Si vous facturez vos clients par forfaits de cours et que vous souhaitez transférer leurs cours ou heures d'un autre logiciel vers Teachworks, veuillez consulter l'article « Méthode de facturation par forfait » pour comprendre comment les forfaits sont gérés dans Teachworks. Vous pourrez ensuite utiliser la méthode suivante pour ajouter le solde du forfait d'un client.
Mise en place d'un solde de départ
La première étape consiste à calculer le nombre de leçons restantes dans le forfait du client.
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Créer une facture unique ».
Dans la section « Articles de la facture », sélectionnez l’option « Ajouter un forfait » dans le menu déroulant.
Sélectionnez le type de service pour le forfait.
Dans le champ « Quantité », saisissez le nombre d’heures ou de leçons restantes.
Définissez la valeur zéro dans le champ « Prix unitaire » (puisque le client a déjà payé ce forfait).
Cliquez sur le bouton « Approuver » pour créer le paquet.
Le paramètre « Forfaits disponibles lors de la facturation » de la section « Paramètres des forfaits » de la page « Paramètres du compte », sous l’onglet « Finance et opérations », détermine la disponibilité des forfaits pour vos clients. Ce paramètre propose les deux options suivantes :
Approuvé - Le forfait sera alors mis à la disposition de vos clients dès que la facture du forfait sera créée avec la mention « Approuvé » (paramètre par défaut).
Payé - Ce paramètre rend le forfait disponible pour vos clients uniquement après le paiement de la facture du forfait.
Vous pouvez modifier ce paramètre pour répondre aux exigences de votre entreprise en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Compte », puis sur « Paramètres du compte ».
Cliquez sur l'onglet « Finance et opérations ».
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Paramètres du paquet ».
Définissez le paramètre « Forfaits disponibles lorsque la facture est » sur « Approuvé » ou « Payé ».
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Si vous utilisez l'option « Approuvé » (par défaut), vous pouvez consulter immédiatement le solde des forfaits de vos clients en cliquant sur « Facturation », puis sur « Soldes des forfaits ». Si vous utilisez l'option « Payé », le solde des forfaits sera disponible une fois la facture réglée.