Dodatak Invoice Autopilot omogućuje vam postavljanje rasporeda koji će automatski generirati fakture.
Omogućavanje dodatka Invoice Autopilot
Kliknite na "Račun", a zatim kliknite na "Integracije i dodaci".
Pomoću polja "Traži" na vrhu unesite "Invoice Autopilot".
Prebacite prekidač na "Uključeno" da biste omogućili dodatak.
Izrada rasporeda autopilota za fakture
Za izradu rasporeda automatskog pilota za fakture možete slijediti sljedeće korake:
Kliknite na "Naplata", a zatim kliknite na "Dodaj raspored faktura".
Dovršite korake "Postavke rasporeda" i "Postavke računa" koristeći dolje navedene podatke.
Pošaljite obrazac kako biste spremili promjene.
Kao što je spomenuto u 2. koraku, postavljanje novog uključuje dva koraka
Raspored automatskog pilota za fakture:
Korak 1: Postavke rasporeda
Ovaj korak vam omogućuje prilagodbu vremena i učestalosti generiranja računa. Možete prilagoditi sljedeće postavke:
Naslov - Unesite naslov koji će vam pomoći da prepoznate raspored u slučaju da trebate napraviti promjene
Početak/Kraj - Unesite početni i završni datum za razdoblje u kojem će se računi generirati. Početni datum bit će početak prvog razdoblja računa, a završni datum trebao bi uključivati kraj razdoblja računa za posljednje račune koje želite generirati pomoću rasporeda.
Učestalost - Odaberite koliko često će raspored generirati račune. Možete ponavljati dnevno, tjedno, mjesečno plus nekoliko varijacija za svako od ovih razdoblja.
Vremenski raspored - Možete odabrati generiranje računa na početku svakog razdoblja računa ako klijentima fakturirate unaprijed ili na kraju svakog razdoblja ako klijentima fakturirate nakon njihovih lekcija.
Poravnanje - Možete odabrati generiranje računa određeni broj dana prije ili nakon datuma računa:
Postavi datum računa na - Ova će se opcija prikazati ako "Pomak" nije postavljen na nulu. Imate dva izbora za postavljanje datuma računa:
Datum kreiranja - Koristite ovo ako želite postaviti Datum računa na datum kada je račun generiran i kreiran.
Datum razdoblja - Ovim će se Datum računa postaviti kao početni datum razdoblja ako je račun generiran na početku razdoblja i kao kraj razdoblja ako je kreiran na kraju razdoblja.
Korak 2: Postavke fakture
Ovaj korak je vrlo sličan izradi stvarnog računa, ali važno je imati na umu da ne izrađujete račun, već odabirete postavke, a te će se postavke u budućnosti koristiti za automatsko generiranje računa. Postoji nekoliko stvari koje treba imati na umu:
Pomak datuma dospijeća - Datum dospijeća možete postaviti u odnosu na datum računa.
Broj računa - Brojevi računa bit će postavljeni automatski, nastavljajući od prethodnog broja računa.
Uključivanje lekcija - Da biste dodali bilo koje lekcije koje su zakazane tijekom razdoblja fakturiranja, označite potvrdni okvir "Uključi lekcije".
Uključi nefakturirane lekcije iz prethodnog razdoblja - Ako dodate lekcije u svoj kalendar nakon što je račun generiran, omogućite ovu postavku kako bi sljedeći račun preuzeo nove lekcije iz prethodnog razdoblja računa.
Upute za fakturu - Polje s uputama neće se ažurirati ako ažurirate polje "Zadane upute za fakturu" na stranici Postavke računa. Ovo polje je jedinstveno za autopilot fakture i morat ćete ga ručno ažurirati ako ga želite promijeniti.
Preskoči ako je ukupna nula - Ako na račun uključujete samo lekcije, dobra je ideja označiti okvir kako biste preskočili prazne račune u slučaju da klijent nema lekcija za bilo koje od razdoblja računa.
Status - Ako želite pregledati račune prije nego što budu dostupni klijentima, možete postaviti status na "Spremljeno". Nakon pregleda možete promijeniti status u "Odobreno".
Pošalji e-poštu s računima - Ako status postavite na "Odobreno", možete odmah poslati račune označavanjem ovog okvira.
Važno je napomenuti da se lekcije zakazane nakon pokretanja rasporeda neće automatski dohvatiti. Na primjer, u dnevnom rasporedu, ako se kasnije dodaju lekcije za prethodne dane, potrebno ih je ručno fakturirati.
NAPOMENA: Da bi se postavka "Uključi nefakturirane lekcije iz prethodnog razdoblja" prikazala na obrascu Postavke fakture, potrebni su sljedeći uvjeti:
Postavka "Ponavljanje računa" mora biti postavljena na "Tjedno" ili "Mjesečno"
"Vrijeme" je postavljeno na "Početak" razdoblja fakturiranja
U koraku postavki računa, morate označiti okvir "Uključi lekcije".
Korak 3: Provjera datuma računa
Nakon što postavite postavke rasporeda i fakture, trebali biste provjeriti datume na koje će se fakture kreirati. To će osigurati da će se fakture generirati na datume koje vaša tvrtka očekuje.
Datume računa možete vidjeti tako da pregledate Raspored automatskog upravljanja računima i pomaknete se prema dolje do odjeljka "Nadolazeći datumi računa".
Generiranje faktura
Kod za obradu rasporeda automatskog pilota faktura pokreće se svakih 6 sati. Fakture će se obično generirati u prvih šest sati u danu, ovisno o vašoj vremenskoj zoni.
Ako želite generirati račune nakon što je dan završen, trebali biste postaviti "Pomak" na 1 dan nakon datuma računa u "Postavkama rasporeda". To će uzrokovati da se račun za prethodni dan generira u prvih 6 sati sljedećeg dana.
Pregled zakazanih faktura
Ako želite pregledati datume za koje su fakture zakazane za izradu, možete kliknuti ikonu "Prikaži" pored rasporeda koji ste izradili u tablici "Rasporedi faktura" i pogledati odjeljak "Nadolazeći datumi faktura". Ovaj odjeljak možete koristiti za potvrdu da se planirani datumi faktura podudaraju s datumima koje ste namjeravali.
Također možete pregledati fakture koje je već generirao Autopilot faktura u tablici Fakture pregledom fakture. Prikazat će se naziv rasporeda Autopilota faktura koji ju je kreirao.
Dodavanje kupaca u raspored
Dodatne klijente možete dodati u raspored slijedeći sljedeće korake:
Kliknite na "Naplata", a zatim kliknite na "Rasporedi automatskog pilota faktura".
Kliknite gumb "Postavke računa" na rasporedu u koji želite dodati kupce.
U polje "Kupci" dodajte kupce
Pošaljite obrazac kako biste spremili promjene.
Također možete dodati kupce u Raspored faktura izravno iz njihovog Teachworks profila. To možete učiniti slijedeći korake u nastavku:
Kliknite na "Učenici", a zatim kliknite na "Obitelji" ili "Učenici" (za samostalne učenike).
Kliknite gumb "Uredi" za uređivanje njihovog profila.
Kliknite karticu "Naplata".
Pomaknite se prema dolje do odjeljka "Fakturiranje".
Kliknite polje "Rasporedi autopilota faktura" da biste odabrali postojeći raspored.
Pošaljite obrazac kako biste spremili promjene.
NAPOMENA: Ako promijenite status profila kupca u "Neaktivan", a zatim uredite "Postavke računa" u Rasporedu automatskog upravljanja fakturama u koje je dodan, kupac će se automatski ukloniti iz Rasporeda automatskog upravljanja fakturama i to će se odraziti na njegovom profilu.
Primjer izrade rasporeda autopilota za fakture
U nastavku možete pronaći primjer za izradu rasporeda automatskog generiranja faktura koji bi generirao fakture mjesečno, na početku mjeseca za nadolazeće pojedinačne lekcije.
Korak 1: Postavke rasporeda
Naslov rasporeda : Koristite naslov koji će olakšati prepoznavanje želite li napraviti bilo kakve prilagodbe u budućnosti.
Početak/završetak rasporeda : Odaberite raspon datuma za koji želite da se ovaj raspored izvršava. Može se postaviti daleko u budućnost, ali zadana vrijednost je godina.
Ponavljanje računa : Mjesečno, svaki mjesec, svakog 1. dana u mjesecu.
Vremenski raspored : Generirajte račune na početku razdoblja fakturiranja (ovo vam omogućuje dodavanje nadolazećih lekcija i fakturiranje unaprijed)
Korak 2: Odaberite Postavke fakture
Kupci : Ovdje dodajte sve kupce koje želite uključiti u raspored. Ako želite odabrati sve kupce, kliknite opciju "Odaberi sve".
Pomak datuma dospijeća : Postavite prema potrebi.
Odaberite opciju „Dodaj lekcije“ : To vam omogućuje da na račun uključite pojedinačne lekcije. Budući da će ovaj automatski raspored generirati račune koji će se pojaviti u budućnosti, odaberite opciju za uključivanje statusa lekcija „Sve“ (lekcije će biti označene kao posjećene tek nakon što se održe).
Preskoči ako je ukupno nula : Odaberite ovu opciju kako biste osigurali da se ne kreiraju lekcije s ukupnim iznosom računa od 0.
Status računa : Ako želite pregledati račune prije slanja klijentima, postavite status na "Spremljeno". Ako ih ne morate pregledati, možete odabrati opciju "Odobreno".
Pošalji e-poštom s fakturama : Ova će se opcija pojaviti ako odaberete opciju "Odobreno". Označite okvir ako želite slati fakture svojim klijentima e-poštom čim budu kreirane.
NAPOMENA: Ako dodate još korisnika u Teachworks, ne zaboravite se vratiti i dodati ih u raspored.
Korak 3: Pregled rasporeda
Nakon što ste kreirali svoj raspored automatskog slanja faktura, možete vidjeti datume na koje će se fakture generirati i slati. To možete učiniti na sljedeći način:
Kliknite na "Naplata", a zatim kliknite na "Rasporedi automatskog pilota faktura".
Kliknite ikonu "Prikaži" pored rasporeda koji želite pregledati.
Prikazat će se stranica koja prikazuje sažetak vaših postavki, kao i sljedeće:
Datum fakture : Datum koji će se prikazati na fakturi.
Datum kreiranja : Datum na koji će se računi generirati.
Razdoblje fakture : Raspon datuma koji će se koristiti za preuzimanje lekcija iz kalendara na svaku fakturu.
Status : Nakon što su fakture kreirane, status će se ažurirati na „Završeno“.