Si votre entreprise a activé l' extension de synchronisation bidirectionnelle pour Google Agenda , les employés peuvent connecter leur agenda Google à leur compte Teachworks et synchroniser les événements dans les deux sens.
Se connecter à votre agenda Google
Les enseignants et le personnel administratif peuvent connecter leur compte Teachworks à leur agenda Google en suivant les étapes ci-dessous :
Pour consulter le calendrier principal, cliquez sur « Calendrier » dans le menu de navigation, puis sélectionnez « Calendrier principal ».
Cliquez sur le bouton « Connecter Google Agenda » situé à droite du calendrier.
Connectez-vous à l'adresse e-mail associée au Google Agenda que vous souhaitez connecter.
Cliquez sur « Continuer » pour connecter Google Agenda à votre compte Teachworks
Cochez la case pour que Teachworks puisse accéder aux événements de tous vos calendriers, puis confirmez l'accès à votre agenda Google.
Vous allez maintenant être redirigé vers Teachworks. Vous pouvez vérifier que vous êtes connecté à Google Agenda grâce à l'icône verte « Google Agenda connecté » qui s'affichera en haut à droite de l'agenda.
Un courriel sera envoyé à l'adresse courriel que vous avez utilisée pour connecter Teachworks et Google Agenda avec pour objet : « Acceptez votre invitation à rejoindre le calendrier partagé : « Teachworks - Nom de l'employé » ».
Cliquez sur le lien « Rejoindre le calendrier partagé » dans cet e-mail pour que vos événements Teachworks s'affichent dans votre agenda Google.
Votre compte Teachworks et votre agenda Google seront désormais connectés et synchronisés en temps réel.
Utilisation
Une fois votre compte Teachworks et votre agenda Google connectés, toutes les leçons de Teachworks apparaîtront dans Google Agenda et tous les événements de Google Agenda apparaîtront dans Teachworks.
REMARQUE : Les détails de l’événement Google ne seront pas visibles par l’administrateur de l’entreprise ni par le personnel administratif lorsqu’ils consulteront l’agenda d’un employé ; ils ne verront qu’un nom générique de l’événement, tel que « Indisponible ». L’adresse e-mail associée à votre agenda sera également masquée pour l’administrateur.
REMARQUE : La couleur des événements Google dans votre calendrier Teachworks est contrôlée par l'administrateur de l'entreprise.
Ajout de nouvelles leçons et de nouveaux événements
Lorsque vous programmez une nouvelle leçon dans votre calendrier Teachworks, elle apparaîtra instantanément dans Google Agenda avec tous les détails, y compris les liens de localisation ajoutés.
REMARQUE : Les événements récurrents programmés dans Google Agenda seront synchronisés jusqu’à un an à l’avance dans Teachworks, sur une période de 12 mois glissants.
Lorsque vous programmez un nouvel événement dans Google Agenda, il sera automatiquement ajouté à votre compte Teachworks.
REMARQUE : Pour afficher les nouveaux événements Google sur votre calendrier Teachworks, vous devrez actualiser votre navigateur (ou quitter la page puis revenir à la page du calendrier).
Leçons et événements de montage
Les leçons de votre calendrier Teachworks et les événements de votre calendrier Google qui apparaissent sur le calendrier de l'autre système sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiés directement.
Cela signifie que pour modifier un événement, vous devez effectuer la modification dans son calendrier d'origine.
Modifiez ou complétez les leçons Teachworks dans Teachworks.
Modifier les événements Google Agenda dans Google Agenda.
REMARQUE : Vous ne pouvez pas modifier les leçons de Teachworks dans Google Agenda et vous ne pouvez pas modifier les événements Google dans Teachworks.
Notifications
Teachworks n'envoie pas de notification distincte pour les événements synchronisés. Pour recevoir des rappels pour vos leçons Teachworks dans Google Agenda, vous devez configurer les « Rappels d'événements par défaut » directement dans les paramètres de votre agenda Google.
En configurant vos rappels par défaut dans Google Agenda, tout nouvel événement ajouté (y compris ceux synchronisés depuis Teachworks) utilisera automatiquement vos paramètres de rappel préférés (par exemple, « Notification 15 minutes avant »). Vous serez ainsi informé(e) des sessions à venir sans avoir à ajouter de rappels manuellement.
Disponibilité des employés
Tous les événements synchronisés depuis Google Agenda bloqueront automatiquement la disponibilité correspondante dans Teachworks.
Déconnexion de Google Agenda
Si vous souhaitez déconnecter votre agenda Google de votre compte Teachworks, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :
Connectez-vous à votre compte Teachworks.
Cliquez sur « Profil » dans le menu de navigation.
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Calendrier connecté ».
Cliquez sur le bouton « Déconnecter ».
