यह ऐड-ऑन आपको कई इनवॉइस ईमेल टेम्प्लेट को सहेजने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है, जिनका उपयोग आप अपने ग्राहकों को ईमेल के माध्यम से इनवॉइस भेजते समय कर सकते हैं।
ऐड-ऑन को सक्षम करना
"अकाउंट" पर क्लिक करें और फिर "इंटीग्रेशन और ऐड-ऑन" पर क्लिक करें।
ऊपर दिए गए "खोज" फ़ील्ड का उपयोग करें और "कस्टम इनवॉइस ईमेल" दर्ज करें।
ऐड-ऑन को सक्रिय करने के लिए टॉगल को "चालू" करें।
इनवॉइस ईमेल टेम्पलेट बनाना
कस्टम इनवॉइस ईमेल ऐड-ऑन को सक्रिय करने के बाद, आप कस्टम इनवॉइस ईमेल टेम्प्लेट बनाना शुरू कर सकते हैं। कस्टम इनवॉइस ईमेल टेम्प्लेट बनाने के लिए आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं:
"कस्टम इनवॉइस ईमेल" अनुभाग के अंतर्गत "नया" पर क्लिक करें।
"टेम्प्लेट शीर्षक" फ़ील्ड में अपने टेम्प्लेट के लिए एक शीर्षक जोड़ें।
ईमेल के लिए विषय "विषय" फ़ील्ड में दर्ज करें।
"संदेश" फ़ील्ड में, टेम्पलेट के दाईं ओर स्थित "मर्ज टैग" सूची से किसी भी मर्ज टैग का उपयोग करके संदेश को वैयक्तिकृत करें और महत्वपूर्ण जानकारी शामिल करें।
कस्टम इनवॉइस ईमेल टेम्प्लेट बनाने के लिए फॉर्म सबमिट करें।
प्रयोग
इनवॉइस बनाते, स्वीकृत करते या दोबारा भेजते समय, टीचवर्क्स आपको ग्राहक के साथ संवाद को अनुकूलित करने के लिए एक विशिष्ट ईमेल टेम्पलेट चुनने की सुविधा देता है। यह सुविधा व्यक्तिगत इनवॉइस या एक साथ कई इनवॉइस के लिए उपलब्ध है।
एकल चालान (निर्माण एवं अनुमोदन)
जब भी आप कोई नया इनवॉइस बनाते हैं या किसी लंबित इनवॉइस को स्वीकृत करने के लिए क्लिक करते हैं, तो आप मैन्युअल रूप से एक कस्टम ईमेल टेम्प्लेट चुन सकते हैं। टेम्प्लेट चयन ड्रॉपडाउन सीधे इनवॉइस निर्माण/समीक्षा स्क्रीन पर उपलब्ध होगा।
थोक अनुमोदन और भेजना
एक ही समय में कई इनवॉइस पर एक विशिष्ट टेम्पलेट लागू करने के लिए:
इनवॉइस टेबल पर जाएं।
जिन इनवॉइस को आप ईमेल करना चाहते हैं, उन्हें चुनने के लिए पंक्तियों के सबसे बाईं ओर स्थित बॉक्स पर टिक करें।
टेबल के शीर्ष पर गतिशील रूप से दिखाई देने वाले "ईमेल प्रकार सेट करें" मेनू का पता लगाएं।
सभी हाइलाइट किए गए रिकॉर्ड पर लागू करने के लिए ड्रॉपडाउन से अपना वांछित कस्टम टेम्पलेट चुनें।
ईमेल को स्वीकृत करने और भेजने के लिए "सबमिट" पर क्लिक करें।
सहेजे गए इनवॉइस को दोबारा भेजना या भेजना
यदि आपको पहले से सहेजे गए चालान को ईमेल करना हो या संपादित चालान का अद्यतन संस्करण भेजना हो:
विशिष्ट इनवॉइस विवरण पृष्ठ खोलें।
दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने को देखें।
अपना टेम्पलेट चुनने और भेजने के लिए "ईमेल" बटन पर क्लिक करें।