QuickBooks से कनेक्ट करने के बाद, आपको कुछ विकल्प चुनने होंगे जिनसे यह तय होगा कि विभिन्न प्रकार के लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए किन खातों का उपयोग किया जाएगा। आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके इन्हें चुन सकते हैं:
"अकाउंट" पर क्लिक करें और फिर "इंटीग्रेशन और ऐड-ऑन" पर क्लिक करें।
QuickBooks इंटीग्रेशन के अंतर्गत "सेटिंग्स" पर क्लिक करें।
"बिक्री खाता" फ़ील्ड में, वह बिक्री खाता चुनें जिसमें आप चालान की बिक्री दर्ज करना चाहते हैं। आमतौर पर "बिक्री" या "सेवाएं" का चयन किया जाता है।
यदि आपने QuickBooks में अपनी सेवाओं के लिए कोई भिन्न बिक्री खाता निर्दिष्ट किया है, तो "सेवाओं के लिए बिक्री खाते को अपडेट करना छोड़ें" टॉगल को "चालू" करें। इससे Teachworks में सेवाओं को अपडेट करते समय वे रिकॉर्ड अपरिवर्तित रहेंगे।
"डिस्काउंट अकाउंट" फ़ील्ड में, वह अकाउंट चुनें जिसमें आप डिस्काउंट दर्ज करना चाहते हैं। यदि आपके QuickBooks अकाउंट में "डिस्काउंट" नाम का कोई अकाउंट पहले से मौजूद नहीं है, तो आप उसे बना सकते हैं। यदि आप कोई अकाउंट नहीं चुनते हैं, तो डिस्काउंट "सेल्स अकाउंट" फ़ील्ड में आपके द्वारा चुने गए अकाउंट में दर्ज हो जाएंगे।
अपने किसी भी इनवॉइस पर लगने वाले बिक्री कर के लिए "टैक्स कोड" चुनें। यह चयन करने से पहले आपको कम से कम एक बिक्री कर खाता बनाना होगा।
"जमा खाता" में वह खाता चुनें जिसमें भुगतान जमा किया जाना है। यदि यह फ़ील्ड खाली छोड़ दिया जाता है, तो जमा राशि QuickBooks के "अजमा निधि" खाते में दर्ज की जाएगी।
"प्रारंभ तिथि" फ़ील्ड आपको केवल दर्ज की गई तिथि से शुरू होने वाले चालान, क्रेडिट नोट और भुगतान को सिंक करने की अनुमति देता है। यह तब उपयोगी होता है जब आपके टीचवर्क्स खाते में मौजूद चालान पहले से ही क्विकबुक्स में मैन्युअल रूप से दर्ज किए गए हों। प्रारंभ तिथि निर्धारित करते समय, सॉफ़्टवेयर केवल निष्क्रिय ग्राहकों को क्विकबुक्स में सिंक करेगा यदि उन ग्राहकों के पास प्रारंभ तिथि के बाद के चालान या भुगतान हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, इनवॉइस या भुगतान वाले ग्राहक QuickBooks में सिंक हो जाएंगे। हालाँकि, यदि आप सक्रिय ग्राहकों को सिंक करना चाहते हैं, भले ही उनके पास Teachworks में कोई इनवॉइस या भुगतान न हो, तो आप "सभी सक्रिय ग्राहकों को सिंक करें" टॉगल को "चालू" कर सकते हैं।
इनवॉइस भुगतान विकल्प: यदि आप Quickbooks से सीधे अपने ग्राहकों को इनवॉइस भेजते हैं और Quickbooks ऑनलाइन भुगतान सुविधा का उपयोग करके ऑनलाइन भुगतान प्राप्त करते हैं, तो इस विकल्प का चयन करें। Quickbooks ऑनलाइन भुगतान के बारे में अधिक जानकारी यहाँ प्राप्त करें: Quickbooks भुगतान
यदि आप भुगतानों को सिंक्रोनाइज़ नहीं करना चाहते हैं, तो "भुगतानों को बाहर रखें" टॉगल को "चालू" करें।
यदि आप अपने टीचवर्क्स इनवॉइस में शामिल विवरण को भी सिंक करना चाहते हैं, तो "इनवॉइस निर्देश" टॉगल को "चालू" करें।
यदि आप अपने इनवॉइस को सबसे अंत में सिंक करना चाहते हैं, तो "इनवॉइस को सबसे अंत में सिंक करें" अनुभाग के अंतर्गत "सक्षम करें" बॉक्स को चुनें। यह सेटिंग तब उपयोगी होती है जब आपने QuickBooks में "क्रेडिट स्वचालित रूप से लागू करें" सेटिंग को सक्षम किया हो, क्योंकि इसके लिए भुगतान और क्रेडिट नोट के बाद इनवॉइस को सिंक करना आवश्यक होता है।
ध्यान दें: टीचवर्क्स आपके खाते में "डिस्काउंट" आइटम ढूंढेगा और इनवॉइस पर छूट देने के लिए इसका उपयोग करेगा। अन्यथा, यह इस नाम से एक आइटम बनाएगा और इसे ऊपर बताए गए "डिस्काउंट अकाउंट" से जोड़ देगा। यदि आपके पास "डिस्काउंट" नाम का कोई श्रेणी खाता है, तो श्रेणी के साथ टकराव से बचने के लिए "डिस्काउंट*" नाम से एक आइटम बनाया जाएगा। सिंक होने के बाद आप आवश्यकतानुसार इसका नाम बदल सकते हैं।
नोट: यदि आप चरण 6 में कर खाता नहीं चुनते हैं, तो बिक्री कर सहित चालान बिक्री कर के बिना ही सिंक किए जाएंगे।
वैश्विक उपयोगकर्ता : यदि आप QuickBooks के वैश्विक संस्करण का उपयोग करते हैं (अर्थात् सभी गैर-अमेरिकी उपयोगकर्ता), तो आपको QuickBooks में बिक्री कर दर जोड़नी होगी और फिर चालानों को बिक्री कर के साथ सिंक्रनाइज़ करने के लिए Teachworks में "टैक्स कोड" फ़ील्ड में इसका चयन करना होगा।
ध्यान दें: "चालान को अंतिम बार सिंक करें" सेटिंग का उपयोग करते समय, यह आवश्यक है कि आप भुगतान संसाधित होने के बाद ही QuickBooks Online में सिंक करें। यदि आप चालान बनाते हैं, अपने रिकॉर्ड सिंक करते हैं और फिर बाद में भुगतान सिंक करते हैं, तो चालान पहले से ही मौजूद होंगे और इसलिए स्वचालित आवंटन लागू नहीं होगा।
ऊपर दिए गए चरणों को पूरा करने के बाद आप अपने टीचवर्क्स खाते को क्विकबुक्स से सिंक करने के लिए तैयार हो जाएंगे।