L'extension Formulaires personnalisés vous permet de créer des formulaires personnalisés pour recueillir des informations d'inscription ou d'admission auprès de clients potentiels, d'étudiants ou d'employés, puis de les enregistrer comme profil dans votre compte Teachworks.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Formulaires personnalisés ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Création de formulaires personnalisés
Une fois le module complémentaire activé, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour créer un formulaire personnalisé :
Cliquez sur « Ajouter » sous le module complémentaire Formulaires personnalisés.
Lors de la création d'un formulaire, sélectionnez le type de formulaire souhaité dans le champ « Sélectionnez le type de formulaire » et cliquez sur « Suivant ». Vous pouvez choisir parmi les types de formulaires suivants :
Famille et élèves - Ce type de formulaire vous permet d'inclure des champs pour le profil familial et les profils des élèves.
Étudiant indépendant - Ce type de formulaire est utilisé pour les étudiants indépendants qui ne font pas partie d'une famille (par exemple : un étudiant adulte ou un étudiant responsable de sa propre facturation).
Employé - Ce type de formulaire sert à recevoir les candidatures de candidats potentiels.
Paramètres du formulaire
La première partie du formulaire « Créer un formulaire » affiche les paramètres de génération du formulaire. Vous trouverez la liste de ces paramètres ci-dessous :
Titre du formulaire - Utilisez ce champ pour nommer votre formulaire. Le titre s'affichera en haut du formulaire.
URL du formulaire : ce champ sera automatiquement rempli en créant une version optimisée pour les URL du titre. Cette version sera incluse dans l’URL de votre formulaire.
Instructions du formulaire - Ce champ vous permet de saisir les instructions que vous souhaitez que le destinataire suive. Elles s’affichent en haut du formulaire.
Message de confirmation : ce champ vous permet de saisir un message qui s’affichera après l’envoi du formulaire. Laissez-le vide pour un message générique.
Texte du bouton « Champs élèves » - Vous pouvez utiliser ce champ pour personnaliser le texte qui s'affichera sur le bouton permettant d'ajouter des champs pour un élève supplémentaire.
Texte du bouton Envoyer - Vous pouvez utiliser ce champ pour personnaliser le texte qui s'affichera sur le bouton « Envoyer » utilisé pour soumettre le formulaire personnalisé.
URL de redirection : ce champ vous permet d’ajouter une URL qui redirigera le destinataire vers l’URL spécifiée lors de la soumission du formulaire personnalisé. Ce paramètre est utile si vous souhaitez que votre formulaire redirige vers votre site web ou une page spécifique de celui-ci. Si ce champ est laissé vide, la redirection se fera vers la page d’origine et un message par défaut s’affichera pour confirmer la réception du formulaire personnalisé.
Vérification avec reCAPTCHA - Vous pouvez activer ce paramètre si vous souhaitez ajouter un reCAPTCHA pour vérifier qu'il s'agit bien d'une personne qui soumet le formulaire et non d'un robot.
REMARQUE : Si vous envoyez une invitation via un formulaire personnalisé à un employé et que le formulaire personnalisé contient un champ « Pièce jointe », ce champ sera omis.
REMARQUE : Dans le paramètre 7, vous devez vous assurer que le lien commence par « http:// ».
La deuxième partie du formulaire affichera les champs correspondant au type de formulaire sélectionné. Par exemple, si vous avez choisi le type de formulaire « Famille et élèves », vous verrez une section « Champs Famille » et une section « Champs Élève ».
Champs obligatoires du formulaire
Certains champs seront préremplis et doivent obligatoirement figurer sur le formulaire, car il s'agit de champs requis pour les profils Teachworks. Vous pouvez personnaliser l'intitulé affiché pour chacun de ces champs.
Les champs « Prénom » et « Nom » en sont des exemples. Pour soumettre un formulaire d'inscription, le destinataire doit renseigner ces champs. Si vous avez inclus le champ « Carte de crédit Stripe », une carte de crédit valide devra être saisie avant la soumission du formulaire personnalisé.
Champs de formulaire supplémentaires
Ajout de champs de formulaire supplémentaires
Les formulaires personnalisés vous permettent d'ajouter autant de champs supplémentaires que vous le souhaitez. Pour ajouter un champ, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
Cliquez sur le bouton « Ajouter une ligne » situé sous les champs de formulaire existants.
Dans le menu déroulant « Champ », sélectionnez le type de champ que vous souhaitez afficher sur le formulaire à l’emplacement sélectionné. Il existe quatre types de champs de formulaire personnalisés :
Champs standard - Ce sont des champs qui figurent sur tous les profils Teachworks, tels que le prénom, le nom, l'adresse e-mail, etc.
Champs de profil personnalisés - Ce sont des champs que vous avez créés via l' extension Champs de profil personnalisés .
Intégration Stripe - Si vous utilisez l'intégration Stripe, vous pourrez ajouter des champs de carte de crédit à votre formulaire.
Champs de mise en forme - Ces champs vous permettent d'ajouter une mise en forme au formulaire personnalisé, comme des séparateurs, des sauts de ligne ou des titres de section.
Lorsque vous sélectionnez un champ dans le menu déroulant « Champ », le champ « Étiquette » est automatiquement renseigné avec le nom du champ ajouté. Vous pouvez utiliser ce champ pour modifier le nom affiché dans le formulaire personnalisé.
Répétez cette procédure pour chaque champ que vous souhaitez ajouter à votre formulaire personnalisé.
Une fois tous les champs ajoutés, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Suppression des champs de formulaire
Pour supprimer un champ, cliquez simplement sur le bouton « Supprimer » situé à droite du champ d'étiquette.
Commande de champs de formulaire personnalisés
Vous pouvez réorganiser les champs du formulaire personnalisé en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé sur l'icône à huit points et en faisant glisser le champ vers une nouvelle ligne. Cette fonction est utile si vous avez créé des champs et souhaitez les organiser dans un ordre précis.
Affichage des formulaires personnalisés
Une fois que vous aurez créé un ou plusieurs formulaires personnalisés, ils seront ajoutés au tableau des formulaires personnalisés. Ce tableau vous permettra d'effectuer les actions suivantes :
Cliquez sur l'icône « Copier » pour faire une copie du formulaire existant.
Cliquez sur l'icône « Afficher » pour voir à quoi ressemblera le formulaire personnalisé pour vos clients.
Cliquez sur l'icône « Modifier » si vous souhaitez modifier un formulaire personnalisé existant.
Cliquez sur l'icône « Supprimer » pour supprimer un formulaire personnalisé.
Le tableau affiche également l'URL de votre formulaire, que vous pouvez utiliser pour l'ajouter au site web de votre entreprise en ajoutant un bouton ou un lien vers le formulaire ou le tableau d'affichage des offres d'emploi.
Création de liens vers des formulaires personnalisés ou leur intégration
Comme indiqué précédemment, chaque formulaire personnalisé possède une URL unique que vous pouvez ajouter à votre site web sous forme de bouton ou de lien texte. Vous pouvez trouver cette URL en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Cliquez sur « Paramètres » sous l’extension Formulaires personnalisés.
Sur cette page, vous pouvez copier l'URL de chaque formulaire depuis la colonne « URL du formulaire » en cliquant simplement dessus. Il est également possible d'intégrer un formulaire personnalisé à votre site web à l'aide d'une iFrame. Vous trouverez ci-dessous un exemple de code à utiliser pour une iFrame :
<iframe src="FORM URL" height="650" width="900"></iframe>
Si vous n'avez pas de site web, vous pouvez copier l'URL et envoyer le lien par courriel à vos employés ou étudiants potentiels. Vous pouvez également consulter une démonstration en direct ou voir des exemples de formulaires personnalisés en action ici : https://teachworks.com/demo/custom-forms .
Copie de formulaires personnalisés
Les formulaires personnalisés disposent également d'une fonction de copie. Cette fonction est très utile pour créer des variantes de formulaires personnalisés à envoyer aux clients afin qu'ils mettent à jour leurs profils existants grâce à notre extension « Invitations par formulaire personnalisé » .
Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour copier un formulaire personnalisé existant :
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Cliquez sur « Paramètres » sous l’extension Formulaires personnalisés.
Cliquez sur le bouton « Copier » situé à côté du formulaire que vous souhaitez copier.
Modifiez les champs « Titre du formulaire », « URL du formulaire » et autres champs selon vos besoins.
Formes familiales
Contrairement aux formulaires « Étudiant indépendant » et « Employé », le formulaire « Famille et étudiants » comporte deux sections :
La partie supérieure de ce formulaire affiche les informations relatives à la famille, telles que le nom et les coordonnées du parent. Ces informations se trouvent dans la section « Champs Famille ».
La section du bas est réservée aux élèves. Les familles peuvent y ajouter des informations concernant leurs enfants, comme leur nom, les matières scolaires et des notes sur l'enseignement. Cette section se trouve dans « Champs élèves ». Si une famille a plusieurs enfants, elle peut cliquer sur le lien « Ajouter un élève » pour ajouter des champs supplémentaires.
REMARQUE : Les formulaires familiaux ont une limite maximale de 20 élèves pouvant être ajoutés sur un nouveau formulaire familial.
Ajouter des conditions à vos formulaires
Vous pouvez ajouter un champ « Conditions » à vos formulaires personnalisés. Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter ce champ à votre formulaire :
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Cliquez sur « Paramètres » sous l’extension Formulaires personnalisés.
Cliquez sur l'option « Modifier le formulaire ».
Cliquez sur le lien « Ajouter une ligne ».
Sélectionnez l'option « Termes » dans le menu Champ.
Saisissez les termes dans la zone de texte située sous le champ d'étiquette.
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
REMARQUE : Lors de la création de formulaires personnalisés pour les familles, le champ « Termes » est uniquement disponible dans la section « Champs familiaux ». Il n’apparaît pas dans la section « Champs étudiants ».
Chaque fois que vous modifiez vos conditions générales, un horodatage est enregistré avec les conditions exactes acceptées par vos clients/employés. Pour consulter l'historique des conditions, cliquez sur le bouton « Plus », puis sur l'option « Versions précédentes » dans le tableau des formulaires personnalisés.
Le tableau « Historique des versions des conditions d'utilisation » comprend les colonnes suivantes :
Horodatage
Nom du formulaire
Type de formulaire
Termes
Si un client s'est inscrit à vos services via un formulaire incluant les conditions générales, cela sera indiqué en haut à droite de son profil. De même, si un candidat a postulé via votre formulaire de candidature, cela sera également indiqué en haut à droite de son profil.
Vous pouvez utiliser la « Date de création » de leur profil pour déterminer la version des conditions qu'ils ont acceptée.
Ajouter des champs de carte de crédit à vos formulaires personnalisés
Si vous utilisez l' intégration Stripe pour collecter, stocker et débiter les cartes de crédit de vos clients, vous pouvez ajouter un champ à vos formulaires personnalisés pour recueillir les informations de carte de crédit de vos clients. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ici : Ajout d'un champ de carte de crédit à l'extension Formulaires personnalisés .