Le plugin de réservation en ligne offre à votre entreprise d'enseignement une solution de réservation en ligne. Il vous permet d'ajouter un bouton à votre site web pour permettre à vos clients de :
REMARQUE : Si vous avez besoin d’une solution plus personnalisable, Teachworks propose également une API que vous pouvez utiliser pour créer un flux de réservation adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Plugin de réservation de site Web ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l’intégration.
Paramètres
Une fois l'intégration activée, vous pouvez cliquer sur « Paramètres » pour commencer la configuration. La configuration du plugin de réservation de site web comporte 5 étapes :
Étape 1 : Paramètres généraux
Étape 2 : Options de réservation (uniquement pour l’option « Réserver un cours »)
Étape 3 : Champs du formulaire
Étape 4 : Courriels de confirmation
Étape 5 : Ajouter le code à votre site web
Étape 1 : Paramètres généraux
La première étape vous permet de configurer les paramètres généraux du plugin de réservation de site web. Vous trouverez ci-dessous une description de chaque paramètre disponible à cette étape :
Modes de réservation - Ce paramètre vous permet de sélectionner les options de réservation que vous souhaitez proposer à vos clients. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Réservation de cours
Inscrivez-vous aux cours ouverts
Les deux
Paramètres de réservation
Lieu - Ce champ vous permet de définir le lieu par défaut utilisé pour les cours réservés. Pour l’option « Rejoindre un cours », les cours doivent être planifiés à l’avance ; le lieu sera donc déterminé par celui qui sera attribué au cours.
Délai de préavis minimum - Le nombre minimum d'heures avant un cours auquel un client peut réserver un cours ou s'inscrire.
Limite maximale de réservation - Ce paramètre limite le nombre de fois où les clients peuvent réserver ou rejoindre des cours à l'avance.
Message de confirmation de réservation - Le message qui apparaît une fois qu'un client a réservé un cours ou s'est inscrit à une classe/un cours ouvert.
Nombre maximal de cours par réservation : vous permet de définir le nombre maximal de dates/heures pouvant être réservées simultanément. Veuillez noter que cela concerne uniquement les réservations, et non les cours ouverts à tous.
Filtre des enseignants pour les cours ouverts - Activez ce paramètre pour afficher un filtre d'enseignants pour le mode de réservation « Rejoindre les cours ouverts ».
Afficher les cours ouverts lorsque tous les participants sont inscrits : ce paramètre vous permet de masquer ou d’afficher les cours ouverts lorsque leurs places sont réservées pour le mode de réservation « Rejoindre les cours ouverts ». Le paramètre par défaut est « Masquer ».
URL de redirection : si vous souhaitez rediriger l’utilisateur vers une page après la finalisation de sa réservation, saisissez l’URL ci-dessus. Incluez http:// ou https:// au début de l’URL.
URL des conditions générales - L'ajout d'une URL ajoutera une case à cocher de consentement à votre formulaire de réservation. Les clients devront accepter ces conditions avant de pouvoir valider leur réservation. Incluez http:// ou https:// au début de l'URL. Si ce champ est laissé vide, il n'apparaîtra pas.
Texte du lien vers les conditions générales : texte qui sera utilisé pour l’URL saisie dans le champ « URL des conditions générales ». Par défaut, la valeur est « Conditions générales » si ce champ est laissé vide. Si ce champ et le libellé de la case à cocher sont tous deux vides, seul le lien s’affichera après avoir cliqué sur « J’accepte les ».
Étiquette de la case à cocher « Conditions générales » : personnalisez l’étiquette affichée aux clients. Utilisez la balise de fusion
{link}pour insérer le lien vers les conditions générales à l’endroit souhaité (par exemple : « J’accepte les {link}. »). Laissez ce champ et le texte du lien vides pour utiliser l’étiquette par défaut.Instructions d'annulation et de report : ce message s'affichera lorsqu'un client consultera les détails de sa réservation via le lien figurant dans son courriel de confirmation. Vous pouvez y inclure des instructions pour vous contacter en cas de report ou d'annulation.
Paramètres de la liste des enseignants
Format du nom - Ce paramètre vous permet de définir la façon dont vous souhaitez que les noms des enseignants soient affichés (par exemple : prénom et nom, prénom seulement, etc.).
Options d'affichage - Si vous souhaitez inclure une photo du professeur, cochez la case correspondante (uniquement pour la réservation d'un cours). Vous pouvez également inclure sa biographie et les matières enseignées, telles qu'indiquées sur son profil.
Types d'étudiants - Ce paramètre vous permet de spécifier les types d'étudiants acceptés pour les réservations. Les options disponibles sont indiquées ci-dessous. Vous trouverez des informations supplémentaires sur les types d'étudiants ici : Types d'étudiants .
Élèves issus de familles et d'établissements indépendants
Étudiants de la famille seulement
Étudiants indépendants uniquement
Apparence et action du bouton : dans cette section, vous pouvez personnaliser la couleur et le texte du bouton de réservation. Un aperçu est inclus pour vous aider à adapter le style du bouton à l’identité visuelle de votre entreprise.
Action du bouton - Vous pouvez choisir d'ouvrir le formulaire de réservation sur la même page ou sur une page séparée lorsque les utilisateurs cliquent sur le bouton de réservation de votre site web.
Texte de réservation ou d'inscription - Si vous avez choisi « Les deux » dans les paramètres « Modes de réservation », vous pourrez personnaliser les textes « Réserver une leçon » et « Rejoindre un cours » afin de faciliter la distinction entre ces options pour les visiteurs du site web lors de leur sélection.
Paramètres de paiement - Cette section vous permet d'activer les paiements et de choisir les options pour configurer les paiements par carte bancaire pour la réservation ou l'inscription aux cours. Les options sont les suivantes :
Traitement de la taxe de vente - Sélectionnez l'option de traitement fiscal à appliquer au coût des leçons réservées. L'option par défaut est exonérée de taxe, ce qui signifie qu'aucune taxe de vente ne sera appliquée.
Taux de taxe de vente - Définir le taux de taxe de vente.
Instructions en cas de paiement refusé - Personnalisez et affichez le message après la réception d'un message de refus de paiement renvoyé par Stripe.
Appliquer une majoration de facture : sélectionnez et ajoutez des majorations au coût de l’option de réservation, sous forme de montants fixes et/ou de pourcentages. Pour plus d’informations, veuillez consulter cet article : Module complémentaire de majoration de facture .
Autorisations des enseignants - Cette section vous permet d'activer la case « Afficher les détails de la réservation » pour afficher le tableau « Réservations de cours » dans les comptes des enseignants, leur permettant ainsi de consulter leurs réservations, y compris les détails recueillis sur le formulaire de réservation.
Étape 2 : Options de réservation (uniquement pour l’option « Réserver un cours »)
Dans cette section, vous pourrez ajouter les différentes options de réservation proposées à vos clients. Pour ajouter une nouvelle option, cliquez sur le bouton « Ajouter » en haut à droite, puis remplissez les champs suivants :
Nom affiché - Le nom de l'option de réservation qui apparaîtra sur le formulaire de réservation.
Service - Le service qui sera utilisé lorsque le cours sera ajouté au calendrier (il servira à fixer le prix de la séance).
Description - Une description du contenu de la leçon (facultatif).
Durée - La durée de la leçon.
Professeurs disponibles à la réservation : ce champ détermine les noms des professeurs qui s’affichent lorsqu’un client choisit une option de réservation. Vous pouvez afficher tous les professeurs ou seulement certains.
Statut - Activer ou désactiver l'option de réservation sur le formulaire de réservation.
REMARQUE : La disponibilité des employés doit être définie dans leurs profils pour que leurs créneaux horaires disponibles apparaissent comme options de réservation sur l'extension.
Étape 3 : Champs du formulaire
Si vous souhaitez ajouter des champs supplémentaires au formulaire de réservation afin de recueillir davantage d'informations auprès de vos clients, vous pouvez utiliser cette section.
Vous pouvez ajouter un nouveau champ de formulaire en cliquant sur le bouton « Ajouter » en haut à droite. Dans le champ « Mode d’affichage », indiquez le mode d’affichage souhaité (Réservation de cours, Inscription à des cours ouverts ou les deux), ajoutez une étiquette, choisissez un type de saisie et indiquez si le champ est obligatoire (facultatif).
Étape 4 : Courriels de confirmation
Dans cette section, vous pouvez gérer les modèles d'e-mails envoyés à vos clients et professeurs lors d'une réservation. Vous pouvez modifier l'un des modèles suivants en cliquant sur le lien « Modifier » :
Courriel de confirmation client - Le courriel de confirmation sera envoyé à la personne ayant réservé/participé à un cours. Si la réservation est effectuée par une famille, le courriel sera envoyé à la famille et à l’enfant si une adresse courriel est fournie pour les deux.
Courriel de confirmation de l'enseignant - Ce courriel est envoyé à l'enseignant sélectionné par le client lors de sa réservation.
Étape 5 : Ajouter le code à votre site Web
Une fois vos modifications effectuées et les quatre premières étapes terminées, il est temps d'intégrer le bouton de réservation à votre site web. Plusieurs méthodes permettent d'y parvenir ; elles sont décrites ci-dessous :
URL de la page de réservation : accédez à la page de réservation en copiant ce lien dans votre navigateur. Vous pouvez également l’utiliser dans vos actions marketing pour diriger les clients directement vers la page de réservation, ou encore l’intégrer à votre site web en y ajoutant un bouton personnalisé.
Code du bouton intégré : collez ce code sur votre page web pour afficher le bouton directement dans le texte. Il apparaîtra à l’endroit où vous collerez le code sur votre site web.
Code du bouton Edge : ajoutez ce code avant la balise de fermeture </body> de votre site web. Le bouton s’affichera en bas de la fenêtre du navigateur du visiteur.
Réception d'une nouvelle réservation
Lorsqu'un client réserve un cours, voici ce qui se passe :
Lors de la réservation d'un cours
Les détails de la réservation sont enregistrés sur votre compte Teachworks et un cours est programmé dans le calendrier.
Des notifications contenant les détails de la réservation seront automatiquement envoyées par courriel au client, à l'enseignant et à l'adresse courriel de votre entreprise.
Si le client qui a réservé le cours est nouveau, un profil « En attente » est créé pour lui dans votre compte Teachworks.
Lors de votre inscription à un cours
Les détails de votre réservation sont enregistrés sur votre compte Teachworks.
Les étudiants sont ajoutés à la classe déjà ouverte dans le calendrier.
Des notifications contenant les informations pertinentes sont envoyées au client, à l'enseignant et à l'entreprise.
Si le client qui a réservé le cours est nouveau, un profil est créé pour lui dans votre compte Teachworks.
Consultation et gestion des réservations
Vous pouvez consulter les réservations de cours que vous recevez dans votre compte Teachworks en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Calendrier ».
Cliquez sur « Réservation de cours ».
Lorsque vous consultez le tableau des réservations de cours, une colonne « Action » s’affiche pour vous indiquer si le client a réservé un cours ou s’il a rejoint un cours.
Vous pouvez également activer le widget « Réservations de cours » sur votre tableau de bord pour faciliter la consultation et la gestion des réservations. Vous trouverez des instructions pour ajouter des widgets à votre tableau de bord ici : Personnalisation du tableau de bord .
Nouveaux profils clients
Lorsqu'un client réserve un cours, il peut s'agir d'un nouveau client ou d'un client existant. Vous trouverez ci-dessous une description de la manière dont chacun des scénarios suivants est traité :
Connexion requise : si l’un de vos clients se connecte et réserve un cours, ses informations actuelles s’afficheront sur le formulaire de réservation et le cours sera automatiquement associé à son profil Teachworks. Les familles pourront alors choisir l’élève pour lequel réserver le cours.
Non connecté(e) - Si un client n'est pas connecté lors de sa réservation ou de son inscription à un cours, Teachworks vérifie si son nom, prénom et adresse e-mail correspondent à un client déjà enregistré dans votre compte Teachworks. Les cas de figure sont traités comme suit :
Profil correspondant - Si un profil avec le même prénom, le même nom et la même adresse e-mail est trouvé, le cours sera réservé à l'aide de ce profil.
Aucun profil correspondant : si les informations concernant l’élève et/ou sa famille saisies dans le formulaire de réservation ne correspondent pas à vos profils existants, un nouveau profil sera créé. Ce profil aura le statut « En attente » et, dans le tableau « Réservations », sous « Statut du client », vous aurez la possibilité d’activer un nouveau profil ou de fusionner le profil en attente avec un profil existant de votre compte.
Paiement via le plugin de réservation du site web
Si vous utilisez notre intégration Stripe , vous pouvez ajouter une section « Paiement » à l’extension de réservation de site web, ce qui vous permettra de percevoir des paiements anticipés au moment de la réservation. Vous trouverez un guide détaillé expliquant la procédure ici : Payer via l’extension de réservation de site web .
Options de personnalisation
Réservez vos cours et inscrivez-vous aux classes ouvertes directement à une date précise.
Vous pouvez ajouter un paramètre « default_date » à la fin de l'URL du plugin de réservation, avec la date au format AAAA-MM-JJ, pour que les créneaux horaires soient automatiquement attribués à une date précise lors de la réservation de cours et de l'inscription à des classes ouvertes.
Cliquez ici pour plus d'informations sur la façon de réserver des cours à une date précise et de rejoindre des classes ouvertes dans le plugin de réservation .
Définir le professeur par défaut pour la réservation des cours
Vous pouvez créer un lien direct vers les options de réservation d'un enseignant en transmettant son identifiant dans l'URL du plugin de réservation du site web :
Cliquez ici pour plus d'informations sur la définition d'un professeur par défaut pour la réservation de cours.
Définition du terme de recherche par défaut pour les cours ouverts
Vous pouvez ajouter un paramètre « search » par défaut à la fin de l’URL du plugin de réservation pour rejoindre des cours ouverts afin de limiter les résultats au terme de recherche.
Cliquez ici pour plus d'informations sur la définition du terme de recherche par défaut pour les cours ouverts dans le plugin de réservation .
Ajuster le décalage du bouton de bord
Cliquez ici pour obtenir plus d'informations sur le réglage du décalage du code du bouton de bord afin d'ajuster le positionnement du widget sur votre site web : Ajuster le décalage du bouton de bord .
Ajouter plusieurs boutons à la même page
Si vous souhaitez ajouter plusieurs boutons à la même page, vous devrez attribuer un identifiant personnalisé à chaque élément de bouton supplémentaire que vous ajoutez, puis inclure cet identifiant à la fin de l'URL dans la balise script.
Cliquez ici pour plus d'informations sur l'ajout de plusieurs boutons à la même page .