Ce module complémentaire permet à vos clients d'annuler leurs prochains cours depuis la section « Rappels de cours » ou depuis leur compte Teachworks.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ de recherche en haut et saisissez « Annulation client ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Paramètres
Cliquez sur « Paramètres » pour configurer l’extension. Sur la page « Paramètres d’annulation client », vous pouvez personnaliser les éléments suivants :
Règles - Vous pouvez spécifier les règles suivantes qui affecteront le fonctionnement des annulations :
Définissez l'heure limite d'annulation.
Spécifiez le statut de la leçon à définir si celle-ci est annulée avant l'heure limite.
Spécifiez le statut de la leçon à définir si celle-ci n'est pas annulée avant l'heure limite.
Instructions - Ce champ vous permet d'ajouter des instructions concernant les annulations qui apparaîtront sur la page où les clients peuvent annuler un cours.
Message de confirmation - Ce champ vous permet d'afficher le message saisi dans ce champ après l'annulation réussie d'une leçon.
Message de confirmation après l'heure limite : ce champ permet d'afficher le message saisi dans ce champ après l'annulation d'un cours si celui-ci a été annulé après l'heure limite. Si ce champ est laissé vide, le message de confirmation standard du champ précédent sera utilisé.
Texte du lien d'annulation - Le texte saisi dans ce champ sera utilisé comme texte d'ancrage pour le lien d'annulation dans les e-mails de rappel de cours où apparaît la balise de fusion {CANCEL-LINK}.
Ajouter la balise de fusion Annuler aux modèles de rappel - Vous pouvez ajouter la balise de fusion {CANCEL-LINK} à vos rappels pour la famille et les élèves en cliquant sur les liens de cette section.
Annulation par un élève enfant - Vous pouvez activer cette option pour permettre aux élèves enfants d'annuler eux-mêmes leurs cours.
Motif d'annulation - Activez cette option si vous souhaitez exiger de vos clients qu'ils saisissent un motif d'annulation.
Usage
Annulation des rappels de cours
Si vous avez ajouté le tag de fusion {CANCEL-LINK} à vos rappels de cours pour les familles et/ou les élèves, les parents et/ou les élèves pourront cliquer dessus pour annuler le cours à venir. Voici un exemple de la procédure d'annulation dans le rappel de cours :
1. Cliquez sur le lien « Annuler la leçon » dans l'e-mail de rappel de la leçon.
2. Cliquez sur « Annuler la leçon » pour confirmer l'annulation de la leçon.
Annulation du calendrier
Outre le lien d'annulation figurant dans les courriels de rappel, les parents et les élèves peuvent également annuler leurs cours en se connectant à leur compte Teachworks, en cliquant sur le cours à annuler, puis sur « Voir ». Un bouton « Annuler » apparaîtra alors à côté du nom de chaque élève.
Notifications
Lorsqu'un client annule l'un de ses prochains cours, les utilisateurs suivants recevront une notification d'annulation :
L'administrateur de la société
L'enseignant affecté à la leçon
L'élève (ou les élèves) affecté(s) à la leçon
Le ou les profils familiaux associés aux élèves, s'il s'agit d'un enfant.
REMARQUE : Si vous souhaitez envoyer des notifications aux utilisateurs lorsque des clients annulent leurs cours, vous devrez configurer une règle de transfert. Consultez cet article pour plus d’informations : Transfert d’e-mails .
Consultation des annulations de cours
Vous pouvez consulter les cours annulés par les clients à deux endroits :
Emplacement 1 - Tableau de bord Teachworks : Vous pouvez activer le widget Annulations client en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Tableau de bord ».
Cliquez sur « Paramètres du tableau de bord ».
Activez l'option « Annulations client ».
Emplacement 2 - Onglet Navigation du calendrier : Vous pouvez également consulter les cours annulés par vos clients directement dans l'onglet calendrier en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Calendrier ».
Cliquez sur « Annulations de cours »
Remarque concernant les cours ouverts : Si vous utilisez l’extension « Cours ouverts » et qu’un client annule l’inscription d’un élève à un cours ouvert, seul le statut de cet élève sera mis à jour. Le statut du cours restera inchangé afin que d’autres élèves puissent s’y inscrire. Pour mettre à jour le statut de l’ensemble du cours, terminez la leçon comme d’habitude à l’aide du formulaire « Terminer la leçon ».