Teachworks vous permet d'envoyer automatiquement des rappels de cours par e-mail à vos employés et clients pour leur rappeler les leçons à venir. Vous pouvez activer cette fonctionnalité pour vos employés et clients en suivant les étapes décrites dans cet article : E-mails de rappel de cours .
L'article suivant vous guidera pour déterminer pourquoi un utilisateur ne reçoit pas les e-mails de rappel de cours.
Étape 1
La première étape consiste à vérifier l'exactitude de l'adresse e-mail de l'utilisateur. Il est conseillé de contacter votre client ou employé pour confirmer que l'adresse e-mail enregistrée dans son profil est correcte.
Étape 2
La deuxième étape consiste à vérifier que les rappels de cours sont activés dans le profil de l'utilisateur. L'activation/désactivation des rappels de cours se fait individuellement pour chaque profil.
Pour activer les rappels de cours pour un utilisateur, consultez son profil, cliquez sur l'onglet « Communications », puis sur la section « Notifications ». L'option « Rappels de cours » doit être activée.
Étape 3
Assurez-vous que le statut du profil de l'utilisateur est « Actif » ou « Prospect ». Les rappels de cours ne sont envoyés qu'aux profils dont le statut est actuellement défini sur « Actif » ou « Prospect ».
Vous pouvez aller dans Étudiants -> Étudiants/Familles et saisir le nom de l'utilisateur dans le champ de recherche de la barre latérale pour afficher son profil et consulter la colonne « Statut » pour vérifier le statut de son profil.
Étape 4
L'étape suivante consiste à consulter les journaux de notifications. Vous pouvez y accéder via l'onglet « Compte » pour visualiser les e-mails envoyés aux clients et aux employés. Pour trouver facilement les résultats, saisissez l'adresse e-mail du destinataire dans le champ de recherche de la barre latérale.
Colonne « Résultat »
La colonne « Résultat » est essentielle pour le dépannage des notifications par e-mail, car elle indique l'état de leur distribution. Survolez l'état pour afficher le message d'erreur.
Signification des statuts :
Livré - Le serveur de messagerie du destinataire a renvoyé une réponse de livraison réussie.
Envoyé - Le message n'a pas été envoyé à l'adresse électronique du destinataire, mais aucune réponse n'a encore été reçue.
Non distribué – L’e-mail n’a pas été remis. Cela peut être dû à plusieurs raisons, notamment :
Une adresse e-mail invalide a été capturée.
Le serveur a renvoyé une erreur permanente.
Le destinataire a déjà signalé une notification comme spam.
La notification n'apparaît pas dans les journaux.
Si l'e-mail de rappel de cours n'apparaît pas dans les journaux, cela signifie qu'il n'a pas été envoyé à votre client/employé. Voici quelques raisons possibles :
Vous avez manqué l'heure limite ! Les rappels de cours sont mis en file d'attente et envoyés au début de chaque heure. Ainsi, tous les cours qui commencent à la même heure sont envoyés ensemble au début de l'heure.
Exemple : Si votre délai de préavis pour les rappels est de 24 heures, les cours commençant à 16 h 10, 16 h 30 et 16 h 50 seront mis en file d’attente et programmés la veille à 16 h. Par conséquent, pour que les rappels soient envoyés aux cours commençant après 16 h, ils doivent être ajoutés au calendrier avant 16 h la veille.
Vous trouverez ce paramètre dans les paramètres de votre compte, dans la section « Paramètres de notification » de l’onglet « Notifications et planification ». Ce paramètre détermine le nombre d’heures avant le début d’un cours pour lesquelles une notification est envoyée.Vous n'avez pas activé les rappels de cours pour cet utilisateur - Les e-mails de rappel de cours ne seront pas envoyés aux utilisateurs qui n'ont pas activé cette option dans leur profil (voir étape 1).
Vérifiez votre adresse e-mail pour une meilleure délivrabilité : si vous utilisez votre propre adresse e-mail pour envoyer des notifications via Teachworks, vous pouvez optimiser la délivrabilité en vérifiant votre adresse e-mail d’envoi. Vous pouvez suivre ces étapes : Vérification des adresses e-mail d’envoi .
Étape 5
Pour éviter tout problème de distribution d'e-mails, encouragez vos destinataires à ajouter l'adresse Teachworks à leur liste d'expéditeurs approuvés ou à leur carnet d'adresses. Vérifiez régulièrement la validité et la mise à jour des adresses e-mail de votre compte Teachworks et évitez d'envoyer des e-mails aux adresses ayant déjà généré des erreurs de distribution.
Si l'adresse e-mail d'un utilisateur renvoie une erreur permanente, elle peut être ajoutée à une liste d'exclusion. Dans ce cas, vous pouvez nous contacter pour la retirer de cette liste. Les fournisseurs de messagerie gèrent ces listes afin d'empêcher l'envoi d'e-mails à certaines adresses, notamment en cas de signalement comme spam ou de retour définitif. Si une adresse e-mail figure sur une liste d'exclusion, Teachworks cessera de lui envoyer des e-mails afin d'éviter tout problème de distribution.
Si un utilisateur a signalé l'un de vos courriels comme spam, vous devrez lui demander de confirmer par écrit qu'il souhaite recevoir à nouveau vos courriels et qu'il ne les signalera plus comme spam. Ce consentement écrit doit clairement indiquer que le destinataire souhaite recevoir des courriels de votre compte Teachworks et qu'il ne les signalera plus comme spam. Cette étape est essentielle pour la conformité et pour garantir la bonne réception de vos courriels. Nous retirerons ensuite l'utilisateur de la liste de désabonnement.
De plus, si le problème est dû à un rejet définitif, veuillez contacter l'assistance Teachworks afin de demander la suppression de l'adresse e-mail de la liste de désabonnement. Une fois l'adresse supprimée, Teachworks reprendra l'envoi d'e-mails à cette adresse.