Nakon što se povežete s QuickBooksom, morat ćete odabrati nekoliko opcija koje će odrediti koji se računi koriste za bilježenje različitih vrsta transakcija. Za odabir možete slijediti sljedeće korake:
Kliknite na "Račun", a zatim kliknite na "Integracije i dodaci".
Kliknite na "Postavke" pod QuickBooks Integracija.
U polju "Prodajni račun" odaberite prodajni račun na koji želite zabilježiti prodaju fakture. Tipičan odabir bio bi "Prodaja" ili "Usluge".
Prebacite prekidač "Preskoči ažuriranje prodajnog računa za usluge" na "Uključeno" ako ste u QuickBooksu naveli drugi prodajni račun za svoje usluge. Time će se ti zapisi zadržati nepromijenjenima prilikom ažuriranja usluga u Teachworksu.
U polju "Račun popusta" odaberite račun na koji želite zabilježiti popuste. Možda biste željeli stvoriti račun pod nazivom "Popusti" na svom QuickBooks računu ako već ne postoji. Ako ne odaberete, popusti će se zabilježiti na vaš odabir iz polja "Račun prodaje".
Odaberite "Porezni kod" koji će se koristiti za porez na promet na bilo kojoj od vaših faktura. Prije odabira morat ćete postaviti barem jedan račun poreza na promet.
U "Računu za depozit" odaberite račun na koji treba uplatiti sredstva. Ako se ovo polje ostavi prazno, depoziti će se evidentirati na QuickBooks računu "Neuplaćena sredstva".
Polje "Datum početka" omogućuje vam sinkronizaciju samo faktura, kreditnih nota i plaćanja počevši od unesenog datuma. Ovo je korisno ako su fakture koje se nalaze na vašem Teachworks računu već ručno unesene u QuickBooks. Prilikom postavljanja Datuma početka, softver će sinkronizirati neaktivne kupce s QuickBooksom samo ako ti kupci imaju fakture ili plaćanja nakon datuma početka.
Prema zadanim postavkama, kupci s fakturama ili plaćanjima bit će sinkronizirani s QuickBooksom. Međutim, možete prebaciti prekidač "Sinkroniziraj sve aktivne kupce" na "Uključeno" ako želite sinkronizirati aktivne kupce čak i ako nemaju fakture ili plaćanja u Teachworksu:
Opcije plaćanja računa: Odaberite ovu opciju ako šaljete račune svojim kupcima izravno iz Quickbooksa i naplaćujete online plaćanja pomoću značajke Quickbooks Online Payment. Više informacija o Quickbooks online plaćanjima možete pronaći ovdje: Quickbooks Payments
Ako ne želite sinkronizirati plaćanja, prebacite prekidač "Isključi plaćanja" na "Uključeno".
Ako želite sinkronizirati i opis uključen u vaše Teachworks fakture, prebacite prekidač "Upute za fakturu" na "Uključeno".
Ako želite da se računi zadnji sinkroniziraju, označite okvir "Omogući" u odjeljku "Sinkroniziraj račune zadnji". Ova je postavka korisna ako ste u QuickBooksu omogućili postavku "Automatski primijeni kredite", jer ona zahtijeva sinkronizaciju računa nakon plaćanja i kreditnih nota.
NAPOMENA: Teachworks će također tražiti stavku "Popust" na vašem računu i koristit će je za popuste na računima, inače će stvoriti stavku s tim nazivom i povezati je s gore navedenim "Računom popusta". Ako imate račun kategorije s nazivom "Popust", tada će se stvoriti stavka s nazivom "Popust*" kako bi se izbjegao sukob s kategorijom. Po potrebi je možete preimenovati nakon što se sinkronizira.
NAPOMENA: Ako u 6. koraku ne odaberete porezni račun, računi s porezom na promet bit će sinkronizirani bez poreza na promet.
Globalni korisnici : Ako koristite globalnu verziju QuickBooksa (tj. svi korisnici izvan SAD-a), morate dodati stopu poreza na promet u QuickBooks, a zatim je odabrati u polju "Porezni kod" u Teachworksu kako biste sinkronizirali račune s porezom na promet.
NAPOMENA: Prilikom korištenja postavke "Sinkroniziraj račune zadnji", potrebno je da sinkronizirate račune s QuickBooks Onlineom tek nakon što su plaćanja obrađena. Ako biste izradili račune, sinkronizirali svoje zapise, a zatim sinkronizirali plaćanja kasnije, računi bi već postojali i stoga se automatska dodjela ne bi primjenjivala.
Nakon što dovršite gore navedene korake, bit ćete spremni sinkronizirati svoj Teachworks račun s QuickBooksom.