Teachworks आपके इनवॉइस को कस्टमाइज़ करने के लिए कई विकल्प प्रदान करता है और इनवॉइस जनरेट करते समय समय बचाने के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स भी उपलब्ध कराता है। इन सेटिंग्स को अकाउंट सेटिंग्स पेज पर "इनवॉइस सेटिंग्स" सेक्शन में एडजस्ट किया जा सकता है। निम्नलिखित सेटिंग्स को एडजस्ट किया जा सकता है:
प्रारंभिक इनवॉइस संख्या - अपने पहले इनवॉइस के लिए संख्या निर्धारित करें ताकि आप अपनी मौजूदा इनवॉइसिंग प्रणाली से आगे बढ़ सकें।
इनवॉइस नंबर बढ़ाना - यह इनवॉइस नंबर बढ़ाने की विधि को नियंत्रित करता है। आप "सबसे बड़ी संख्या से" या "अंतिम बनाए गए इनवॉइस से" में से चयन कर सकते हैं।
चालान तिथि के सापेक्ष देय तिथि - यह विकल्प चालान तिथि के सापेक्ष चयनित दिनों की संख्या के आधार पर डिफ़ॉल्ट देय तिथि निर्धारित करता है। इसे चालान फॉर्म पर बदला जा सकता है।
संदर्भ ग्राहकों को दिखाई देगा - इसे 'चालू' पर सेट करने से संदर्भ फ़ील्ड ग्राहकों को दिखाई देगा, अन्यथा यह केवल आंतरिक रूप से दिखाई देगा।
इनवॉइस प्रीफिक्स - ये वे अक्षर हैं जो आपके इनवॉइस नंबर के शुरू में जोड़े जाते हैं ताकि यह पता चल सके कि यह दस्तावेज़ एक इनवॉइस है।
क्रेडिट नोट उपसर्ग - ये वे अक्षर हैं जो आपके क्रेडिट नोट नंबर के प्रारंभ में यह दर्शाने के लिए जोड़े जाते हैं कि यह दस्तावेज़ एक क्रेडिट नोट है।
इनवॉइस का शीर्षक - इस फ़ील्ड में दी गई जानकारी इनवॉइस के शीर्ष पर दिखाई देगी। यदि इसे खाली छोड़ दिया जाता है, तो कोई शीर्षक प्रदर्शित नहीं होगा।
बिक्री कर लेबल - यह वह लेबल है जिसका उपयोग बिक्री कर के लिए किया जाएगा। यदि इसे खाली छोड़ दिया जाता है, तो 'बिक्री कर' लिखा जाएगा।
इनवॉइस तिथि सीमा - यदि इनवॉइस में पाठ शामिल हैं और आप इनवॉइस के शीर्ष पर सीमा की प्रारंभ और समाप्ति तिथि दिखाना चाहते हैं, तो इसे "दिखाएँ" पर सेट करें। यदि आप प्रारंभ और समाप्ति तिथि सीमा प्रदर्शित नहीं करना चाहते हैं, तो इसे "छिपाएँ" पर सेट करें।
सेवा कॉलम - इनवॉइस पर सेवा कॉलम को आसानी से दिखाएं या छिपाएं। यह कॉलम पाठों, पैकेजों और शुल्कों के लिए सेवा का नाम प्रदर्शित करता है।
यूनिट मूल्य कॉलम - इनवॉइस पर यूनिट मूल्य कॉलम दिखाएं या छिपाएं।
डिस्काउंट कॉलम - डिस्काउंट कॉलम को हमेशा प्रदर्शित करने के लिए इसे "दिखाएँ" पर सेट करें, भले ही डिस्काउंट शून्य हो। यदि आप चाहते हैं कि इनवॉइस में कोई डिस्काउंट न होने पर डिस्काउंट कॉलम प्रदर्शित न हो, तो इसे "छिपाएँ" पर सेट करें।
इनवॉइस में पाठ की इकाइयाँ - आप पाठ या घंटे के बीच की मदों के लिए इनवॉइस पर प्रदर्शित माप की इकाई को बदल सकते हैं।
अदा न किए गए बिल दिखाएँ - यदि किसी ग्राहक के पास अदा न किए गए बिल हैं, तो इसे "चालू" पर सेट करने से उनके बिलों के नीचे सबसे पुराने 3 बिल दिखाई देंगे।
"चालान ईमेल भेजें" बॉक्स को डिफ़ॉल्ट रूप से चेक करें - चालान स्वीकृत करते समय चालान फॉर्म पर "चालान ईमेल भेजें" बॉक्स को डिफ़ॉल्ट रूप से चेक करने के लिए इस विकल्प को सक्षम करें।
इनवॉइस देय तिथि अनुस्मारक - इनवॉइस देय होने पर ग्राहक को अनुस्मारक भेजने के लिए इस विकल्प को सक्षम करें। अधिक जानकारी के लिए, देखें
भुगतान प्राप्ति ईमेल - चालान का भुगतान होने पर ग्राहक को ईमेल भेजने के लिए इस विकल्प को सक्षम करें।
डिफ़ॉल्ट बिक्री कर दर - आपके इनवॉइस पर लागू होने वाला डिफ़ॉल्ट बिक्री कर प्रतिशत। इनवॉइस बनाते समय इसे बदला जा सकता है।
डिफ़ॉल्ट कर गणना - यह सेटिंग निर्धारित करती है कि आपके इनवॉइस पर कर की गणना डिफ़ॉल्ट रूप से कैसे की जाएगी। विकल्पों में कर सहित (इनवॉइस की कुल राशि में कर शामिल है), कर रहित (इनवॉइस की कुल राशि में कर जोड़ा जाता है), और कर मुक्त (कोई कर नहीं) शामिल हैं। इनवॉइस बनाते समय इसे बदला जा सकता है।
मदवार बिक्री कर - यदि इसे "चालू" पर सेट किया जाता है, तो चालान स्वीकृत होने पर और चालान का कुल योग शून्य होने पर, स्थिति स्वचालित रूप से "भुगतान किया गया" पर सेट हो जाएगी। यदि इसे "बंद" पर सेट किया जाता है, तो चालान की स्थिति को मैन्युअल रूप से सेट करना होगा।
शून्य राशि वाले बिल का स्टेटस "भुगतान किया गया" पर सेट करें - यदि इसे "चालू" पर सेट किया जाता है, तो बिल स्वीकृत होने पर और बिल की कुल राशि शून्य होने पर, स्टेटस स्वचालित रूप से "भुगतान किया गया" पर सेट हो जाएगा। यदि इसे "बंद" पर सेट किया जाता है, तो बिल का स्टेटस मैन्युअल रूप से सेट करना होगा।
पाठ मॉडल पर इनवॉइस स्थिति - कैलेंडर के पाठ "दृश्य" मॉडल विंडो में पाठ की इनवॉइस स्थिति प्रदर्शित करने के लिए इस विकल्प का उपयोग करें। आप "दृश्यमान नहीं", "प्रशासक और कर्मचारियों को दृश्यमान" या "प्रशासक, कर्मचारियों और शिक्षकों को दृश्यमान" में से चयन कर सकते हैं।
इनवॉइस पाठ विवरण - यह इनवॉइस में जोड़े जाने वाले पाठों के लिए डिफ़ॉल्ट विवरण प्रारूप है। "पाठ विवरण मर्ज टैग" अनुभाग के अंतर्गत स्थित मर्ज टैग का उपयोग करके सामग्री को अनुकूलित करें।
डिफ़ॉल्ट इनवॉइस निर्देश - इनवॉइस में शामिल किए जाने वाले डिफ़ॉल्ट निर्देश या शर्तें। इनवॉइस बनाते समय इन्हें बदला जा सकता है।
केवल प्रशासनिक कर्मचारियों के लिए देखने योग्य - सक्षम होने पर, प्रशासनिक कर्मचारी उपयोगकर्ता चालान बनाते या संपादित करते समय चालान निर्देशों में परिवर्तन नहीं कर पाएंगे।
कस्टम कंपनी पता - आप इस फ़ील्ड का उपयोग करके यह तय कर सकते हैं कि इनवॉइस पर आपकी कंपनी का पता कैसे दिखाई देगा। यदि इसे खाली छोड़ दिया जाता है, तो पता इस पृष्ठ के "कंपनी जानकारी" अनुभाग से आपकी कंपनी के नाम और पते का उपयोग करके सेट किया जाएगा।
ध्यान दें: यदि इस सेटिंग को अनुकूलित करने से पहले इनवॉइस जेनरेट किए जाते हैं, तो इनवॉइस "1" से शुरू होंगे और वहीं से बढ़ते जाएंगे। इस समस्या को हल करने के लिए, आप या तो जेनरेट किए गए इनवॉइस को एडिट करके मैन्युअल रूप से नंबरिंग को सही कर सकते हैं (इससे यह सुनिश्चित होगा कि भविष्य के इनवॉइस सही ढंग से बढ़ते जाएं) या आप इनवॉइस को डिलीट करके नए सिरे से शुरुआत कर सकते हैं।
नोट: यदि आपके खाते में यह सेटिंग सक्षम है, तो "प्रति मद बिक्री कर" के लिए एक इनवॉइस सेटिंग भी उपलब्ध है। प्रति मद बिक्री कर के बारे में अधिक जानकारी यहाँ प्राप्त करें: प्रति मद इनवॉइस बिक्री कर ।
इन सेटिंग्स को समायोजित करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
"खाता और सेटिंग्स" पर क्लिक करें और फिर "खाता सेटिंग्स" पर क्लिक करें।
नीचे स्क्रॉल करके "इनवॉइस सेटिंग्स" सेक्शन पर जाएं।
उस सेटिंग का विकल्प चुनें जिसे आप बदलना चाहते हैं।
अपने बदलावों को सहेजने के लिए फॉर्म सबमिट करें।