לאחר שתתחברו ל-QuickBooks, תצטרכו לבצע מספר בחירות שיקבעו אילו חשבונות ישמשו לרישום סוגים שונים של עסקאות. תוכלו לבצע את השלבים הבאים כדי לבחור זאת:
לחצו על "חשבון" ולאחר מכן על "אינטגרציות ותוספות".
לחץ על "הגדרות" תחת שילוב QuickBooks.
בשדה "חשבון מכירות", בחר את חשבון המכירות שאליו תרצה לרשום את מכירות החשבונית. בחירה אופיינית תהיה "מכירות" או "שירותים".
העבר את המתג "דלג על עדכון חשבון מכירות עבור שירותים" למצב "מופעל" אם ציינת חשבון מכירות אחר עבור השירותים שלך ב-QuickBooks. פעולה זו תשמור על רשומות אלו ללא שינוי בעת עדכון שירותים ב-Teachworks.
בשדה "חשבון הנחות", בחר את החשבון שברצונך לרשום בו הנחות. ייתכן שתרצה ליצור חשבון בשם "הנחות" בחשבון QuickBooks שלך אם הוא עדיין לא קיים. אם לא תבצע בחירה, הנחות יירשמו לבחירה שלך מהשדה "חשבון מכירות".
בחר את "קוד המס" שישמש עבור מס המכירה בכל אחת מהחשבוניות שלך. תצטרך להגדיר לפחות חשבון מס מכירה אחד לפני ביצוע בחירה זו.
תחת "חשבון הפקדה" בחר את החשבון שאליו יש להפקיד תשלומים. אם שדה זה נותר ריק, הפקדות יירשמו בחשבון "כספים שלא הופקדו" של QuickBooks.
השדה "תאריך התחלה" מאפשר לך לסנכרן רק חשבוניות, זיכויים ותשלומים החל מהתאריך שהוזן. זה שימושי אם חשבוניות שנמצאות בחשבון Teachworks שלך כבר הוזנו ידנית ב-QuickBooks. בעת הגדרת תאריך התחלה, התוכנה תסנכרן לקוחות לא פעילים ל-QuickBooks רק אם ללקוחות אלה יש חשבוניות או תשלומים לאחר תאריך ההתחלה.
כברירת מחדל, לקוחות עם חשבוניות או תשלומים יסונכרנו עם QuickBooks. עם זאת, ניתן להפעיל את כפתור "סנכרן את כל הלקוחות הפעילים" אם ברצונך לסנכרן לקוחות פעילים גם אם אין להם חשבוניות או תשלומים ב-Teachworks:
אפשרויות תשלום חשבוניות: בחר באפשרות זו אם אתה שולח חשבוניות ללקוחות שלך ישירות מ-Quickbooks וגובה תשלומים מקוונים באמצעות תכונת התשלום המקוון של Quickbooks. תוכל למצוא מידע נוסף על תשלומים מקוונים של Quickbooks כאן: תשלומי Quickbooks
אם אינך רוצה לסנכרן תשלומים, העבר את כפתור "אי הכללת תשלומים" למצב "מופעל".
אם ברצונך לסנכרן גם את התיאור הכלול בחשבוניות Teachworks שלך, העבר את כפתור "הוראות חשבונית" למצב "מופעל".
אם ברצונך לסנכרן את החשבוניות שלך אחרונות, סמן את התיבה "הפעל" תחת הקטע "סנכרן חשבוניות אחרונות". הגדרה זו שימושית אם הפעלת את ההגדרה "החל זיכויים אוטומטית" ב-QuickBooks, מכיוון שהיא דורשת סנכרון חשבוניות לאחר תשלומים ורישומי זיכוי.
הערה: Teachworks יחפש גם פריט "הנחה" בחשבונך וישתמש בו עבור הנחות על חשבוניות, אחרת הוא ייצור פריט בשם זה ויקשר אותו ל"חשבון הנחה" שהוזכר לעיל. אם יש לך חשבון קטגוריה בשם "הנחה", ייווצר פריט בשם "הנחה*" כדי למנוע התנגשות עם הקטגוריה. ניתן לשנות את שמו במידת הצורך לאחר הסנכרון.
הערה: אם לא תבחר חשבון מס בשלב 6, חשבוניות עם מע"מ יסונכרנו ללא מע"מ.
משתמשים גלובליים : אם אתם משתמשים בגרסה הגלובלית של QuickBooks (כלומר, כל המשתמשים שאינם אמריקאים), עליכם להוסיף שיעור מס מכירה ב-QuickBooks ולאחר מכן לבחור אותו בשדה "קוד מס" ב-Teachworks כדי לסנכרן חשבוניות עם מס מכירה.
הערה: בעת שימוש בהגדרה "סנכרן חשבוניות אחרונות", יש צורך לסנכרן עם QuickBooks Online רק לאחר עיבוד התשלומים. אם הייתם יוצרים חשבוניות, מסנכרנים את הרשומות שלכם ואז מסנכרנים את התשלומים שלכם במועד מאוחר יותר, החשבוניות כבר יהיו קיימות ולכן ההקצאה האוטומטית לא תחול.
לאחר שתשלים את השלבים לעיל, תהיה מוכן לסנכרן את חשבון Teachworks שלך עם QuickBooks.