जब आप ग्राहकों से अग्रिम भुगतान लेते हैं, तो कैलेंडर में किए गए अतिरिक्त बदलाव, जैसे कि पाठ की अवधि, लागत में परिवर्तन या उसे पूरी तरह से हटाना, आपके शेड्यूल और पहले से बिल किए गए विवरण के बीच विसंगति पैदा कर देते हैं। इस विसंगति के बारे में आपको सूचित करने के लिए, टीचवर्क्स स्वचालित रूप से आपके इनवॉइस टेबल में इनवॉइस नंबर के आगे एक लाल झंडा आइकन प्रदर्शित करता है।
परिवर्तनों को देखना
जब आप किसी चिह्नित इनवॉइस को देखेंगे, तो आपको ऐसे टैग दिखाई देंगे जो उन पाठों को दर्शाते हैं जिनमें बदलाव हुआ है या जिन्हें हटा दिया गया है। इनवॉइस के "कुल" फ़ील्ड के ऊपर एक टैग भी दिखाई देगा जो इनवॉइस के कुल योग में हुए बदलाव और उसे कैसे दर्ज किया जाए, यह बताता है।
परिवर्तनों का लेखा-जोखा
इनवॉइस की स्थिति के आधार पर दो अलग-अलग प्रकार के बदलाव किए जा सकते हैं:
बिल का भुगतान अभी तक नहीं हुआ है : यदि बिल का भुगतान अभी तक नहीं हुआ है और वह "अनुमोदित" है, तो आपको बिल को वर्तमान पाठ विवरण और लागत के अनुसार अपडेट करने के लिए कहा जाएगा। आप टैग में दिए गए लिंक पर क्लिक कर सकते हैं, जिससे "बिल संपादित करें" फॉर्म खुल जाएगा और पाठ रीफ़्रेश हो जाएंगे।
बिल का भुगतान हो चुका है : यदि बिल की स्थिति "भुगतान हो चुका है" है और बिल की कुल राशि कम हो गई है, तो आपको क्रेडिट नोट जारी करने के लिए कहा जाएगा। टैग पर दिए गए लिंक पर क्लिक करने से क्रेडिट नोट बनाने का फॉर्म खुल जाएगा और सही राशि के लिए क्रेडिट नोट में एक मद स्वतः जुड़ जाएगी।
यदि बिल की कुल राशि बढ़ गई है, तो आपको अतिरिक्त लागत के लिए एक नया बिल बनाने के लिए कहा जाएगा। टैग में दिए गए लिंक से "बिल बनाएं" फॉर्म खुलेगा जिसमें आवश्यक समायोजन के लिए एक लाइन आइटम होगा।
नोट: बेहतर यही होगा कि आप चिह्नित इनवॉइस को बिलिंग अवधि के अंत में एक बार प्रोसेस कर लें, ताकि इनवॉइस के फ़्लैग छिपाने से पहले सभी बदलाव एक साथ हो सकें। यदि आप बिलिंग अवधि समाप्त होने से पहले किसी चिह्नित इनवॉइस में बदलाव करते हैं और फ़्लैग छिपा देते हैं, और फिर कैलेंडर पर इनवॉइस से संबंधित अन्य लेन-देन में बदलाव करते हैं, तो इन बदलावों के लिए इनवॉइस को चिह्नित नहीं किया जाएगा क्योंकि आपने पहले ही उस इनवॉइस के लिए फ़्लैग छिपा दिए हैं।
झंडे छिपाना
भुगतान किए गए बिलों के लिए दिए गए निर्देशों का पालन करके या मैन्युअल रूप से फ़्लैग छिपाकर फ़्लैग को छुपाया जा सकता है। फ़्लैग छुपाने के दो तरीके हैं:
यदि किसी "भुगतान किए गए" चालान पर फ़्लैग लगा हुआ है और आप प्रॉम्प्ट में दिए गए लिंक "क्रेडिट जारी करें और फ़्लैग छिपाएँ" या "चालान बनाएँ और फ़्लैग छिपाएँ" पर क्लिक करते हैं (नीचे दी गई छवि देखें), तो आगे से चालान से फ़्लैग छिपा दिए जाएँगे।
यदि किसी इनवॉइस पर कोई चिह्न लगा हुआ है, तो इनवॉइस पर मौजूद "इनवॉइस विकल्प" मेनू का उपयोग करके "चिह्न छिपाएँ" विकल्प को मैन्युअल रूप से लागू करें (नीचे दी गई छवि देखें), जिसके बाद भविष्य में इनवॉइस से चिह्न छिपा दिए जाएँगे।
छिपे हुए झंडे देखना
इनवॉइस टेबल देखते समय, जिन इनवॉइस में छिपे हुए इनवॉइस फ़्लैग हैं, उन्हें इनवॉइस नंबर के आगे एक ग्रे फ़्लैग आइकन के रूप में देखा जा सकता है:
यदि आप उन झंडों को दिखाना चाहते हैं जिन्हें "छिपाया" गया है, तो आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं:
"बिलिंग" पर क्लिक करें और फिर "चालान" पर क्लिक करें।
जिस इनवॉइस पर आप फ्लैग दिखाना चाहते हैं, उसके बगल में मौजूद "व्यू" आइकन पर क्लिक करें।
"इनवॉइस विकल्प" मेनू पर क्लिक करें और "झंडे दिखाएँ" पर क्लिक करें।
