यदि आप ऐसे क्षेत्र में हैं जहां शिक्षक स्वतंत्र ठेकेदार हैं और उन्हें आपकी कंपनी को बिल भेजना आवश्यक है, तो आप टीचर इनवॉइस ऐड-ऑन को सक्षम कर सकते हैं।
शिक्षक इनवॉइस को सक्षम करना
"अकाउंट" पर क्लिक करें और फिर "इंटीग्रेशन और ऐड-ऑन" पर क्लिक करें।
ऊपर दिए गए "खोज" फ़ील्ड का उपयोग करके, "शिक्षक चालान" दर्ज करें।
ऐड-ऑन को सक्रिय करने के लिए टॉगल को "चालू" करें।
सेटिंग्स
आप अपनी कंपनी की आवश्यकताओं के अनुसार शिक्षक चालान की कई सेटिंग्स को समायोजित कर सकते हैं। इनमें निम्नलिखित शामिल हैं:
इनवॉइस का शीर्षक - इस फ़ील्ड की सामग्री शिक्षक के इनवॉइस के शीर्ष पर प्रदर्शित होगी।
शिक्षक के पते का विवरण - मर्ज टैग का उपयोग करके, यह फ़ील्ड नियंत्रित करता है कि चालान पर शिक्षक के पते का विवरण कैसे दिखाई देगा।
कंपनी के पते का विवरण - मर्ज टैग का उपयोग करके, यह फ़ील्ड नियंत्रित करता है कि आपकी कंपनी के पते का विवरण चालान पर कैसे दिखाई देगा।
डिफ़ॉल्ट निर्देश - ये शिक्षक बिल फॉर्म पर डिफ़ॉल्ट निर्देश के रूप में सेट किए जाएंगे। व्यक्तिगत बिलों के लिए निर्देशों को फॉर्म पर संपादित किया जा सकता है।
पाठ की स्थिति - शिक्षक के बिल में शामिल की जा सकने वाली पाठ स्थितियों को निर्दिष्ट करें। इस फ़ील्ड को खाली छोड़ने पर किसी भी स्थिति वाले पाठ शामिल हो जाएंगे।
पाठ का विवरण - पाठ की पंक्तियों के लिए प्रदर्शित विवरण निर्धारित करने के लिए मर्ज टैग का उपयोग करें।
गैर-शिक्षण संबंधी गतिविधियाँ - गैर-शिक्षण संबंधी मदों के लिए प्रदर्शित विवरण निर्धारित करने के लिए मर्ज टैग का उपयोग करें। ध्यान दें: प्रत्येक मद की पंक्ति में दिनांक डिफ़ॉल्ट रूप से शामिल होता है।
बिक्री कर सक्षम करें - सक्षम होने पर, आप एक डिफ़ॉल्ट बिक्री कर दर निर्धारित कर सकते हैं जिसकी गणना इनवॉइस के उप-योग पर की जाएगी और उसमें जोड़ दी जाएगी।
डिफ़ॉल्ट बिक्री कर दर - शिक्षक चालान बनाने वाले फ़ॉर्म पर निर्धारित डिफ़ॉल्ट कर दर को सेट करता है। शिक्षक चालान बनाते समय इसे बदला जा सकता है।
डिफ़ॉल्ट बिक्री कर लेबल - बिक्री कर दर निर्दिष्ट होने पर बिक्री कर पंक्ति के लिए लेबल। व्यक्तिगत चालानों के लिए फॉर्म पर लेबल संपादित किया जा सकता है।
कंपनी को नए इनवॉइस की सूचना दें - सक्षम होने पर, जब कोई शिक्षक नया इनवॉइस बनाता है तो यह आपकी कंपनी के ईमेल पते पर एक ईमेल भेजेगा।
भुगतान किए गए रिकॉर्ड को बाहर रखें - सक्षम होने पर, जिन पाठों के लिए पहले ही भुगतान आवंटित किया जा चुका है, उन्हें चालान में नहीं जोड़ा जाएगा।
शिक्षकों को इनवॉइस बनाने की अनुमति दें - इस सेटिंग को सक्षम करने से शिक्षक भी अपने इनवॉइस स्वयं बना सकेंगे। डिफ़ॉल्ट रूप से, केवल प्रशासक ही शिक्षकों की ओर से इनवॉइस बना सकते हैं।
नोट : प्रत्येक पंक्ति में दिनांक डिफ़ॉल्ट रूप से शामिल होता है।
शिक्षक का बिल बनाना
"कर्मचारी" पर क्लिक करें और फिर "शिक्षक बिल" पर क्लिक करें।
"नया जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।
उस शिक्षक का चयन करें जिसका बिल आप बनाना चाहते हैं और "अगला" पर क्लिक करें।
शिक्षक के बिल की तिथि निर्धारित करें।
इनवॉइस नंबर निर्दिष्ट करें।
अवधि प्रारंभ तिथि और अवधि समाप्ति तिथि का चयन करें (इससे आपके द्वारा चयनित समय सीमा के भीतर सभी पाठ और "अन्य कार्य" घंटे चालान में शामिल हो जाएंगे)।
"विवरण/निर्देश" वाले फ़ील्ड में कोई भी प्रासंगिक जानकारी या निर्देश दर्ज करें।
बिक्री कर लेबल निर्धारित करें और बिक्री कर दर निर्धारित करें (यदि आपने सेटिंग्स में बिक्री कर सक्षम किया है)।
इनवॉइस कैसा दिखेगा यह देखने के लिए "प्रीव्यू इनवॉइस" पर क्लिक करें।
जब आप इनवॉइस को स्वीकृत करने के लिए तैयार हों, तो "इनवॉइस बनाएं" पर क्लिक करें।
शिक्षक खाते में शिक्षक चालान बनाना
"चालान" टैब पर क्लिक करें।
दाहिनी ओर के मेनू में "चालान बनाएं" पर क्लिक करें।
"शिक्षक का पता" वाले फ़ील्ड में अपने पते की जानकारी सही है या नहीं, इसकी पुष्टि करें।
शिक्षक के बिल की तिथि निर्धारित करें।
इनवॉइस नंबर निर्दिष्ट करें।
अवधि प्रारंभ तिथि और अवधि समाप्ति तिथि का चयन करें (इससे आपके द्वारा चयनित समय सीमा के भीतर सभी पाठ और "अन्य कार्य" घंटे चालान में शामिल हो जाएंगे)।
"विवरण/निर्देश" वाले फ़ील्ड में कोई भी प्रासंगिक जानकारी या निर्देश दर्ज करें।
बिक्री कर लेबल निर्धारित करें और बिक्री कर दर निर्धारित करें (यदि सेटिंग्स में बिक्री कर सक्षम किया गया है)।
इनवॉइस कैसा दिखेगा यह देखने के लिए "प्रीव्यू इनवॉइस" पर क्लिक करें।
जब आप इनवॉइस को स्वीकृत करने के लिए तैयार हों, तो "इनवॉइस बनाएं" पर क्लिक करें।
नोट: प्रारंभ और समाप्ति तिथियां हमेशा कंपनी के समय क्षेत्र में ही होंगी, भले ही शिक्षक किसी अन्य समय क्षेत्र में हो, क्योंकि कंपनी ग्राहक है और चालान पर पाठों के सत्यापन के लिए सभी जानकारी कंपनी के समय क्षेत्र में होनी आवश्यक है।
चालान भुगतान दर्ज करना
जब किसी इनवॉइस का मूल्य शून्य से अधिक होता है, तो इनवॉइस के नीचे इनवॉइस की कुल राशि के बराबर भुगतान का फॉर्म दिखाई देगा। आप तिथि बदल सकते हैं, विवरण लिख सकते हैं और शिक्षक को भुगतान पर्ची ईमेल करने का विकल्प चुन सकते हैं। भुगतान दर्ज करने के लिए भुगतान फॉर्म जमा करें।
इस फॉर्म का उपयोग करके भुगतान दर्ज करने से शिक्षक के इनवॉइस पर दिखाई देने वाले पाठ और अन्य लेनदेन भी शिक्षक के घंटे और कमाई पृष्ठ पर "भुगतान किया गया" के रूप में चिह्नित हो जाएंगे।