אם אתם צפויים לעבור מחיוב תלמידים באמצעות שיטת החיוב "חבילה" לשיטת חיוב אחרת בכל שלב, חשוב להבין כיצד מתבצע מעקב אחר חבילות.

כאשר אתם שולחים חשבונית לתלמיד עבור חבילת שיעורים, תצטרכו לבחור את סוג "שירות" עבור חבילה זו. כאשר אתם מתזמנים שיעורים עם אותו סוג "שירות", הם ינוכו מיתרת החבילה של התלמיד עבור שירות זה.

עם זאת, אם תחליטו לעבור לחיוב התלמיד לפי שיעור עבור אותו שירות, שיעורים אלה ימשיכו להיות מנוכים מהחבילה.

ההפך קורה אם אתם מחייבים תלמיד לפי שיעור ולאחר מכן מתחילים לחייב אותו עבור חבילה עם אותו סוג שירות. כשאתם יוצרים את החבילה, כל השיעורים עם אותו שירות מהחבילה הקודמת עדיין ינוכו מיתרת החבילה.

ישנן שתי שיטות בהן ניתן להשתמש כדי למנוע זאת:

השיטה הראשונה שבה ניתן להשתמש כדי לפתור זאת היא ליצור סוג "שירות" נפרד עבור כל שירות שאתם מחייבים לפי חבילה ושיעורים בודדים.

לדוגמה, אם יש לכם שירות בשם "שיעורים פרטיים במתמטיקה", תוסיפו שירות בשם "שיעורים פרטיים במתמטיקה - חבילה". כשאתם יוצרים חבילה, תבחרו את גרסת "חבילה" של השירות.

כשאתם מתזמנים שיעורים לתלמיד, תבחרו גם בשירות "חבילה". אם אי פעם תחליטו לעבור לחיוב התלמיד בשיטה אחרת, תוכלו להשתמש בסוג "שירות" הסטנדרטי.

הפתרון השני בו ניתן להשתמש הוא לאחסן את החבילה בארכיון. בעת בחירת "תאריך ארכיון", כל השיעורים החל מתאריך זה או לפניו לא ייכללו בטבלת יתרות החבילה.

אם יירכשו חבילות נוספות ושיעורים נוספים מתוכננים לאחר התאריך, שיעורים אלה יטופלו בטבלת יתרות החבילות. למידע נוסף על אחסון חבילות בארכיון, אנא עיינו במאמר זה: כיצד לאחסן חבילות בארכיון .