आवंटित भुगतान का पूरा या आंशिक हिस्सा वापस करना
उचित लेखापरीक्षा रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए, आवंटित भुगतान की वापसी जारी करते समय मूल चालान या भुगतान को संशोधित या हटाएं नहीं। मूल अभिलेखों को अपरिवर्तित रखें और निम्नलिखित दो-चरणीय कार्यप्रणाली का पालन करें:
क्रेडिट नोट जारी करें: आप जिस विशिष्ट राशि को वापस करना चाहते हैं, उसके बराबर का क्रेडिट नोट बनाएं।
क्रेडिट नोट की वापसी: ग्राहक के खाते को संतुलित करने के लिए उस क्रेडिट नोट के विरुद्ध वापसी राशि दर्ज करें।
चरण 1 - क्रेडिट नोट बनाना
पूर्ण और आंशिक दोनों प्रकार की धनवापसीओं के लिए क्रेडिट नोट बनाने की प्रक्रिया एक समान है।
"बिलिंग" पर क्लिक करें और फिर "क्रेडिट नोट जारी करें" पर क्लिक करें।
"ग्राहक" फ़ील्ड में ग्राहक का चयन करें।
रिफंड के कारण के आधार पर अपनी मद का प्रकार चुनें:
पाठों या सामान्य क्रेडिट के लिए: "शुल्क जोड़ें" विकल्प का उपयोग करें, क्रेडिट राशि दर्ज करें और विवरण फ़ील्ड में धनवापसी का कारण लिखें।
पैकेज के लिए: ग्राहक के प्रीपेड पैकेज घंटों में कोई बदलाव किए बिना देय राशि को कम करने के लिए "ऐड चार्ज" विकल्प का उपयोग करें। यदि आप वित्तीय रिफंड के साथ-साथ ग्राहक के पैकेज बैलेंस में बचे हुए घंटों की वास्तविक संख्या को स्पष्ट रूप से कम करना चाहते हैं, तो "ऐड पैकेज" विकल्प का उपयोग करें।
चरण 2 - क्रेडिट नोट की वापसी
क्रेडिट नोट बन जाने के बाद, आपको क्रेडिट नोट को रिफंड करना होगा। यह नीचे दिए गए चरणों का पालन करके किया जा सकता है:
"बिलिंग" पर क्लिक करें और फिर "चालान" पर क्लिक करें।
"खोज" फ़ील्ड में क्रेडिट नोट नंबर दर्ज करें और एंटर दबाएं।
क्रेडिट नोट देखने के लिए "व्यू" बटन पर क्लिक करें।
क्रेडिट नोट के निचले भाग में स्थित "रिफंड जारी करें" फॉर्म तक स्क्रॉल करें।
रिफंड का विवरण दर्ज करें और "रिफंड रिकॉर्ड करें" बटन पर क्लिक करें।
किसी भुगतान को आवंटित न करना और वापस करना
यदि कोई इनवॉइस गलती से बन गया हो या आप आवंटित भुगतान वापस कर रहे हों लेकिन इनवॉइस का भुगतान भविष्य में करना हो, तो आप भुगतान को रद्द करना चाहेंगे, रिफंड दर्ज करना चाहेंगे (और यदि इनवॉइस का भुगतान भविष्य में नहीं किया जाएगा, तो इनवॉइस को निरस्त कर देंगे)।
चरण 1 - भुगतान को अलॉट करना
"बिलिंग" पर क्लिक करें और फिर "चालान" पर क्लिक करें।
"व्यू" आइकन पर क्लिक करके उस इनवॉइस को देखें जिसे आप रिफंड और रद्द करना चाहते हैं।
इनवॉइस पर भुगतान के आगे मौजूद "X" आइकन पर क्लिक करके इनवॉइस को अनआवंटित करें।
चरण 2 - भुगतान वापस करना
"बिलिंग" पर क्लिक करें और फिर "भुगतान" पर क्लिक करें।
रिफंड किए जाने वाले भुगतानों को देखने के लिए "देखें" आइकन पर क्लिक करें।
ऊपर दाएं कोने में स्थित "अधिक" पर क्लिक करें और "रिफंड" विकल्प चुनें।
नोट: "रिफंड" का विकल्प केवल भुगतान को इनवॉइस से अलग करने के बाद ही उपलब्ध होगा।
चरण 3 - बिल रद्द करना
यदि भविष्य में बिल का भुगतान करने की आवश्यकता नहीं होगी, तो आप इन चरणों का पालन करके बिल को रद्द कर सकते हैं:
"बिलिंग" पर क्लिक करें और फिर "चालान" पर क्लिक करें।
रिफंड किए जाने वाले इनवॉइस को देखने के लिए "व्यू" आइकन पर क्लिक करें।
"इनवॉइस विकल्प" पर क्लिक करें और "रद्द करें" चुनें।