इनवॉइस ऑटोपायलट ऐड-ऑन आपको एक शेड्यूल सेट करने की अनुमति देता है जो स्वचालित रूप से इनवॉइस जेनरेट करेगा।
इनवॉइस ऑटोपायलट ऐड-ऑन को सक्षम करना
"अकाउंट" पर क्लिक करें और फिर "इंटीग्रेशन और ऐड-ऑन" पर क्लिक करें।
ऊपर दिए गए "खोज" फ़ील्ड का उपयोग करके, "इनवॉइस ऑटोपायलट" दर्ज करें।
ऐड-ऑन को सक्रिय करने के लिए टॉगल को "चालू" करें।
इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल बनाना
इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल बनाने के लिए आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं:
"बिलिंग" पर क्लिक करें और फिर "चालान अनुसूची जोड़ें" पर क्लिक करें।
नीचे दिए गए विवरणों का उपयोग करके "शेड्यूल सेटिंग्स" और "इनवॉइस सेटिंग्स" चरणों को पूरा करें।
अपने बदलावों को सहेजने के लिए फॉर्म सबमिट करें।
जैसा कि ऊपर चरण 2 में बताया गया है, एक नया सेटअप करने में दो चरण शामिल हैं।
इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल:
चरण 1: शेड्यूल सेटिंग्स
इस चरण से आप यह तय कर सकते हैं कि इनवॉइस कब और कितनी बार जनरेट हों। आप निम्नलिखित सेटिंग्स को कस्टमाइज़ कर सकते हैं:
शीर्षक - ऐसा शीर्षक दर्ज करें जिससे आपको शेड्यूल में बदलाव करने की आवश्यकता पड़ने पर उसे पहचानने में मदद मिले।
प्रारंभ/समाप्ति - वह प्रारंभ और समाप्ति तिथियां दर्ज करें जिनके लिए चालान जेनरेट किए जाएंगे। प्रारंभ तिथि पहले चालान अवधि की शुरुआत होगी और समाप्ति तिथि में उन अंतिम चालानों की अवधि का अंत शामिल होना चाहिए जिन्हें आप शेड्यूल के अनुसार जेनरेट करना चाहते हैं।
आवृत्ति - चुनें कि शेड्यूल कितनी बार इनवॉइस जनरेट करेगा। आप दैनिक, साप्ताहिक, मासिक और इनमें से प्रत्येक अवधि के लिए कई अलग-अलग विकल्प चुन सकते हैं।
समय निर्धारण - यदि आप ग्राहकों को अग्रिम रूप से बिल भेजते हैं, तो आप प्रत्येक बिल अवधि की शुरुआत में बिल बनाने का विकल्प चुन सकते हैं, या यदि आप ग्राहकों को उनके पाठों के बाद बिल भेजते हैं, तो आप प्रत्येक अवधि के अंत में बिल बनाने का विकल्प चुन सकते हैं।
ऑफसेट - आप इनवॉइस जारी करने की तारीख से कुछ दिन पहले या बाद में इनवॉइस जारी करने का विकल्प चुन सकते हैं:
इनवॉइस की तारीख निर्धारित करें - यह विकल्प तब प्रदर्शित होगा जब "ऑफसेट" शून्य पर सेट नहीं होगा। इनवॉइस की तारीख निर्धारित करने के लिए आपके पास दो विकल्प हैं:
चालान बनाने की तिथि - यदि आप चालान की तिथि को उस तिथि पर सेट करना चाहते हैं जब चालान बनाया और जेनरेट किया गया हो, तो इसका उपयोग करें।
अवधि तिथि - यदि चालान अवधि की शुरुआत में बनाया जाता है तो यह चालान तिथि को अवधि की प्रारंभ तिथि के रूप में सेट करेगा और यदि यह अवधि के अंत में बनाया जाता है तो अवधि की समाप्ति तिथि के रूप में सेट करेगा।
चरण 2: इनवॉइस सेटिंग्स
यह चरण वास्तविक इनवॉइस बनाने के समान ही है, लेकिन यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि आप इनवॉइस नहीं बना रहे हैं, बल्कि सेटिंग्स का चयन कर रहे हैं और भविष्य में इन सेटिंग्स का उपयोग स्वचालित रूप से इनवॉइस जनरेट करने के लिए किया जाएगा। कुछ बातों का ध्यान रखना आवश्यक है:
देय तिथि ऑफसेट - आप चालान की तिथि के सापेक्ष देय तिथि निर्धारित कर सकते हैं।
इनवॉइस नंबर - इनवॉइस नंबर पिछले इनवॉइस नंबर से जारी रखते हुए स्वचालित रूप से सेट हो जाएंगे।
पाठ शामिल करना - इनवॉइस अवधि के दौरान निर्धारित किसी भी पाठ को जोड़ने के लिए, "पाठ शामिल करें" चेक बॉक्स पर टिक करें।
पिछली अवधि के बिना इनवॉइस वाले पाठ शामिल करें - यदि आप इनवॉइस जनरेट होने के बाद अपने कैलेंडर में पाठ जोड़ते हैं, तो इस सेटिंग को सक्षम करें ताकि अगला इनवॉइस पिछली इनवॉइस अवधि के नए पाठों को शामिल कर ले।
इनवॉइस निर्देश - यदि आप खाता सेटिंग पृष्ठ में "डिफ़ॉल्ट इनवॉइस निर्देश" फ़ील्ड को अपडेट करते हैं, तो निर्देश फ़ील्ड अपडेट नहीं होगा। यह फ़ील्ड इनवॉइस ऑटोपायलट के लिए विशिष्ट है और यदि आप इसमें कोई बदलाव करना चाहते हैं, तो इसे मैन्युअल रूप से अपडेट करना होगा।
यदि कुल योग शून्य हो तो छोड़ दें - यदि आप इनवॉइस में केवल पाठों को ही शामिल कर रहे हैं, तो यह अच्छा होगा कि आप उस बॉक्स को चेक कर लें जिससे खाली इनवॉइस को छोड़ दिया जाए, क्योंकि ऐसा तब हो सकता है जब किसी ग्राहक के पास इनवॉइस की किसी भी अवधि के लिए कोई पाठ न हो।
स्थिति - यदि आप ग्राहकों को बिल उपलब्ध कराने से पहले उनकी समीक्षा करना चाहते हैं, तो आप स्थिति को "सहेजा गया" पर सेट कर सकते हैं। समीक्षा के बाद आप स्थिति को "अनुमोदित" में बदल सकते हैं।
इनवॉइस ईमेल भेजें - यदि आप स्थिति को "अनुमोदित" पर सेट करते हैं, तो आप इस बॉक्स को चेक करके इनवॉइस तुरंत भेज सकते हैं।
यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि निर्धारित समय सारिणी के बाद के पाठ स्वचालित रूप से दर्ज नहीं किए जाएंगे। उदाहरण के लिए, दैनिक समय सारिणी में, यदि पिछले दिनों के पाठ बाद में जोड़े जाते हैं, तो उनका बिल मैन्युअल रूप से बनाना होगा।
नोट: इनवॉइस सेटिंग फॉर्म पर "पिछली अवधि के बिना इनवॉइस वाले पाठ शामिल करें" सेटिंग दिखाई देने के लिए, निम्नलिखित शर्तें आवश्यक हैं:
"इनवॉइस रिपीट" सेटिंग को "साप्ताहिक" या "मासिक" पर सेट करना होगा।
"समय" को इनवॉइस अवधि के "प्रारंभ" पर सेट किया गया है।
इनवॉइस सेटिंग चरण में, आपको "पाठ शामिल करें" बॉक्स को चेक करना होगा।
चरण 3: चालान की तिथियों का सत्यापन
शेड्यूल और इनवॉइस सेटिंग्स सेट करने के बाद, आपको उन तारीखों की पुष्टि करनी चाहिए जिन पर इनवॉइस बनाए जाएंगे। इससे यह सुनिश्चित होगा कि इनवॉइस आपकी कंपनी द्वारा अपेक्षित तारीखों पर ही जेनरेट होंगे।
आप इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल देखकर और "आगामी इनवॉइस तिथियां" अनुभाग तक स्क्रॉल करके इनवॉइस तिथियां देख सकते हैं।
इनवॉइस जनरेशन
इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल को प्रोसेस करने वाला कोड हर 6 घंटे में चलता है। आमतौर पर, आपके टाइम ज़ोन के आधार पर, इनवॉइस दिन के पहले छह घंटों में जेनरेट हो जाएंगे।
यदि आप किसी दिन के समाप्त होने के बाद इनवॉइस जनरेट करना चाहते हैं, तो "शेड्यूल सेटिंग्स" में "ऑफसेट" को इनवॉइस तिथि के 1 दिन बाद पर सेट करें। इससे पिछले दिन का इनवॉइस अगले दिन के पहले 6 घंटों में जनरेट हो जाएगा।
निर्धारित बिल देखना
यदि आप उन तिथियों को देखना चाहते हैं जिन पर चालान बनाए जाने निर्धारित हैं, तो आप "चालान अनुसूची" तालिका में अपनी बनाई गई अनुसूची के आगे स्थित "देखें" आइकन पर क्लिक कर सकते हैं और "आगामी चालान तिथियां" अनुभाग देख सकते हैं। आप इस अनुभाग का उपयोग यह पुष्टि करने के लिए कर सकते हैं कि निर्धारित चालान तिथियां आपकी इच्छित तिथियों से मेल खाती हैं।
इनवॉइस ऑटोपायलट द्वारा पहले से जेनरेट किए गए इनवॉइस को आप इनवॉइस टेबल में देख सकते हैं। इनवॉइस देखने पर आपको उस इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल का नाम दिखाई देगा जिसने इसे जेनरेट किया है।
ग्राहकों को शेड्यूल में जोड़ना
आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके शेड्यूल में अतिरिक्त ग्राहक जोड़ सकते हैं:
"बिलिंग" पर क्लिक करें और फिर "इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल" पर क्लिक करें।
जिस शेड्यूल में आप ग्राहकों को जोड़ना चाहते हैं, उस पर मौजूद "इनवॉइस सेटिंग्स" बटन पर क्लिक करें।
"ग्राहक" फ़ील्ड में, ग्राहकों को जोड़ें।
अपने बदलावों को सहेजने के लिए फॉर्म सबमिट करें।
आप सीधे Teachworks प्रोफ़ाइल से भी ग्राहकों को इनवॉइस शेड्यूल में जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं:
"छात्र" पर क्लिक करें और फिर "परिवार" या "छात्र" (स्वतंत्र छात्रों के लिए) पर क्लिक करें।
उनकी प्रोफ़ाइल संपादित करने के लिए "संपादित करें" बटन पर क्लिक करें।
"बिलिंग" टैब पर क्लिक करें।
नीचे स्क्रॉल करके "इनवॉइसिंग" सेक्शन पर जाएं।
पहले से मौजूद शेड्यूल का चयन करने के लिए "इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल" फ़ील्ड पर क्लिक करें।
अपने बदलावों को सहेजने के लिए फॉर्म सबमिट करें।
नोट: यदि आप किसी ग्राहक की प्रोफ़ाइल स्थिति को "निष्क्रिय" में बदलते हैं और फिर उस इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल की "इनवॉइस सेटिंग्स" को संपादित करते हैं जिसमें उन्हें जोड़ा गया है, तो ग्राहक को इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल से स्वचालित रूप से हटा दिया जाएगा और यह उनकी प्रोफ़ाइल पर भी दिखाई देगा।
इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल बनाने का एक उदाहरण
नीचे आपको इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल बनाने का एक उदाहरण मिलेगा जो आगामी व्यक्तिगत पाठों के लिए महीने की शुरुआत में मासिक रूप से इनवॉइस तैयार करेगा।
चरण 1: शेड्यूल सेटिंग्स
अनुसूची का शीर्षक : ऐसा शीर्षक चुनें जिससे भविष्य में कोई भी बदलाव करने पर उसे आसानी से पहचाना जा सके।
अनुसूची प्रारंभ/समाप्ति : वह तिथि सीमा चुनें जिसके लिए आप यह अनुसूची चलाना चाहते हैं। इसे भविष्य में काफी आगे तक के लिए सेट किया जा सकता है, लेकिन डिफ़ॉल्ट रूप से यह एक वर्ष पर सेट होता है।
इनवॉइस दोहराव : मासिक, हर 1 महीने में, महीने की पहली तारीख को।
समय : इनवॉइस अवधि की शुरुआत में इनवॉइस जेनरेट करें (इससे आप आगामी पाठों को जोड़ सकते हैं और अग्रिम रूप से बिल बना सकते हैं)
चरण 2: इनवॉइस सेटिंग्स चुनें
ग्राहक : शेड्यूल में शामिल करने के लिए आप जिन ग्राहकों को जोड़ना चाहते हैं, उन्हें यहां जोड़ें। यदि आप सभी ग्राहकों का चयन करना चाहते हैं, तो "सभी चुनें" विकल्प पर क्लिक करें।
देय तिथि ऑफसेट : आवश्यकतानुसार सेट करें।
“पाठ जोड़ें” विकल्प चुनें : इससे आप बिल में अलग-अलग पाठ शामिल कर सकते हैं। चूंकि यह ऑटोपायलट शेड्यूल भविष्य में होने वाले बिल भी जेनरेट करेगा, इसलिए “सभी” पाठ स्थितियों को शामिल करने का विकल्प चुनें (पाठ केवल होने के बाद ही उपस्थित के रूप में चिह्नित किए जाएंगे)।
यदि कुल योग शून्य हो तो छोड़ें : यह विकल्प चुनें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि शून्य बिल योग वाले पाठ निर्मित न हों।
इनवॉइस की स्थिति : यदि आप अपने ग्राहकों को इनवॉइस भेजने से पहले उनकी समीक्षा करना चाहते हैं, तो स्थिति को "सहेजा गया" पर सेट करें। यदि आपको उनकी समीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है, तो आप "अनुमोदित" विकल्प चुन सकते हैं।
इनवॉइस ईमेल भेजें : यह विकल्प "अनुमोदित" विकल्प चुनने पर दिखाई देगा। यदि आप चाहते हैं कि इनवॉइस बनते ही आपके ग्राहकों को ईमेल कर दिए जाएं, तो बॉक्स पर टिक करें।
नोट: यदि आप टीचवर्क्स में और ग्राहक जोड़ते हैं, तो उन्हें शेड्यूल में वापस जोड़ना न भूलें।
चरण 3: अनुसूची की समीक्षा करें
एक बार जब आप अपना इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल बना लेते हैं, तो आप उन तारीखों को देख सकते हैं जिन पर इनवॉइस जेनरेट और भेजे जाएंगे। ऐसा करने के लिए आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं:
"बिलिंग" पर क्लिक करें और फिर "इनवॉइस ऑटोपायलट शेड्यूल" पर क्लिक करें।
जिस शेड्यूल को आप देखना चाहते हैं, उसके बगल में मौजूद "व्यू" आइकन पर क्लिक करें।
इससे एक ऐसा पेज खुलेगा जिसमें आपकी सेटिंग्स का सारांश और साथ ही निम्नलिखित जानकारी प्रदर्शित होगी:
इनवॉइस की तारीख : वह तारीख जो इनवॉइस पर प्रदर्शित होगी।
निर्माण तिथि : वह तिथि जिस दिन चालान तैयार किए जाएंगे।
इनवॉइस अवधि : वह तिथि सीमा जिसका उपयोग कैलेंडर से पाठों को प्रत्येक इनवॉइस पर लाने के लिए किया जाएगा।
स्थिति : चालान बन जाने के बाद, स्थिति "पूर्ण" में अपडेट हो जाएगी।