants :
Titre - Saisissez un titre qui vous permettra d'identifier facilement le planning si vous devez y apporter des modifications.
Début/Fin - Indiquez les dates de début et de fin de la période de facturation. La date de début correspond au début de la première période de facturation et la date de fin à la fin de la période de facturation des dernières factures à générer.
Fréquence : choisissez la fréquence de génération des factures. Vous pouvez opter pour une répétition quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, ainsi que plusieurs variantes pour chacune de ces périodes.
Calendrier – Vous pouvez choisir de générer les factures au début de chaque période de facturation si vous facturez vos clients à l'avance, ou à la fin de chaque période si vous facturez vos clients après leurs cours.
Décalage - Vous pouvez choisir de générer les factures un certain nombre de jours avant ou après la date de facturation :
Définir la date de facturation : cette option s’affiche si le décalage n’est pas égal à zéro. Vous avez deux options pour définir la date de facturation :
Date de création - Utilisez cette option si vous souhaitez définir la date de la facture sur la date de génération et de création de celle-ci.
Date de la période - Ceci définira la date de la facture comme date de début de période si la facture est générée au début de la période et comme date de fin de période si elle est créée à la fin de la période.
Étape 2 : Paramètres de facturation
Cette étape ressemble beaucoup à la création d'une facture, mais il est important de comprendre que vous ne créez pas une facture, vous sélectionnez des paramètres qui serviront à générer automatiquement les factures à l'avenir. Voici quelques points à retenir :
Décalage de la date d'échéance - Vous pouvez définir la date d'échéance par rapport à la date de la facture.
Numéro de facture - Les numéros de facture seront attribués automatiquement, en faisant suite au numéro de facture précédent.
Inclure les cours - Pour ajouter les cours programmés pendant la période de facturation, cochez la case « Inclure les cours ».
Inclure les leçons non facturées de la période précédente - Si vous ajoutez des leçons à votre calendrier après la génération d'une facture, activez ce paramètre afin que la prochaine facture prenne en compte les nouvelles leçons de la période de facturation précédente.
Instructions de facturation : le champ « Instructions » ne sera pas mis à jour si vous modifiez le champ « Instructions de facturation par défaut » dans les paramètres du compte. Ce champ est spécifique à la facturation automatique et devra être modifié manuellement si vous souhaitez le changer.
Passer si le total est nul - Si vous n'incluez que les leçons sur la facture, il est conseillé de cocher la case permettant d'ignorer les factures vierges au cas où un client n'aurait suivi aucune leçon pour l'une des périodes de facturation.
Statut – Si vous souhaitez vérifier les factures avant leur transmission aux clients, vous pouvez définir leur statut sur « Enregistré ». Après vérification, vous pouvez le modifier en « Approuvé ».
Envoyer les factures par e-mail - Si vous définissez le statut sur « Approuvé », vous pouvez faire envoyer les factures immédiatement en cochant cette case.
Il est important de noter que les cours programmés après l'exécution d'un planning ne seront pas automatiquement pris en compte. Par exemple, dans un planning journalier, si des cours des jours précédents sont ajoutés ultérieurement, ils devront être facturés manuellement.
REMARQUE : Pour que l’option « Inclure les leçons non facturées de la période précédente » apparaisse dans le formulaire Paramètres de facturation, les conditions suivantes doivent être remplies :
Le paramètre « Répétition des factures » doit être défini sur « Hebdomadaire » ou « Mensuel ».
Le paramètre « Délai » correspond au « Début » de la période de facturation.
À l'étape des paramètres de facturation, vous devez cocher la case « Inclure les leçons ».
Étape 3 : Vérification des dates de facturation
Après avoir configuré les paramètres de planification et de facturation, vérifiez les dates de création des factures. Cela garantira leur production aux dates prévues par votre entreprise.
Vous pouvez consulter les dates de facturation en consultant le calendrier de facturation automatique et en faisant défiler vers le bas jusqu'à la section « Dates de facturation à venir ».
Génération de factures
Le code de traitement des factures automatiques s'exécute toutes les 6 heures. Généralement, les factures sont générées durant les six premières heures de la journée, selon votre fuseau horaire.
Si vous souhaitez générer des factures après la fin d'une journée, vous devez paramétrer le « Décalage » à 1 jour après la date de facturation dans les « Paramètres de planification ». La facture de la veille sera ainsi générée dans les 6 premières heures du jour suivant.
Consultation des factures programmées
Pour consulter les dates de création des factures, cliquez sur l'icône « Afficher » à côté de l'échéancier que vous avez créé dans le tableau « Échéanciers de facturation » et reportez-vous à la section « Dates de facturation à venir ». Vous pourrez ainsi vérifier que les dates de facturation prévues correspondent bien à celles que vous aviez prévues.
Vous pouvez également consulter les factures déjà générées par le module de facturation automatique dans le tableau Factures en affichant la facture. Le nom de la planification du module de facturation automatique qui l'a créée s'affichera.
Ajouter des clients à un planning
Vous pouvez ajouter des clients supplémentaires à un planning en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Facturer les programmes Autopilot ».
Cliquez sur le bouton « Paramètres de facturation » de la planification à laquelle vous souhaitez ajouter des clients.
Dans le champ « Clients », ajoutez les clients
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Vous pouvez également ajouter des clients à un échéancier de facturation directement depuis leur profil Teachworks. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Élèves », puis sur « Familles » ou « Élèves » (pour les élèves indépendants).
Cliquez sur le bouton « Modifier » pour modifier leur profil.
Cliquez sur l'onglet « Facturation ».
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Facturation ».
Cliquez sur le champ « Planifications automatiques de facturation » pour sélectionner une planification préexistante.
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
REMARQUE : Si vous modifiez le statut du profil d’un client en « Inactif » puis modifiez les « Paramètres de facturation » d’une planification Invoice Autopilot à laquelle il a été ajouté, le client sera automatiquement retiré de la planification Invoice Autopilot et cela sera reflété dans son profil.
Exemple de création d'un calendrier de facturation automatisé
Vous trouverez ci-dessous un exemple de création d'une planification automatique de facturation qui générerait des factures mensuellement, au début du mois, pour les leçons individuelles à venir.
Étape 1 : Paramètres de planification
Titre du planning : Utilisez un titre qui permettra de l’identifier facilement si vous souhaitez y apporter des modifications ultérieurement.
Début/Fin de la planification : Sélectionnez la période pendant laquelle vous souhaitez que cette planification s’exécute. Vous pouvez choisir une période très lointaine, mais par défaut, elle est d’un an.
Périodicité des factures : Mensuelle, tous les 1 mois, le 1er jour de chaque mois.
Calendrier : Générez les factures au début de la période de facturation (cela vous permet d’ajouter les leçons à venir et de facturer à l’avance).
Étape 2 : Choisir les paramètres de facturation
Clients : Ajoutez ici tous les clients que vous souhaitez inclure dans le planning. Si vous souhaitez sélectionner tous les clients, cliquez sur l’option « Tout sélectionner ».
Décalage de la date d'échéance : à définir selon les besoins.
Choisissez l'option « Ajouter des leçons » : cela vous permet d'inclure des leçons individuelles sur la facture. Étant donné que ce planning automatique générera des factures pour les leçons futures, choisissez l'option permettant d'inclure tous les statuts de leçon (les leçons ne seront marquées comme suivies qu'après avoir eu lieu).
Ignorer si le total est nul : Choisissez cette option pour éviter la création de leçons dont le total de la facture est de 0.
Statut des factures : Si vous souhaitez vérifier les factures avant de les envoyer à vos clients, définissez leur statut sur « Enregistrées ». Sinon, choisissez l’option « Approuvées ».
Envoyer les factures par courriel : Cette option apparaîtra si vous sélectionnez l’option « Approuvé ». Cochez la case si vous souhaitez envoyer les factures par courriel à vos clients dès leur création.
REMARQUE : Si vous ajoutez d'autres clients à Teachworks, n'oubliez pas de les ajouter ensuite à l'horaire.
Étape 3 : Examiner le calendrier
Une fois votre planification de facturation automatique créée, vous pouvez consulter les dates de génération et d'envoi des factures. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Facturer les programmes Autopilot ».
Cliquez sur l'icône « Afficher » à côté du planning que vous souhaitez consulter.
Vous verrez alors une page récapitulant vos paramètres, ainsi que les informations suivantes :
Date de facturation : La date qui figurera sur la facture.
Date de création : Date à laquelle les factures seront générées.
Période de facturation : La période qui sera utilisée pour extraire les leçons du calendrier et les reporter sur chaque facture.
Statut : Une fois les factures créées, le statut passera à « Terminé ».