टीचवर्क्स में अपने ग्राहकों को ईमेल के माध्यम से इनवॉइस भेजने के कई अलग-अलग तरीके हैं। इनमें से प्रत्येक तरीके के लिए कुछ नियम लागू होते हैं:
इनवॉइस भेजने के लिए उसका स्टेटस "अप्रूव्ड" या "पेड" होना चाहिए। "सेव्ड" स्टेटस वाले इनवॉइस नहीं भेजे जाएंगे।
इनवॉइस में सूचीबद्ध ग्राहक के प्रोफाइल पर एक वैध ईमेल पता होना आवश्यक है।
विधि 1 - इनवॉइस बनते ही उसे भेजना
यदि आप इनवॉइस बनाते समय एक ही इनवॉइस भेजना चाहते हैं, तो आप "इनवॉइस ईमेल भेजें" चेक बॉक्स पर क्लिक कर सकते हैं और फिर "अनुमोदित करें" बटन पर क्लिक कर सकते हैं।
विधि 2 - "सहेजे गए" चालान को भेजना
यदि आपने बिना अनुमोदन किए "सहेजे गए" स्थिति में चालान बनाया है, तो आप निम्नलिखित विकल्पों में से किसी एक का उपयोग करके चालान को ग्राहक को ईमेल कर सकते हैं:
इनवॉइस को संपादित करें और "इनवॉइस ईमेल भेजें" चेकबॉक्स पर क्लिक करें और फिर "अनुमोदित करें" बटन पर क्लिक करें।
इनवॉइस टेबल को फ़िल्टर करके "अनुमोदन की प्रतीक्षा में" इनवॉइस प्रदर्शित करें और फिर टेबल के बाईं ओर स्थित चेकबॉक्स का उपयोग करके उन इनवॉइस का चयन करें जिन्हें आप अनुमोदित करके ईमेल करना चाहते हैं। टेबल के शीर्ष पर दिखाई देने वाले मेनू में, "अनुमोदित करें और भेजें" विकल्प चुनें और फिर "सबमिट करें" पर क्लिक करें।
विधि 3 - "अनुमोदित" चालान भेजना
यदि आपने पहले ही किसी इनवॉइस को स्वीकृत कर दिया है और आप उसे अपने ग्राहक को भेजना या दोबारा भेजना चाहते हैं, तो आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं:
"बिलिंग" पर क्लिक करें और फिर "चालान" पर क्लिक करें।
आप जिस इनवॉइस को भेजना चाहते हैं उसे देखने के लिए "व्यू" आइकन पर क्लिक करें।
इनवॉइस के शीर्ष पर स्थित "ईमेल" बटन पर क्लिक करें।
एक विंडो खुलेगी जहाँ आप प्राप्तकर्ता, विषय और संदेश को संपादित कर सकते हैं।
ईमेल भेजने के लिए "सबमिट" बटन पर क्लिक करें।
विधि 4 - एकाधिक चालान भेजना
आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके एक साथ एक या अधिक चालान भेज सकते हैं:
"बिलिंग" पर क्लिक करें और फिर "चालान" पर क्लिक करें।
आप जिन इनवॉइस को भेजना चाहते हैं, उन्हें चुनने के लिए बाईं ओर दिए गए चेकबॉक्स का उपयोग करें।
इनवॉइस टेबल के शीर्ष पर एक मेनू दिखाई देगा। इसका उपयोग करके आप वह ईमेल टेम्प्लेट चुन सकते हैं जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं।
चयनित ग्राहकों को इनवॉइस ईमेल भेजने के लिए "सबमिट" बटन पर क्लिक करें।