Ez a bővítmény lehetővé teszi, hogy az ügyfél fel nem osztott fizetéseit és jóváírásait automatikusan hozzárendelje egy számlához, amikor a számlát jóváhagyják.
A bővítmény engedélyezése
Kattintson a „Fiók” menüpontra, majd az „Integrációk és bővítmények” elemre.
Használd a fenti „Keresés” mezőt, és írd be az „Automatikus kiosztás” kifejezést.
Kapcsold a kapcsolót „Be” állásba a bővítmény engedélyezéséhez.
A beállítások oldalra leszel átirányítva, ahol megerősítheted vagy módosíthatod a „Kezdő dátum” értéket.
MEGJEGYZÉS: A „Kezdő dátum” alapértelmezetten az a dátum, amikor a bővítmény engedélyezve van. Feltétlenül állítsa be a kezdő dátumot, mivel ez határozza meg, hogy mely fizetések és jóváírások kerülnek automatikusan hozzárendelésre.
Beállítások
Kezdő dátum – Ezzel a mezővel állíthatja be a kezdő dátumot a „Kezdő dátum” mezőben. A „Kezdő dátum” beállításakor csak a kezdő dátummal megegyező vagy azt követő dátumú fizetések és jóváírások kerülnek automatikusan hozzárendelésre az ügyfelek számláihoz. A „Kezdő dátum” mezőt üresen hagyhatja, ha bármilyen dátummal rendelkező fizetéseket és jóváírásokat szeretne hozzárendelni.
Aktiválási módszer – Beállíthatja az automatikus elosztás által használni kívánt módszert, és a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:
Automatikus – Ez a módszer automatikusan allokálja a fel nem osztott jóváírásokat és kifizetéseket, amikor egy számla „jóváhagyott” állapottal jön létre (vagy amikor az állapot „jóváhagyott”-ra frissül).
Manuális – Ez a módszer a folyamat manuális indításakor allokálja a fel nem osztott jóváírásokat és kifizetéseket. Ez akkor hasznos, ha már jóváhagyott számlákhoz kell kifizetéseket vagy jóváírásokat rendelni.
Mindkettő – Ha ki van választva, az automatikus módszert használja, és a manuális módszert is támogatja.
MEGJEGYZÉS: A „Kezdő dátum” mezőt bármikor módosíthatja az alábbi lépéseket követve:
Kattintson a „Fiók” menüpontra, majd az „Integrációk és bővítmények” elemre.
Használd a fenti „Keresés” mezőt, és írd be az „Automatikus kiosztás” kifejezést.
Kattintson a „Beállítások” elemre az Automatikus elosztás bővítmény alatt.
Használat
Számla létrehozásakor és az „Automatikus” triggermódszer használatakor az automatikus allokáció akkor történik meg, amikor a számla állapota „Jóváhagyva” értékre van állítva. Ez a következő számla-létrehozási módszereket foglalja magában:
A létrehozott és „Mentett” állapotúra beállított számlához nem lesznek automatikusan hozzárendelve fizetések vagy jóváírások, amíg az állapota „Jóváhagyva”-ra nem változik. Ha „Mentett” állapotban hozza létre a számlát, az alábbi módszerek egyikével állíthatja be „Jóváhagyva” állapotúra:
Szerkessze a számlát, és állítsa az állapotát „Jóváhagyva”-ra: Számlák szerkesztése .
Számlák tömeges jóváhagyása: Több számla jóváhagyása és elküldése e-mailben egyszerre .
A fel nem osztott kifizetések és/vagy jóváírások automatikusan felosztásra kerülnek, amint jóváhagyja azokat a fenti két módszer egyikével.
MEGJEGYZÉS: Az automatikus allokáció a számla e-mailben történő elküldése előtt történik. Az ügyfél által kapott számlaegyenleg a számla teljes összege lesz a fizetések vagy jóváírások levonása után.
Automatikus kiosztás manuális indítása
A „Manuális” vagy a „Mindkettő” triggermódszerek használata esetén az „Automatikus allokáció” opció jelenik meg a számlák és fizetések táblázatainak jobb oldalán található oldalsávon.
Ha rákattint, a rendszer átirányítja Önt arra az űrlapra, ahol beállíthatja a „Kezdő dátumot”. Csak a kezdő dátummal vagy azt követően leadott fizetések és jóváírások kerülnek hozzárendelésre. A mezőt üresen is hagyhatja, ha bármilyen dátumtól szeretné hozzárendelni az adatokat.
A manuális automatikus kiosztást az alábbi lépések végrehajtásával indíthatja el:
Kattintson a „Számlázás” menüpontra, majd a „Számlák” vagy a „Fizetések” lehetőségre.
Kattintson a jobb oldalon található „Továbbiak” gombra.
Kattintson az „Automatikus kiosztás” gombra.
Válasszon ki egy dátumot a „Kezdő dátum” mezőben, vagy hagyja üresen, ha bármely dátumtól szeretné kiosztani az adatokat.
Kattintson az „Allocation” gombra a kiosztások megkezdéséhez.
MEGJEGYZÉS: Manuális hozzárendelés esetén a számlák a létrehozásuk sorrendjében kerülnek hozzárendelésre.