टीचवर्क्स से क्विकबुक्स में सिंक किए जाने वाले रिकॉर्ड प्रकारों का संक्षिप्त विवरण नीचे दिया गया है:
ग्राहकों
नए रिकॉर्ड - यदि कोई रिकॉर्ड QuickBooks से सिंक नहीं हुआ है, तो Teachworks आपके QuickBooks खाते में उसी नाम और अंतिम नाम वाले मौजूदा ग्राहक को खोजेगा। यदि कोई मेल खाने वाला रिकॉर्ड मिलता है, तो उसे आपके Teachworks खाते में संपर्क विवरण के साथ अपडेट कर दिया जाएगा, अन्यथा एक नया ग्राहक बनाया जाएगा।
रिकॉर्ड अपडेट करना - यदि कोई रिकॉर्ड पहले ही QuickBooks में सिंक हो चुका है, तो Teachworks में ग्राहक की प्रोफ़ाइल में किए गए किसी भी बदलाव के साथ वह अपडेट हो जाएगा।
नोट: टीचवर्क्स में किसी ग्राहक की स्थिति को निष्क्रिय में बदलने से क्यूबीओ में ग्राहक की स्थिति नहीं बदलेगी।
हटाना - यदि क्विकबुक्स में सिंक किए गए किसी ग्राहक को बाद में टीचवर्क्स में हटा दिया जाता है, तो वह रिकॉर्ड क्विकबुक्स में निष्क्रिय हो जाएगा।
नाम में कम से कम एक अक्षर होना चाहिए और इसमें टैब, नई लाइनें या ':' शामिल नहीं हो सकते।
टीचवर्क्स उन सभी ग्राहकों को सिंक करता है जिनका स्टेटस "सक्रिय" है, या उन ग्राहकों को भी सिंक करता है जिनका स्टेटस "सक्रिय" के अलावा कुछ और है, बशर्ते उनके इनवॉइस सिंक न हुए हों।
ध्यान दें: यदि आप एकाधिक टीचवर्क्स खातों को एक ही क्विकबुक्स ऑनलाइन खाते से जोड़ रहे हैं, तो रिकॉर्ड सिंक करने के लिए लागू होने वाले नियम और तर्क एक ही टीचवर्क्स खाते से सिंक करने की तुलना में भिन्न होंगे। अधिक जानकारी के लिए, कृपया यह लेख देखें: एकाधिक टीचवर्क्स खातों को एक क्विकबुक्स खाते से सिंक करना ।
सेवाएं
सेवाओं को आपके QuickBooks खाते में सेवा मदों के रूप में जोड़ा जाता है।
नए रिकॉर्ड - यदि कोई रिकॉर्ड QuickBooks में सिंक नहीं हुआ है, तो Teachworks पहले यह जांच करेगा कि QuickBooks में उसी नाम का कोई आइटम मौजूद है या नहीं और यदि ऐसा कोई आइटम मिलता है, तो उसे अपडेट कर देगा। अन्यथा, QuickBooks में एक नया सेवा आइटम बनाया जाएगा।
रिकॉर्ड अपडेट करना - यदि कोई रिकॉर्ड पहले ही QuickBooks में सिंक हो चुका है, तो Teachworks में नाम में किए गए कोई भी बदलाव QuickBooks में अपडेट हो जाएंगे।
हटाना - Teachworks में हटाई गई सेवाएं QuickBooks में नहीं हटेंगी। यदि आप उन्हें QuickBooks में हटाना चाहते हैं, तो आपको यह मैन्युअल रूप से करना होगा।
सेवा शीर्षक 100 अक्षरों या उससे कम का होना चाहिए, उसमें कम से कम एक अक्षर होना चाहिए, और उसमें टैब, नई लाइनें या ':' शामिल नहीं हो सकते।
क्विकबुक्स में सिंक किए जाने वाले इनवॉइस में शामिल पाठ, पाठ के लिए निर्दिष्ट सेवा से जुड़े होते हैं।
क्विकबुक्स में सेवाओं के लिए बिक्री खाता उस बिक्री खाते पर सेट किया जाता है जिसे आप टीचवर्क्स में अपने सिंक सेटिंग्स पृष्ठ पर निर्दिष्ट करते हैं।
चालान
केवल "अनुमोदित" या "भुगतान किया गया" स्थिति वाले चालान ही सिंक किए जाते हैं।
नए रिकॉर्ड - यदि कोई रिकॉर्ड QuickBooks से सिंक नहीं हुआ है, तो Teachworks सबसे पहले यह जांच करेगा कि QuickBooks में उसी नंबर का कोई इनवॉइस मौजूद है या नहीं, जो Teachworks में मौजूद इनवॉइस के बाद बनाया गया हो । यदि कोई इनवॉइस मिल जाता है, तो यह QuickBooks में मौजूद इनवॉइस के विवरण के साथ उस रिकॉर्ड को अपडेट कर देगा। यदि उसी नंबर का कोई इनवॉइस नहीं है, तो एक नया इनवॉइस बनाया जाएगा।
नोट: टीचवर्क्स में अपने इनवॉइस नंबर को क्विकबुक्स में आपके द्वारा बनाए गए अंतिम इनवॉइस के बाद वाले नंबर से शुरू करें।
रिकॉर्ड अपडेट करना - यदि टीचवर्क्स में किसी इनवॉइस में बदलाव किया जाता है, तो सिंक होने के बाद क्विकबुक्स में संबंधित इनवॉइस में भी वही बदलाव दिखाई देंगे।
हटाए गए और रद्द किए गए चालान - टीचवर्क्स में हटाए गए या रद्द किए गए चालानों को क्विकबुक्स में मैन्युअल रूप से रद्द करना होगा।
बिलों पर बिक्री कर के संबंध में महत्वपूर्ण नोट्स:
साख पट्र
ऊपर सूचीबद्ध इनवॉइस के नियम क्रेडिट नोट्स पर भी लागू होते हैं।
क्विकबुक्स में क्रेडिट नोट्स को क्रेडिट मेमो के रूप में बनाया जाता है।
इनवॉइस को आवंटित किए गए क्रेडिट नोट क्विकबुक्स के साथ सिंक होने पर स्वचालित रूप से आवंटित नहीं होते हैं - आवंटन क्विकबुक्स में ही किया जाना चाहिए।
भुगतान
टीचवर्क्स में बनाया गया एक नया भुगतान क्विकबुक्स में समान विवरण के साथ एक नया भुगतान बनाएगा।
QuickBooks के साथ सिंक करते समय भुगतान इनवॉइस को आवंटित नहीं किए जाते हैं - आवंटन QuickBooks में ही किया जाना चाहिए।
क्विकबुक्स के साथ सिंक होने के बाद टीचवर्क्स में डिलीट किए गए पेमेंट को क्विकबुक्स में मैन्युअल रूप से डिलीट करना होगा।