टीचवर्क्स आपको ग्राहकों को ईमेल भेजने की सुविधा देता है यदि उनका कोई बिल देय तिथि के करीब है। ये बिल देय तिथि के दिन रिमाइंडर भेजे जाते हैं।
नोट: बकाया बिलों के लिए रिमाइंडर दिन के पहले 6 घंटों के भीतर भेजे जाते हैं।
आवश्यकताएं
ओवरड्यू इनवॉइस रिमाइंडर स्वचालित रूप से भेजे जाने के लिए, निम्नलिखित शर्तें पूरी होनी चाहिए:
ग्राहक के प्रोफाइल में एक ईमेल पता दिया गया है।
इनवॉइस की स्थिति "अनुमोदित/भुगतान की प्रतीक्षा में" है।
बिल रिमाइंडर ईमेल अभी तक नहीं भेजा गया है।
इनवॉइस की तारीख "देय तिथि" के समान नहीं है।
बिल की कुल राशि शून्य से अधिक है।
बकाया बिलों के लिए रिमाइंडर सक्षम करना
"अकाउंट" पर क्लिक करें और फिर "अकाउंट सेटिंग्स" पर क्लिक करें।
"वित्त एवं संचालन" टैब पर क्लिक करें।
नीचे स्क्रॉल करके "सिस्टम ऑटोमेशन और ईमेल" सेक्शन पर जाएं।
"चालान देय अनुस्मारक" टॉगल को "चालू" करें।
अपने बदलावों को सहेजने के लिए फॉर्म सबमिट करें।
सेटिंग्स
नीचे दिए गए चरणों का पालन करके आप बकाया बिल रिमाइंडर को अपनी आवश्यकतानुसार अनुकूलित कर सकते हैं:
"अकाउंट" पर क्लिक करें और फिर "नोटिफिकेशन टेम्प्लेट्स" पर क्लिक करें।
"बिलिंग नोटिफिकेशन" सेक्शन के अंतर्गत "इनवॉइस रिमाइंडर" विकल्प के आगे "एडिट" पर क्लिक करें।
टेम्पलेट को अनुकूलित करें।
अपने बदलावों को सहेजने के लिए फॉर्म सबमिट करें।
नोटिफिकेशन टेम्प्लेट को कस्टमाइज़ करने के लिए विस्तृत गाइड आपको यहां मिल सकती है: नोटिफिकेशन टेम्प्लेट को कस्टमाइज़ करना।
नोट: यदि इनवॉइस की तारीख और देय तिथि एक ही तारीख पर सेट की गई हैं, तो बकाया इनवॉइस रिमाइंडर नहीं भेजे जाएंगे।
बकाया बिलों के लिए मैन्युअल रूप से रिमाइंडर भेजना
यदि आप अपने ग्राहकों को बकाया बिलों के लिए रिमाइंडर दोबारा भेजना चाहते हैं, तो आप इसे मैन्युअल रूप से भेज सकते हैं। इन रिमाइंडरों को मैन्युअल रूप से दोबारा भेजने के लिए आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं:
"बिलिंग" पर क्लिक करें और फिर "चालान" पर क्लिक करें।
बाईं ओर दिए गए चेकबॉक्स का उपयोग करके, उन इनवॉइस का चयन करें जिन्हें आप ओवर इनवॉइस रिमाइंडर भेजना चाहते हैं।
"चालान" तालिका के शीर्ष पर दिखाई देने वाले मेनू में, "चालान अनुस्मारक भेजें" विकल्प का चयन करें।
बकाया बिल के रिमाइंडर भेजने के लिए "सबमिट" पर क्लिक करें।