ניתן להגדיר את ההרשאות לחשבונות עובדים (צוות ומורים) בפרופילים שלהם תחת הקטע "גישת משתמש והרשאות". ההרשאות שונות עבור חשבונות צוות ומורים ויוצגו בהתאם לשדה "סוג עובד" בפרופיל העובד.
הרשאות מורים
אירועי לוח שנה - שולט בגישה ללוח השנה, לשיעורים ולאירועים אחרים.
עלות שיעור - קובע אם המשתמש יכול לראות את עלות השיעור.
העלאת קבצים - קובע אם המשתמש יכול להעלות קבצים.
איש קשר של תלמיד - קובע אם המשתמש יכול לצפות בפרטי הקשר של תלמידים והורים.
שיעורים של מורים אחרים - קובע אם המשתמש יכול לצפות בשיעורים של מורים אחרים בלוח השנה.
משך שיעור - קובע אם המשתמש יכול להתאים את משך השיעור בטופס 'שיעור מלא'.
שלח הערות שיעור - קובע אם המשתמש יכול לשלוח הערות שיעור בדוא"ל לאחר השלמת שיעור.
הערה: כאשר ההרשאה של אירועי לוח שנה היא לנהל, הם עדיין יוכלו לערוך את משך הזמן בטופס עריכת שיעור.
הרשאות צוות
צוות - קובע אם המשתמש יכול לצפות בעובדים אחרים. אפשרות "ניהול" גלויה גם למנהלי החברה בלבד, וניתן להשתמש בה כדי לאפשר לאיש הצוות להוסיף משתמשים אחרים .
מורים - קובע אם המשתמש יכול לצפות או לנהל מורים.
תלמידים ומשפחות - קובע אם המשתמש יכול להוסיף או לנהל תלמידים ומשפחות.
חשבונאות - קובע אם המשתמש יכול להציג או לנהל יתרות חשבון, חשבוניות, זיכויים ותשלומי לקוחות. הגדרה זו חייבת להיות מוגדרת ל"ניהול" כדי לאפשר למשתמשי הצוות לסנכרן רשומות עם QuickBooks Online.
שכר ושעות - קובע אם המשתמש יכול לצפות או לנהל את שעות העובדים, פיצויים אחרים ותשלומי עובדים.
שירותים - קובע אם המשתמש יכול לצפות או לנהל שירותים, פרמיות עלות ורמות שכר.
מיקומים - קובע אם המשתמש יכול לצפות או לנהל מיקומים.
אירועי לוח שנה - קובע אם המשתמש יכול לצפות או לנהל שיעורים ואירועים אחרים.
עלות שיעור - קובע אם המשתמש יכול לצפות בעלות השיעורים (עלויות השיעור עדיין עשויות להיות גלויות אם הרשאות דוחות חשבונאות או אנליטיקה מאפשרות זאת).
שכר שיעור (של אחרים) - קובע אם המשתמש יכול לצפות בשכר של עובדים אחרים (ניתן לעקוף זאת על ידי הרשאת שכר ושעות)
דוחות אנליטיקס - קובע אם המשתמש יכול לצפות בדוחות תחת הכרטיסייה דוחות.
משימות - קובע אם המשתמש יכול לנהל משימות עבור עובדים אחרים.
הגדרות חשבון - קובע אם המשתמש יכול לנהל את דף הגדרות החשבון.
מנוי - קובע אם המשתמש יכול לנהל את מנוי החברה.
הגדרות אינטגרציה - קובע אם המשתמש יכול לנהל את האינטגרציות והגדרות האינטגרציה של החשבון. הגדרה זו חייבת להיות מוגדרת ל"ניהול" כדי לאפשר למשתמשי הצוות להפעיל ולקבוע את התצורה של הגדרות QuickBooks.
ניהול קבצים - קובע אם המשתמש יכול לנהל קבצים המצורפים לפרופילים.
שלח דוא"ל - קובע אם המשתמש יכול לשלוח דוא"ל באמצעות תוסף הדוא"ל ולהציג יומני דוא"ל.
שלח הערות שיעור - קובע אם המשתמש יכול לשלוח הערות שיעור מטופס השלמת שיעור.