Notre module complémentaire d'invitation par formulaire personnalisé vous permet d'envoyer des invitations à vos clients ou employés pour qu'ils mettent à jour leurs informations à l'aide de formulaires personnalisés.
Différence entre les formulaires personnalisés et les invitations via formulaire personnalisé
Les formulaires personnalisés permettent de créer de nouveaux profils dans Teachworks et servent à inscrire de nouveaux élèves ou employés. Les invitations via formulaire personnalisé, quant à elles, permettent de mettre à jour les profils existants. Les invitations personnalisées sont utiles lorsque vous souhaitez :
Recueillir des informations supplémentaires auprès des clients et des employés.
Autoriser les familles à ajouter des enfants supplémentaires.
Collectez ou mettez à jour les informations de carte de crédit (si vous utilisez notre intégration Stripe).
Permettre aux clients de mettre à jour les informations de leur profil sans avoir à créer de compte utilisateur.
Vous pouvez envoyer des invitations à vos clients et employés pour mettre à jour leurs informations via vos formulaires d'inscription personnalisés existants ; cependant, dans certaines situations, vous souhaiterez peut-être créer des formulaires personnalisés distincts spécifiquement pour la mise à jour de certaines parties des profils existants.
Par exemple, vous ne souhaitez peut-être pas recueillir immédiatement les informations de carte de crédit de vos clients potentiels ; dans ce cas, vous pouvez créer un formulaire distinct à envoyer au client ultérieurement.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Invitations par formulaire personnalisé ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Paramètres
Notification par e-mail - Activez cette option si vous souhaitez recevoir un e-mail à l'adresse e-mail de votre entreprise chaque fois qu'une invitation via un formulaire personnalisé est remplie.
Usage
Envoi d'invitations personnalisées
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Cliquez sur « Invitations » dans le module complémentaire « Invitations via formulaire personnalisé ».
Cliquez sur le bouton « Nouveau » en haut à droite.
Sélectionnez le formulaire approprié dans le menu déroulant « Type de formulaire ».
Sélectionnez les destinataires concernés.
Spécifiez la durée de validité souhaitée des liens (3, 5, 7 ou 10 jours).
Soumettez le formulaire en cliquant sur « Envoyer les invitations ».
Une fois le formulaire soumis, vous serez redirigé vers le tableau des invitations par formulaire personnalisé où vous pourrez consulter les invitations envoyées au fur et à mesure de leur traitement.
REMARQUE : Lorsque vous envoyez une invitation via un formulaire personnalisé incluant les champs de carte de crédit Stripe, si un client a déjà une carte de crédit enregistrée, deux options lui seront proposées :
Pas de changement – Cela leur permettra de soumettre le formulaire sans mettre à jour les informations de leur carte de crédit.
Mise à jour de la carte de crédit - Cela leur permettra de mettre à jour leur carte de crédit avec une nouvelle carte.
Tableau des invitations personnalisées
Le tableau des invitations personnalisées affiche les informations suivantes :
Destinataire - La personne à qui l'invitation a été envoyée.
Nom du formulaire - Quel formulaire leur a été envoyé ?
Expire le - Date d'expiration de l'invitation.
Lien vers le formulaire - Un lien direct vers le formulaire.
Statut - Le statut de l'invitation.
Dernière date d'envoi : Date à laquelle l'invitation a été envoyée pour la dernière fois.
Vous pouvez cliquer sur l'icône d'enveloppe pour renvoyer le formulaire personnalisé.
Vérifier le statut d'une invitation
Vous pouvez consulter l'historique des notifications de votre compte Teachworks pour vérifier si des invitations ont été envoyées. Le type d'e-mail est indiqué comme « Invitation client » ou « Invitation employé » selon le destinataire.
Vous pouvez vérifier l'état de livraison d'une invitation dans la colonne « Statut » du formulaire d'invitations personnalisé.
Envoyé : Cela signifie que l'invitation a été envoyée au client/employé.
Non envoyé - Adresse e-mail manquante : Cela signifie qu'aucune adresse e-mail n'est enregistrée dans le profil du client/employé, l'invitation n'a donc pas pu être envoyée.
Terminé : Le client a reçu l'invitation et a rempli le formulaire pour mettre à jour son profil.
Supprimer une invitation
Si vous avez envoyé par erreur une invitation à un client ou un employé, ou si vous avez sélectionné le mauvais formulaire, vous pouvez la supprimer en cliquant sur l'icône Corbeille dans le tableau Invitations de formulaires personnalisés. Les clients ou employés concernés ne pourront plus accéder au formulaire.
Personnalisation du modèle d'e-mail d'invitation à formulaire personnalisé
Vous pouvez modifier le modèle d'e-mail pour les clients et les employés en suivant les étapes décrites dans cet article : Personnalisation des modèles de notification .
REMARQUE : Si vous envoyez une invitation via un formulaire personnalisé à un employé et que le formulaire personnalisé contient un champ « Pièce jointe », ce champ sera omis.