תוסף זה מאפשר לך להקצות באופן אוטומטי תשלומים וזיכויים שלא הוקצו של לקוח לחשבונית לאחר אישור החשבונית.
הפעלת התוסף
לחצו על "חשבון" ולאחר מכן על "אינטגרציות ותוספות".
השתמש בשדה "חיפוש" בחלק העליון והזן "הקצאה אוטומטית".
העבר את המתג למצב "מופעל" כדי להפעיל את התוסף.
תועברו לדף ההגדרות שבו תוכלו לאשר או לשנות את "תאריך ההתחלה".
הערה: "תאריך התחלה" מוגדר לתאריך שבו התוסף מופעל כברירת מחדל. עליך לוודא שאתה מגדיר את תאריך ההתחלה מכיוון שזה קובע אילו תשלומים ורישומי זיכוי יוקצו אוטומטית.
הגדרות
תאריך התחלה - השתמש בשדה זה כדי להגדיר את תאריך ההתחלה בשדה "תאריך התחלה". בעת הגדרת "תאריך התחלה", רק תשלומים וחשבונות זיכוי עם תאריכים החל מתאריך ההתחלה יוקצו לחשבוניות הלקוחות באופן אוטומטי. ניתן להשאיר את השדה "תאריך התחלה" ריק כדי להקצות תשלומים וחשבונות זיכוי עם תאריכים כלשהם.
שיטת טריגר - ניתן להגדיר את סוג השיטה הרצויה להקצאה האוטומטית והאפשרויות הבאות זמינות:
אוטומטי - שיטה זו מקצה זיכויים ותשלומים שלא הוקצו באופן אוטומטי כאשר נוצרת חשבונית עם סטטוס מאושר (או כאשר הסטטוס מתעדכן לאושר).
ידני - שיטה זו מקצה זיכויים ותשלומים שלא הוקצו בעת הפעלת התהליך באופן ידני. זה שימושי אם עליך להקצות תשלומים או זיכויים לחשבוניות שכבר אושרו.
שניהם - כאשר נבחר, הוא משתמש בשיטה האוטומטית ותומך גם בשיטה הידנית.
הערה: ניתן לשנות את השדה "תאריך התחלה" בכל עת על ידי ביצוע השלבים הבאים:
לחצו על "חשבון" ולאחר מכן על "אינטגרציות ותוספות".
השתמש בשדה "חיפוש" בחלק העליון והזן "הקצאה אוטומטית".
לחץ על "הגדרות" תחת תוסף ההקצאה האוטומטית.
נוֹהָג
בעת יצירת חשבונית ושימוש בשיטת ההפעלה "אוטומטית", מתרחשת הקצאה אוטומטית כאשר סטטוס חשבונית מוגדר כ"אושר". זה כולל את שיטות יצירת החשבוניות הבאות:
חשבונית שנוצרה ומוגדרת בסטטוס "נשמרה" לא תחול עליה תשלומים או זיכויים באופן אוטומטי עד שהסטטוס ישתנה ל"אושר". אם יצרתם חשבונית במצב "נשמרה", תוכלו להשתמש באחת מהשיטות הבאות כדי להגדיר אותה ל"אושרה":
ערוך את החשבונית והגדר את הסטטוס ל"אושר": עריכת חשבוניות .
אישור חשבוניות בכמות גדולה: אשר ושלח בדוא"ל מספר חשבוניות בו זמנית .
כל תשלום ו/או זיכוי שלא הוקצו מוקצים אוטומטית ברגע שתאשרו אותם באמצעות אחת משתי השיטות לעיל.
הערה: הקצאה אוטומטית מתבצעת לפני שליחת חשבונית בדוא"ל ללקוח. יתרת החשבונית שהלקוח יקבל תהיה סך כל החשבונית לאחר ניכוי כל תשלום או הקצאות זיכוי.
הפעלה ידנית של הקצאה אוטומטית
בעת שימוש בשיטות ההפעלה "ידני" או "שניהם", אפשרות "הקצאה אוטומטית" מוצגת בסרגל הצד בצד ימין של טבלאות החשבוניות והתשלומים.
לאחר לחיצה, תועברו לטופס שיאפשר לכם להגדיר את "תאריך ההתחלה". רק תשלומים וחשבונות זיכוי עם תאריכים החל מתאריך ההתחלה או אחריו יוקצו. ניתן גם להשאיר את השדה ריק כדי להקצות מכל תאריך.
ניתן להתחיל הקצאה אוטומטית ידנית על ידי ביצוע השלבים הבאים:
לחצו על "חיוב" ולאחר מכן לחצו על "חשבוניות" או "תשלומים".
לחץ על כפתור "עוד" בצד ימין.
לחץ על "הקצאה אוטומטית".
בחר תאריך בשדה "תאריך התחלה" או השאר אותו ריק כדי להקצות מכל תאריך.
לחצו על "הקצאה" כדי להתחיל בהקצאות.
הערה: עם הקצאה ידנית, חשבוניות יוקצו לפי הסדר שבו הן נוצרו.