התוסף Invoice Autopilot מאפשר לך להגדיר לוח זמנים שיפיק חשבוניות באופן אוטומטי.
הפעלת התוסף Invoice Autopilot
לחצו על "חשבון" ולאחר מכן על "אינטגרציות ותוספות".
באמצעות שדה "חיפוש" בחלק העליון, הזן "טייס אוטומטי של חשבונית".
העבר את המתג למצב "מופעל" כדי להפעיל את התוסף.
יצירת לוח זמנים של טייס אוטומטי לחשבוניות
באפשרותך לבצע את השלבים הבאים כדי ליצור לוח זמנים אוטומטי של חשבונית:
לחצו על "חיוב" ולאחר מכן לחצו על "הוספת לוח זמנים לחשבוניות".
השלם את השלבים "הגדרות לוח זמנים" ו"הגדרות חשבונית" באמצעות הפרטים שלהלן.
שלח את הטופס כדי לשמור את השינויים שלך.
כפי שצוין בשלב 2 לעיל, ישנם שני שלבים הכרוכים בהקמת דף חדש
לוח זמנים של טייס אוטומטי לחשבוניות:
שלב 1: הגדרות לוח זמנים
שלב זה מאפשר לך להתאים אישית את מועד וכמה פעמים יצירת חשבוניות. באפשרותך להתאים אישית את ההגדרות הבאות:
כותרת - הזן כותרת שתעזור לך לזהות את לוח הזמנים במקרה שתצטרך לבצע שינויים
התחלה/סיום - הזן את תאריכי ההתחלה והסיום עבור תקופת הזמן בה ייווצרו החשבוניות. תאריך ההתחלה יהיה תחילת תקופת החשבונית הראשונה ותאריך הסיום צריך לכלול את סוף תקופת החשבונית עבור החשבוניות האחרונות שברצונך ליצור עם לוח הזמנים.
תדירות - בחר באיזו תדירות לוח הזמנים יפיק חשבוניות. ניתן לחזור על כך מדי יום, שבועי, חודשי ועוד מספר וריאציות עבור כל אחת מתקופות אלה.
תזמון - ניתן לבחור להפיק את החשבוניות בתחילת כל תקופת חשבונית אם אתם מחייבים את הלקוחות מראש, או בסוף כל תקופה אם אתם מחייבים את הלקוחות לאחר השיעורים שלהם.
קיזוז - ניתן לבחור להפיק חשבוניות מספר ימים לפני או אחרי תאריך החשבונית:
הגדר תאריך חשבונית ל- - אפשרות זו תוצג אם ה"קיזוז" אינו מוגדר לאפס. יש לך שתי אפשרויות להגדרת תאריך החשבונית:
תאריך יצירה - השתמש באפשרות זו אם ברצונך להגדיר את תאריך החשבונית לתאריך שבו החשבונית נוצרה ויוצרה.
תאריך תקופה - פעולה זו תגדיר את תאריך החשבונית כתאריך תחילת התקופה אם החשבונית נוצרת בתחילת התקופה, וכתאריך סוף התקופה אם היא נוצרת בסוף התקופה.
שלב 2: הגדרות חשבונית
שלב זה דומה מאוד ליצירת חשבונית אמיתית, אך חשוב לזכור שאתם לא יוצרים חשבונית, אתם בוחרים הגדרות והגדרות אלו ישמשו ליצירת חשבוניות באופן אוטומטי בעתיד. יש כמה דברים שכדאי לזכור:
קיזוז תאריך יעד - ניתן להגדיר את תאריך היעד ביחס לתאריך החשבונית.
מספר חשבונית - מספרי החשבוניות יוגדרו אוטומטית, בהמשך למספר החשבונית הקודם.
כולל שיעורים - על מנת להוסיף שיעורים שנקבעו במהלך תקופת החשבונית, סמנו את תיבת הסימון "כלול שיעורים".
כלול שיעורים שלא עברו חשבונית מתקופה קודמת - אם תוסיפו שיעורים ללוח השנה שלכם לאחר שנוצרה חשבונית, הפעילו הגדרה זו כך שהחשבונית הבאה תכלול את השיעורים החדשים מתקופת החשבונית הקודמת.
הוראות חשבונית - שדה ההוראות לא יעודכן אם תעדכנו את השדה "הוראות חשבונית ברירת מחדל" בדף הגדרות החשבון. שדה זה ייחודי למערכת האוטומטית של החשבונית ויהיה צורך לעדכן אותו ידנית אם תרצו לשנות אותן.
דלג אם סך הכל אפס אם אתם כוללים רק שיעורים בחשבונית, מומלץ לסמן את התיבה כדי לדלג על חשבוניות ריקות במקרה שללקוח אין שיעורים באף אחת מתקופות החשבונית.
סטטוס - אם ברצונך לעיין בחשבוניות לפני שהן זמינות ללקוחות, תוכל להגדיר את הסטטוס ל"נשמר". לאחר הבדיקה תוכל לשנות את הסטטוס ל"אושר".
שליחת חשבוניות בדוא"ל - אם תגדירו את הסטטוס ל"אושר", תוכלו לשלוח את החשבוניות באופן מיידי על ידי סימון תיבה זו.
חשוב לציין ששיעורים שנקבעו לאחר הרצת לוח זמנים לא ייקלטו אוטומטית. לדוגמה, בלוח זמנים יומי, אם שיעורים מימים קודמים יתווספו מאוחר יותר, יהיה צורך לחשב אותם באופן ידני.
הערה: כדי שההגדרה "כלול שיעורים שלא עברו חשבונית מתקופה קודמת" תופיע בטופס הגדרות חשבונית, נדרשים התנאים הבאים:
יש להגדיר את ההגדרה "חשבוניות חוזרות" ל"שבועי" או "חודשי".
ה"תזמון" מוגדר ל"תחילת" תקופת החשבונית.
בשלב הגדרות החשבונית, עליך לסמן את התיבה "כלול שיעורים".
שלב 3: אימות תאריכי חשבונית
לאחר שהגדרתם את הגדרות לוח הזמנים והחשבונית, עליכם לאמת את התאריכים שבהם ייווצרו החשבוניות. פעולה זו תבטיח שהחשבוניות ייווצרו בתאריכים הצפויים בחברה שלכם.
ניתן לצפות בתאריכי החשבונית על ידי עיון בלוח הזמנים של טייס החשבוניות האוטומטי וגלילה מטה אל הקטע "תאריכי חשבונית קרובים".
יצירת חשבוניות
הקוד לעיבוד לוחות זמנים של טייס אוטומטי של חשבוניות מופעל כל 6 שעות. בדרך כלל חשבוניות ייווצרו בשש השעות הראשונות של היום, בהתאם לאזור הזמן שלך.
אם ברצונך ליצור חשבוניות לאחר סיום יום, עליך להגדיר את "היסט" ליום אחד לאחר תאריך החשבונית ב"הגדרות לוח זמנים". פעולה זו תגרום לחשבונית עבור היום הקודם להיווצר ב-6 השעות הראשונות של היום שאחריו.
הצגת חשבוניות מתוזמנות
אם ברצונך לצפות בתאריכים שבהם החשבוניות מתוכננות להיווצר, תוכל ללחוץ על סמל "הצג" שליד לוח הזמנים שיצרת בטבלה "לוחות זמנים של חשבוניות" ולעיין בסעיף "תאריכי חשבוניות קרובים". תוכל להשתמש בסעיף זה כדי לאשר שתאריכי החשבוניות המתוכננים תואמים לתאריכים שתכננת.
ניתן גם לצפות בחשבוניות שכבר נוצרו על ידי טייס החשבוניות האוטומטי בטבלת החשבוניות על ידי צפייה בחשבונית. היא תציג את שם לוח הזמנים של טייס החשבוניות האוטומטי שיצר אותה.
הוספת לקוחות ללוח זמנים
ניתן להוסיף לקוחות נוספים ללוח זמנים על ידי ביצוע השלבים הבאים:
לחצו על "חיוב" ולאחר מכן לחצו על "לוחות זמנים של חשבוניות אוטומטיות".
לחץ על כפתור "הגדרות חשבונית" בלוח הזמנים שאליו ברצונך להוסיף לקוחות.
בשדה "לקוחות", הוסיפו את הלקוחות
שלח את הטופס כדי לשמור את השינויים שלך.
ניתן גם להוסיף לקוחות ללוח חשבונות ישירות מפרופיל Teachworks שלהם. ניתן לבצע את השלבים הבאים כדי לעשות זאת:
לחצו על "תלמידים" ולאחר מכן לחצו על "משפחות" או "תלמידים" (לתלמידים עצמאיים).
לחץ על כפתור "ערוך" כדי לערוך את הפרופיל שלו.
לחץ על הכרטיסייה "חיוב".
גלול מטה אל הקטע "חיוב".
לחץ על השדה "לוחות זמנים של טייס אוטומטי לחשבוניות" כדי לבחור לוח זמנים קיים מראש.
שלח את הטופס כדי לשמור את השינויים שלך.
הערה: אם תשנו את סטטוס הפרופיל של לקוח ל"לא פעיל" ולאחר מכן תערכו את "הגדרות החשבונית" של לוח הזמנים של טייס החשבוניות האוטומטי שאליו הוא נוסף, הלקוח יוסר מלוח הזמנים של טייס החשבוניות האוטומטי באופן אוטומטי וזה ישתקף בפרופיל שלו.
דוגמה ליצירת לוח זמנים של טייס אוטומטי לחשבוניות
להלן דוגמה ליצירת לוח זמנים אוטומטי של חשבוניות שיפיק חשבוניות מדי חודש, בתחילת החודש, עבור שיעורים אישיים עתידיים.
שלב 1: הגדרות לוח זמנים
כותרת ללוח הזמנים : השתמשו בכותרת שתקל על הזיהוי אם תרצו לבצע התאמות בעתיד.
תחילת/סיום לוח זמנים : בחר את טווח התאריכים שברצונך שיפעל עבורו לוח זמנים זה. ניתן להגדיר זאת הרחק בעתיד, אך ברירת המחדל היא שנה.
חשבוניות חוזרות : חודשי, כל חודש, בכל יום ראשון של החודש.
תזמון : צור חשבוניות בתחילת תקופת החשבונית (זה מאפשר לך להוסיף שיעורים עתידיים ולחייב מראש)
שלב 2: בחירת הגדרות חשבונית
לקוחות : הוסף כאן את כל הלקוחות שברצונך לכלול בלוח הזמנים. אם ברצונך לבחור את כל הלקוחות, לחץ על האפשרות "בחר הכל".
תאריך יעד אופציה : הגדר לפי הצורך.
בחרו באפשרות "הוספת שיעורים" : פעולה זו מאפשרת לכם לכלול שיעורים בודדים בחשבונית. מכיוון שלוח זמנים אוטומטי זה ייצור חשבוניות שיתרחשו בעתיד, בחרו באפשרות לכלול את סטטוסי השיעורים "הכל" (השיעורים יסומנו כשיעורים שהשתתפו בהם רק לאחר שהם התרחשו).
דלג אם סכום אפס : בחר באפשרות זו כדי להבטיח שלא ייווצרו שיעורים עם סכום חשבונית של 0.
סטטוס חשבונית : אם ברצונך לעיין בחשבוניות לפני שליחתן ללקוחותיך, הגדר את הסטטוס ל"נשמר". אם אינך צריך לעיין בהן, תוכל לבחור באפשרות "אושר".
שליחת חשבוניות בדוא"ל : אפשרות זו תופיע אם תבחרו באפשרות "אושר". סמנו את התיבה אם תרצו לשלוח חשבוניות בדוא"ל ללקוחותיכם מיד לאחר יצירתן.
הערה: אם תוסיפו לקוחות נוספים ל-Teachworks, זכרו לחזור ולהוסיף אותם ללוח הזמנים.
שלב 3: סקירת לוח הזמנים
לאחר שיצרת את לוח הזמנים של טייס החשבוניות האוטומטי שלך, תוכל לצפות בתאריכים שבהם החשבוניות ייווצרו ויישלחו. תוכל לבצע את השלבים הבאים כדי לעשות זאת:
לחצו על "חיוב" ולאחר מכן לחצו על "לוחות זמנים של חשבוניות אוטומטיות".
לחץ על סמל "הצג" שליד לוח הזמנים שברצונך לבדוק.
פעולה זו תציג דף המציג סיכום של ההגדרות שלך וכן את הפרטים הבאים:
תאריך חשבונית : התאריך שיופיע על החשבונית.
תאריך יצירה : התאריך בו יופקו חשבוניות.
תקופת חשבונית : טווח התאריכים שישמש לשליפת שיעורים מהלוח שנה לכל חשבונית.
סטטוס : לאחר יצירת החשבוניות, הסטטוס יתעדכן ל"הושלם".